Kiedy należy rozwiązać umowę z agencją SEO i w jaki sposób to zrobić?

Współpraca z agencją SEO może być bardzo pomocna dla rozwoju widoczności Twojej firmy w internecie, ale czasami zdarza się, że relacja ta nie spełnia oczekiwań. Warto wtedy zastanowić się kiedy i w jaki sposób najlepiej rozwiązać umowę z agencją SEO. W tym wpisie postaram się podpowiedzieć Wam na podstawie mojej wiedzy i moich doświadczeń, kiedy należy to zrobić oraz jak przeprowadzić cały proces, aby zakończył się szybko i skutecznie.

Spis treści:

Kiedy należy rozwiązać umowę z agencją SEO?

Jeśli zastanawiasz się, kiedy należy rozwiązać umowę z agencją SEO o pozycjonowanie Twojej strony internetowej istnieje kilka symptomów które wskazują na taki ruch.

Brak widocznych rezultatów w określonym czasie

Jednym z głównych powodów, dla których firmy decydują się zakończyć współpracę z agencją SEO, jest brak zauważalnych wyników w określonym czasie. SEO to proces długoterminowy, który może przynieść efekty po kilku miesiącach intensywnej pracy, jednak nie oznacza to, że każda agencja będzie skuteczna. Warto na samym początku ustalić z agencją konkretne cele i ramy czasowe, w których powinny zostać osiągnięte pewne efekty. Jeżeli po kilku miesiącach nie widzimy wzrostu w liczbie odwiedzin na stronie, poprawy w rankingach słów kluczowych lub wzrostu konwersji, warto zadać pytanie agencji o przyczyny takiego stanu rzeczy. Jeśli firma SEO nie jest w stanie wytłumaczyć się z braku postępów lub nie wykazuje chęci dostosowania strategii, może to być sygnał, że współpraca nie przynosi oczekiwanych korzyści.

Przeczytaj: Gdzie kończy się niepowodzenie, a zaczyna odpowiedzialność agencji SEO?

Brak transparentności w działaniach agencji SEO

Kolejnym aspektem, który powinien wzbudzić niepokój, jest brak transparentności w działaniach agencji. SEO to proces, który wymaga precyzyjnych działań, analizy wyników oraz regularnego dostosowywania strategii. Jeżeli agencja nie dostarcza regularnych raportów, nie informuje o postępach prac, nie wyjaśnia w sposób zrozumiały podjętych działań lub unika kontaktu, powinna zapalić się czerwona lampka. Przejrzystość działań jest bardzo ważna, aby firma miała poczucie, że inwestuje swoje środki w rzeczywiście wartościowe działania.

Dobrym nawykiem jest ustalenie z agencją regularnych spotkań lub raportów, które pozwolą na bieżąco oceniać efektywność działań. Jeżeli takie raporty nie są dostarczane, a próby kontaktu spotykają się z opóźnieniami lub brakiem reakcji, może to sugerować problemy w organizacji pracy agencji lub brak zaangażowania w realizację celów klienta.

Nieskuteczne lub nieetyczne praktyki SEO

W świecie SEO nieetyczne praktyki takie jak stosowanie technik black-hat SEO mogą przynieść szybkie, ale krótkotrwałe efekty. Do takich działań należą między innymi sztuczne generowanie linków, cloaking (ukrywanie treści przed użytkownikami i wyszukiwarkami) czy stosowanie niewłaściwych technik optymalizacji, które mogą skutkować ukaraniem strony przez Google.

Jeżeli agencja SEO stosuje takie praktyki, może to prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym obniżenia pozycji strony w wynikach wyszukiwania lub jej całkowitego usunięcia z indeksu Google. Zatem jeżeli firma SEO wykonuje nieetyczne ruchy, powinno to być dla klienta sygnałem do natychmiastowego zakończenia współpracy.

