Systemy do zarządzania projektami – czym są i jak wybrać najlepsze narzędzie dla firmy? Poradnik

Kiedy myślisz o systemach do zarządzania projektami, wyobraź sobie poukładany zestaw metod, jasnych ról i aplikacji. To wszystko ułatwi Ci planowanie, realizację i kontrolowanie każdego przedsięwzięcia od pierwszego pomysłu aż po końcowy sukces. Dzisiejszy rynek pędzi jak szalony, więc Twój sukces zależy bezpośrednio od tego, jak szybko i sprawnie wdrażasz nowe pomysły. Jeśli nie stworzysz jasnych struktur, po prostu zmarnujesz cenne zasoby – czas i pieniądze. Dobry program klasy PMS (Project Management System) potrafi znacznie więcej niż zwykła lista zadań. Zbudujesz dzięki niemu kulturę współpracy w zespole, ponieważ spina on w jednym miejscu procesy, ludzi oraz technologię.

Czym są systemy do zarządzania projektami i z jakich elementów się składają?

Najprościej mówiąc, to zintegrowane środowiska pracy. Łączą one w sobie konkretne metodyki, podział ról w zespole oraz sprytne aplikacje.

Realizujesz projekt? Zawsze ścierasz się z ograniczeniami, które tworzą tak zwany żelazny trójkąt: czas, budżet i zakres przedsięwzięcia. Dobrze dobrany program pozwoli Ci utrzymać te trzy elementy w idealnej równowadze.

Sprawny system automatycznie przesyła informacje między wszystkimi ludźmi zaangażowanymi w pracę. Ustala jasne reguły meldowania o postępach i ucina nieporozumienia, więc podejmiesz decyzje na podstawie faktów, a nie domysłów.

Podział systemów na klasy PMS, PPM i rozwiązania specjalistyczne

Te systemy podzielisz na trzy główne grupy: oprogramowanie PMS do pojedynczych projektów, platformy PPM zarządzające całymi portfelami przedsięwzięć oraz niszowe rozwiązania stworzone pod konkretne branże.

Klasyczny system PMS ułatwi Ci codzienne planowanie i śledzenie zadań w zespole. Małe i średnie firmy najczęściej sięgają właśnie po te rozwiązania, ponieważ pozwalają szybko przekazywać informacje i sprawnie przydzielać obowiązki.

Z kolei platformy PPM (Project Portfolio Management) pomagają podejmować strategiczne decyzje w wielkich korporacjach. Specjalistyczne aplikacje odpowiadają natomiast na specyficzne potrzeby konkretnych branż jak produkcja czy budownictwo. To, co wybierzesz, przesądzi o sprawności działania całej Twojej firmy.

Najważniejsze funkcje, jakie znajdziesz w nowoczesnych systemach

Współczesne aplikacje dają Ci masa możliwości – od układania harmonogramów, przez przydzielanie zadań, aż po śledzenie budżetu, komunikację czy analizę ryzyka.

Dobry program automatyzuje nudne, powtarzalne czynności i układa całą strukturę pracy. Dzięki temu zyskasz czas na zadania, które naprawdę przynoszą zyski. Zobacz, jak wyglądają najważniejsze moduły, z których będziesz korzystać:

• plany i harmonogramy – określisz zakres, cele, kamienie milowe oraz ułożysz interaktywny grafik,
• podział pracy – sprawnie rozdzielisz zadania i wskażesz, kto odpowiada za dany temat,
• śledzenie postępów – sprawdzisz statusy zadań na wykresach Gantta czy tablicach Kanban na żywo,
• kontrola obciążenia – sprawdzisz, czy ludzie nie mają za dużo pracy i optymalnie wykorzystasz ich czas,
• finanse pod kontrolą – będziesz na bieżąco pilnować wydatków oraz kosztów pracy i stworzysz prognozy finansowe,
• kontakt w zespole – błyskawicznie wymienicie się plikami, komentarzami i zachowacie spójny przepływ informacji,
• raporty i analizy – automatycznie wygenerujesz czytelne wykresy, panele menedżerskie oraz zestawienia efektywności,
• ocena ryzyka – wcześnie wykryjesz potencjalne zagrożenia i przygotujesz plan awaryjny,
• podsumowanie i wnioski – zbierzesz cenne doświadczenia na przyszłość oraz uporządkujesz całą dokumentację.

Dlaczego powinieneś wdrożyć systemy do zarządzania projektami? Spójrz na twarde dane PMI

Kiedy wprowadzisz taki system u siebie, szybko zobaczysz konkretne zyski: ograniczysz marnowanie pieniędzy o blisko 1,5 punktu procentowego, diametralnie poprawisz terminowość i łatwiej osiągniesz planowany zwrot z inwestycji (ROI).

Raporty opublikowane przez Project Management Institute (PMI) jasno pokazują przepaść dzielącą dobrze zorganizowane firmy od tych działających po omacku. Przedsiębiorstwa, które stosują jednolite standardy i narzędzia, kończą na czas aż 88% projektów. A co dzieje się tam, gdzie brakuje takich systemów? Wskaźnik ten spada do alarmujących 24%.

Taka sama przepaść dotyczy pilnowania budżetu. Firmy o wysokiej dojrzałości mieszczą się w założonych kosztach w 90% przypadków. Nowoczesne oprogramowanie daje Ci po prostu finansowe bezpieczeństwo. Nawet gdy projekt pójdzie nie tak, straty będą znacznie mniej bolesne – wyniosą średnio 14%, a nie 46% budżetu.

Korzystanie z profesjonalnych narzędzi i spójnych standardów zarządzania to nie zachcianka, ale niezbędna inwestycja. Dane z rynku pokazują czarno na białym, że firmy lekceważące te rozwiązania tracą o wiele więcej zasobów na łatanie błędów i nadrabianie opóźnień.

Jak dojrzałość projektowa Twojej firmy wpływa na działanie systemu?

Poziom dojrzałości projektowej Twojej firmy zdecyduje o tym, jakiego programu potrzebujesz. Narzędzie musi przecież rosnąć razem z Twoim biznesem.

Zgodnie z teorią dr. Harolda Kerznera dojrzałość opiera się na łączeniu powtarzalnych procesów. Kiedy zaczynasz, wystarczą Ci proste listy zadań. Jednak z czasem, gdy Twoja firma urośnie, będziesz potrzebować rozbudowanych systemów analitycznych.

Gdy wprowadzisz system PMS, zadziała on jak katalizator zmian. Zmusi ludzi do ujednolicenia standardów i wspólnego języka, dzięki czemu cała firma wejdzie na wyższy poziom efektywności.

Dojrzałość projektowa nie bierze się z niczego. Wymaga świadomego połączenia kultury firmy z technologią, która ujednolici i ułatwi codzienną pracę zespołów.

Który system wybrać? Porównujemy liderów rynku

To, po które rozwiązanie sięgniesz, zależy głównie od Twojego zespołu, stylu pracy oraz skali prowadzonych działań.

Dzisiaj rynek należy do kilku graczy, a każdy z nich ma zupełnie inną filozofię. Jedni stawiają na minimalistyczny wygląd, drudzy na zaawansowane funkcje dla inżynierów. Przygotowałem dla Ciebie zestawienie czterech najpopularniejszych programów.

Narzędzie	Najlepsze dla	Główne zalety	Główne wady
Jira	zespołów IT, programistów, metodyk Agile i Scrum	genialne śledzenie błędów, planowanie sprintów, mapy drogowe, świetne integracje z DevOps	wysoki próg wejścia, skomplikowana konfiguracja, zbyt przytłaczająca do prostych zadań
Asana	projektów biznesowych, marketingu i zespołów interdyscyplinarnych	prostsza obsługa niż w Jirze, świetna współpraca, widoki osi czasu, planowanie celów i automatyzacje	brak typowo deweloperskich funkcji, skromniejsze możliwości integracji niż w Jirze
Trello	prostych zadań, małych zespołów i organizacji własnej pracy	maksymalna prostota, intuicyjne tablice Kanban, wdrożenie w kilka minut	mało zaawansowanych funkcji, brak rozbudowanych raportów i wielopoziomowej struktury
Monday.com	zespołów szukających elastyczności i wizualnego systemu pracy	bardzo łatwa personalizacja kolumn, świetne automatyzacje i pulpity, sprawdza się przy skomplikowanych procesach	wysoka cena przy większych zespołach, zbyt rozbudowana dla prostych projektów

Czy Jira to najlepszy wybór dla zespołów deweloperskich?

Jeśli kierujesz zespołem programistów, Jira nie ma sobie równych. Oferuje świetne opcje śledzenia błędów i pełne wsparcie dla zwinnych metodyk Agile czy Scrum.

Zaplanujesz w niej sprinty i rozrysujesz przejrzyste mapy drogowe. Do tego łatwo połączysz ją z repozytoriami kodu czy innymi narzędziami DevOps. Musisz się jednak liczyć z jedną wadą – to skomplikowane środowisko, a nowi, nietechniczni pracownicy będą potrzebować sporo czasu, żeby się go nauczyć.

Dla kogo Asana będzie najlepszym rozwiązaniem biznesowym?

Asana sprawdzi się doskonale w zespołach marketingowych, biznesowych i wszędzie tam, gdzie ludzie z różnych działów muszą ze sobą współpracować. Oferuje bardzo przyjazny wygląd i spore możliwości.

Bez trudu rozrysujesz w niej harmonogramy na osi czasu i połączysz codzienne zadania z głównymi celami firmy. Sprawdzisz też, czy ktoś w zespole nie jest przeładowany pracą. Pamiętaj tylko, że programistom może w niej brakować specjalistycznych funkcji, które ma Jira.

Kiedy wybrać Trello i czy ten prosty system wystarczy małej firmie?

Jeśli prowadzisz mniejszą firmę, start-up stawiający na minimalizm lub po prostu zarządzasz powtarzalnymi, mało skomplikowanymi procesami, Trello będzie strzałem w dziesiątkę.