Brak zaangażowania i komunikacji ze strony agencji

SEO wymaga ciągłej współpracy i komunikacji pomiędzy klientem a agencją. Niezwykle ważne jest, aby agencja SEO była dostępna, reagowała na zapytania, a także aktywnie proponowała usprawnienia strategii, gdy pojawiają się nowe wyzwania. Brak zaangażowania, ignorowanie zapytań klienta lub opóźnienia w realizacji działań mogą świadczyć o niskiej jakości świadczonych usług. Zła komunikacja lub brak wsparcia w ważnych momentach mogą spowodować, że firma zacznie odczuwać negatywne konsekwencje współpracy.

Jeżeli agencja nie odpowiada na pytania w odpowiednim czasie, nie reaguje na zmiany w rynku, nie analizuje wyników kampanii SEO, warto poważnie rozważyć zakończenie współpracy. Tego typu postawy mogą wskazywać na problemy organizacyjne w firmie lub brak odpowiednich kompetencji.

Zmiana celów lub strategii firmy

Firmy rozwijają się, zmieniają swoje cele biznesowe, a co za tym idzie mogą potrzebować zmiany strategii marketingowej – w tym działań SEO. Czasami może się okazać, że agencja SEO z którą współpracujemy, nie jest w stanie dostosować swojej strategii do nowych wymagań lub nie oferuje odpowiednich usług w zakresie zmiany celów marketingowych.

Jeżeli firma zaczyna poszukiwać innych kanałów dotarcia do klientów lub zmienia cel swojej działalności (np. skupienie na międzynarodowym rynku, zmiana grupy docelowej) może to wymagać współpracy z inną agencją, która specjalizuje się w nowych obszarach.

Decyzja o zakończeniu współpracy z agencją SEO nie powinna być podejmowana pochopnie. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto dokładnie przeanalizować czy brak postępów w wynikach to rzeczywiście wina agencji, czy może wynika z innych czynników takich jak nieprawidłowo dobrana strategia, niewłaściwe cele lub zewnętrzne trudności rynkowe. W przypadku poważnych problemów najlepszym rozwiązaniem jest zakończenie współpracy i poszukanie nowego partnera, który będzie lepiej odpowiadał na potrzeby firmy.

Jak rozwiązać umowę z agencją SEO?

Umowy z agencjami SEO są częstym elementem współpracy dla firm, które pragną poprawić swoją widoczność w wyszukiwarkach internetowych. Jednak nie każda współpraca z agencją jest udana i zdarza się, że firma decyduje się na rozwiązanie umowy z daną agencją SEO. Niezależnie od powodów, proces ten wymaga odpowiedniego podejścia by uniknąć potencjalnych problemów prawnych, finansowych i reputacyjnych. Jak zatem rozwiązać umowę z agencją SEO?

Przeanalizuj umowę SEO: Pierwszym krokiem przy rozwiązywaniu umowy z agencją SEO jest dokładne zapoznanie się z jej treścią. Agencje SEO często oferują różne rodzaje umów, które mogą obejmować m.in. umowy na czas określony, umowy roczne, a także umowy bezterminowe. W zależności od tego, jaki typ umowy podpisaliśmy, procedura rozwiązania umowy może się różnić.

Ważne elementy do sprawdzenia:

Okres wypowiedzenia: Większość umów SEO zawiera zapis dotyczący okresu wypowiedzenia, który określa, ile czasu przed zakończeniem współpracy należy powiadomić agencję o zamiarze rozwiązania umowy. Zwykle jest to okres od 1 do 3 miesięcy.
Kary umowne: Niektóre umowy mogą zawierać zapisy o karach umownych w przypadku przedwczesnego rozwiązania współpracy. Warto sprawdzić, jakie są warunki odstąpienia od umowy i jakie konsekwencje mogą z tego wyniknąć.
Zakaz konkurencji: Warto sprawdzić czy w umowie znajduje się zapis o zakazie konkurencji, który może ograniczyć możliwość współpracy z innymi agencjami SEO po zakończeniu kontraktu.
Własność wyników pracy: Umowy SEO mogą zawierać zapisy dotyczące praw do własności wyników pracy agencji. Należy upewnić się, kto będzie właścicielem wykonanych audytów SEO, analiz, raportów czy opracowanych treści.

Przygotowanie do rozmowy z agencją SEO: Zanim zdecydujesz się na formalne rozwiązanie umowy, warto odbyć rozmowę z przedstawicielem agencji. Często może to pomóc rozwiązać problemy lub przygotować cały proces jej rozwiązania.

Jak przygotować się do rozmowy?

Określ powody zakończenia współpracy: Zastanów się, dlaczego chcesz zakończyć współpracę. Klarowne określenie powodów pozwala na bardziej konstruktywną rozmowę.
Przygotuj konkretne przykłady: Jeśli nie jesteś zadowolony z efektów pracy agencji, warto przygotować konkretne przykłady (np. brak wzrostu pozycji w wyszukiwarce, zbyt mała liczba generowanych leadów, nieprzestrzeganie ustalonych terminów) które potwierdzą Twoje stanowisko.
Bądź otwarty na negocjacje: Możliwe, że agencja SEO zaproponuje alternatywne rozwiązania np. zmiany w podejściu do działań SEO, dostosowanie strategii czy wprowadzenie nowych pomysłów. Być może uda się znaleźć kompromis, który zadowoli obie strony.

Złożenie formalnego wypowiedzenia umowy: Jeśli rozmowa z agencją nie przyniosła rezultatów i zdecydowałeś się na rozwiązanie umowy, należy to zrobić w sposób formalny. W tym celu warto przygotować pismo wypowiadające umowę, w którym zawrzesz następujące informacje:

Dane kontaktowe obu stron: Należy podać pełne dane zarówno Twoje, jak i agencji SEO (nazwa firmy, adres siedziby, numer NIP, dane kontaktowe).
Informacja o rozwiązaniu umowy: W piśmie należy jasno wskazać, że decydujesz się na rozwiązanie umowy oraz określić jej datę zakończenia.
Powód rozwiązania umowy (opcjonalnie): Choć nie jest to konieczne, warto wskazać powód rozwiązania współpracy. Pamiętaj, aby robić to w sposób profesjonalny i grzeczny, ponieważ zachowanie pozytywnej relacji może być ważne w przyszłości.
Uwzględnienie okresu wypowiedzenia: Jeśli umowa przewiduje okres wypowiedzenia, musisz to uwzględnić i dać agencji odpowiedni czas na zakończenie działań.
Podpis: Pismo powinno być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy.

Ważne jest, aby pismo zostało wysłane w sposób, który daje dowód odbioru np. listem poleconym, e-mailem (jeśli umowa na to pozwala) lub osobiście, z podpisem potwierdzającym odbiór.

Rozliczenie z agencją SEO: Po zakończeniu współpracy z agencją SEO należy rozliczyć się z wykonanych usług. Zanim zakończysz współpracę, upewnij się, że wszystko zostało uregulowane zgodnie z umową.

Opłać faktury: Przed zakończeniem współpracy sprawdź czy nie zalegasz z żadnymi płatnościami za wykonane usługi. Jeżeli agencja wystawiła faktury, należy je uregulować, aby uniknąć problemów prawnych.
Zwrot materiałów: Jeśli agencja dostarczyła Ci jakiekolwiek materiały (np. raporty, analizy, treści), upewnij się, że zostały one przekazane zgodnie z umową.
Zabezpiecz dane dostępowe: Jeśli agencja miała dostęp do Twoich kont Google Analytics, Google Search Console czy innych narzędzi, zadbaj o zmianę haseł i przekazanie pełnej kontroli nad tymi kontami.

Rozwiązanie umowy z agencją SEO może być skomplikowane, ale z odpowiednim przygotowaniem i dbałością o szczegóły można przejść przez ten proces bez większych trudności. Pamiętaj, że najważniejsze jest przestrzeganie warunków umowy, prowadzenie otwartej komunikacji z agencją i zabezpieczenie swoich interesów na każdym etapie współpracy.

Przed podpisaniem kolejnej umowy, sprawdź koniecznie mój wpis o ich rodzajach, aby poprawnie dobrać typ współpracy: Abonament, za efekt czy hybryda? Która umowa o pozycjonowanie będzie dla Ciebie najlepsza?

Dostępne metody rozwiązania umowy

Jeśli chcemy rozwiązać umowę o pozycjonowanie z agencją SEO przede wszystkim powinniśmy zastanowić się jaką opcję wybrać.