Całość opiera się na tablicach Kanban. Dzięki temu nauczysz się obsługi w mgnieniu oka, a Twój zespół ruszy do pracy bez żadnych szkoleń. Problem pojawi się dopiero wtedy, gdy Twoja firma mocno urośnie – wtedy na pewno zabraknie Ci zaawansowanych raportów i głębszych analiz.

Dlaczego Monday.com to najbardziej elastyczna opcja na rynku?

Monday.com działa jak elastyczny system operacyjny do pracy. Samodzielnie zaprojektujesz w nim widoki i ustawisz automatyzacje powtarzalnych zadań bez dotykania ani jednej linijki kodu.

Dostajesz ładne, kolorowe tablice i panele analityczne, które aktualizują się na żywo. Ta elastyczność sprawia, że dopasujesz system do każdej branży. Musisz jednak pilnować budżetu, bo koszty subskrypcji rosną dość szybko wraz z każdym kolejnym użytkownikiem.

Jak krok po kroku zaplanować wdrożenie, aby system przyniósł realny zysk?

Kiedy wprowadzasz system PMS do swojej firmy, podziel cały proces na etapy i weź pod uwagę nawyki swoich ludzi oraz dotychczasową technologię.

Przecież samo założenie konto w aplikacji nie sprawi nagle, że zespół zacznie pracować wydajniej. Najpierw przeanalizuj Wasze realne potrzeby, a potem porządnie przeszkol każdego użytkownika. Zobacz, z jakimi problemami zderzysz się najczęściej i jak sobie z nimi poradzić.

Z jakimi problemami zderzysz się podczas wdrożenia?

Zazwyczaj najwięcej kłopotów sprawia opór pracowników, brak zainteresowania ze strony szefów oraz niedokładne określenie tego, czego właściwie od programu oczekujesz.

Ludzie często boją się, że będziesz ich nadmiernie kontrolować albo że dojdzie im masa papierkowej roboty przy raportowaniu. Jeśli szefowie nie dadzą dobrego przykładu, nowe zasady szybko odejdą w zapomnienie. Oto bariery, na które możesz trafić najczęściej:

• opór pracowników i niechęć do porzucenia starych przyzwyczajeń,
• obojętność ze strony kierownictwa, przez co nikt nie pilnuje nowych zasad,
• mgliste wymagania, które kończą się zakupem niedopasowanego programu,
• niedoszacowanie budżetu, zwłaszcza jeśli zapomnisz o kosztach szkoleń i pomocy technicznej,
• problemy ze spięciem nowego systemu z dotychczasowym ERP, CRM-em czy pocztą.

Sprawdzone sposoby na to, by zespół polubił nowe narzędzie

Przede wszystkim precyzyjnie określ cele biznesowe, zaangażuj liderów opinii w firmie i wprowadzaj zmiany powoli, krok po kroku.

Dobrym pomysłem jest test na żywym organizmie – uruchom pilotaż w jednym zespole. Dzięki temu zbierzesz pierwsze opinie i wyłapiesz błędy w konfiguracji, zanim dasz dostęp całej firmie. Zapisz sobie te najważniejsze zasady:

• precyzyjne określenie celów, które chcesz osiągnąć dzięki nowemu oprogramowaniu,
• wciągnięcie pracowników w testy i wybór aplikacji już na samym początku,
• wprowadzanie zmian partiami, żeby ludzie mieli czas oswoić się z nową rzeczywistością,
• zorganizowanie porządnych szkoleń z certyfikowanym trenerem,
• stałe pokazywanie korzyści, co pomoże Ci zbudować pozytywne nastawienie do zmian.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o systemy do zarządzania projektami

Jaki darmowy program wybrać na start?

Dla małego zespołu świetnie sprawdzi się bezpłatna wersja Trello albo darmowy plan w Asanie. Masz tam wszystko, czego potrzebujesz na start: poukładasz pracę, rozdzielisz zadania i będziesz rozmawiać z ludźmi bez wydawania złotówki.

Czym różni się system PMS od PPM?

PMS pomoże Ci ogarnąć pojedyncze projekty i codzienną pracę zespołu. PPM to już wyższa szkoła jazdy – służy do koordynacji całego portfela projektów z lotu ptaka, co przydaje się głównie zarządom i dyrektorom.

Czy mała firma w ogóle potrzebuje takiego systemu?

Zdecydowanie tak! Jeśli uporządkujesz procesy na samym początku, unikniesz chaosu w przyszłości. Dzięki temu szybciej zbudujesz przewagę nad konkurencją i łatwiej rozwiniesz skrzydła, kiedy przyjdzie czas na skalowanie biznesu.

Jak ostatecznie dopasować system do swojej firmy?

Decyzja o wyborze i wprowadzeniu systemu przełoży się bezpośrednio na Twoje zyski i to, jak sprawnie działa cała firma.

Sam program nie załatwi wszystkiego – technologia to tylko pomocnik, który ułatwia codzienną pracę ludziom. Cały sekret tkwi w dopasowaniu możliwości narzędzia do tego, jak obecnie działacie. Zrób szybki przegląd swoich procesów i po prostu przetestuj kilka rozwiązań w ramach darmowych testów.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!