Ogólnie do wyboru mamy trzy rozwiązania:

Wypowiedzenie umowy (opisałem je powyżej). Wypowiedzenie umowy polega na jednostronnym rozwiązaniu kontraktu przez jedną ze stron, z zachowaniem określonego w umowie okresu wypowiedzenia. Zwykle wymaga to wcześniejszego poinformowania drugiej strony o zamiarze zakończenia współpracy, najczęściej na piśmie. W przypadku umów SEO może to wiązać się z koniecznością uiszczenia ewentualnych kar umownych lub innych kosztów związanych z wcześniejszym zakończeniem umowy.
Rozwiązanie za porozumieniem stron. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron to opcja, która polega na zgodnym zakończeniu współpracy przez obie strony. W tym przypadku obie strony zgadzają się na warunki rozwiązania umowy, co pozwala uniknąć ewentualnych sporów czy kar umownych. Jest to najczęściej wybierana opcja w przypadku, gdy nie ma poważnych powodów do sporu, ale współpraca nie spełnia oczekiwań jednej ze stron. (W tej sytuacji wystarczy obustronny podpis dokumentu).
Upłynięcie okresu umowy. Upłynięcie okresu umowy to naturalne zakończenie współpracy, gdy umowa została zawarta na czas określony. W tym przypadku umowa wygasa automatycznie po osiągnięciu ustalonego terminu i nie wymaga dodatkowych działań z żadnej ze stron. Jeśli po przeanalizowaniu sytuacji jest to najlepsze rozwiązanie, czasami warto poczekać na koniec umowy (np. gdy wcześniejsze rozwiązanie powoduje wysokie kary umowne).

Zanim zdecydujesz się na którąkolwiek z powyższych opcji, warto dokładnie przeanalizować zapisy umowy oraz swoje cele biznesowe. Wybór najlepszej opcji zależy od specyfiki współpracy i Twoich oczekiwań dotyczących zakończenia kontraktu.

Jak więc widzicie, rozwiązanie umowy z agencją SEO wymaga przemyślanej decyzji i poprawnego działania. Choć proces ten może wydawać się nieco zawiły, w niektórych sytuacjach zdecydowanie warto go przeprowadzić.

FAQ

1. Kiedy warto rozwiązać umowę z agencją SEO?

Warto rozważyć rozwiązanie umowy, gdy nie widać oczekiwanych rezultatów po długim czasie współpracy, agencja nie jest transparentna w swoich działaniach, stosuje nieetyczne praktyki SEO, brak jest zaangażowania lub komunikacji z ich strony lub gdy zmieniają się cele Twojej firmy, które wymagają innych działań SEO.

2. Jakie są dostępne opcje rozwiązania umowy z agencją SEO?

Istnieją trzy główne opcje: wypowiedzenie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, rozwiązanie za porozumieniem stron lub naturalne zakończenie współpracy po upłynięciu okresu umowy.

3. Co należy zrobić przed rozwiązaniem umowy z agencją SEO?

Przed rozwiązaniem umowy warto dokładnie przeanalizować zapisy w kontrakcie, aby upewnić się, że proces przebiegnie zgodnie z prawem, zwrócić uwagę na ewentualne kary umowne oraz sprawdzić warunki dotyczące wypowiedzenia, okresu wypowiedzenia i prawa do wyników pracy agencji.

4. Czy rozwiązanie umowy z agencją SEO może wiązać się z kosztami?

Tak, rozwiązanie umowy przed jej terminem może wiązać się z dodatkowymi kosztami takimi jak kary umowne czy konieczność uregulowania zaległych płatności. Warto upewnić się, że wszystkie finansowe aspekty są uregulowane.

5. Jakie formalności należy dopełnić przy rozwiązaniu umowy z agencją SEO?

Proces rozwiązania umowy powinien obejmować formalne wypowiedzenie na piśmie, uwzględniające dane obu stron, ew. powód rozwiązania umowy oraz określenie daty zakończenia współpracy. Warto również pamiętać o rozliczeniu się z agencją oraz zabezpieczeniu dostępu do narzędzi i materiałów.