Kilometrówka to po prostu urzędowa stawka za jeden kilometr drogi. Twój pracodawca wypłaci Ci te pieniądze, gdy pojedziesz w trasę służbową własnym autem, motocyklem lub motorowerem. To rozwiązanie ułatwia rozliczenie prywatnego auta, które wykorzystujesz do celów służbowych. Przepisy te dotyczą Ciebie bezpośrednio, niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę i wrzucasz wydatki w koszty, czy pracujesz u kogoś i czekasz na zwrot pieniędzy za paliwo. Cały mechanizm, który w bazie wiedzy znajdziesz pod hasłem Kilometrówka, działa bez zmian przez cały obecny rok. Obecne stawki obowiązują już od 17 stycznia 2023 roku i zachowują moc prawną przez cały 2026 rok. W tym poradniku wyjaśnię Ci zasady, które rządzą tym systemem zwrotów. Dzięki temu szybko i bez stresu zaplanujesz rozliczenia w swojej firmie.
Jakie stawki kilometrówki obowiązują w 2026 roku dla poszczególnych pojazdów
Jeśli jedziesz autem o pojemności silnika powyżej 900 cm³, dostaniesz 1,15 zł za kilometr. Przy mniejszych samochodach stawka wynosi 0,89 zł. Dla motocykli to 0,69 zł, a dla motorowerów – 0,42 zł.
Ministerstwo podniosło te kwoty na początku 2023 roku po prawie szesnastu latach kompletnego zamrożenia stawek. Urzędnicy uzasadnili tę decyzję szalejącą inflacją oraz drastycznymi podwyżkami cen na stacjach paliw i w warsztatach. Jako przedsiębiorca możesz wpisać te zwaloryzowane stawki bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.
Przygotowałem dla Ciebie przejrzyste zestawienie, które ułatwi Ci codzienne rozliczenia:
| Typ pojazdu | Pojemność silnika | Stawka za 1 km w 2026 roku |
|---|---|---|
| Samochód osobowy | do 900 cm³ | 0,89 zł |
| Samochód osobowy | powyżej 900 cm³ | 1,15 zł |
| Motocykl | nie dotyczy | 0,69 zł |
| Motorower | nie dotyczy | 0,42 zł |
Zerknij na te kwoty przed księgowaniem jakichkolwiek wydatków.
Ile dostaniesz za kilometr jazdy samochodem osobowym
Jeśli prowadzisz auto z silnikiem do 900 cm³, stawka wynosi 0,89 zł za kilometr. Gdy silnik ma większą pojemność, kwota rośnie do 1,15 zł za kilometr.
Dla mniejszych silników urzędnicy podnieśli stawkę aż o 70,7%, co od razu odczuli kierowcy małych aut miejskich (kg:RateCarUnder900). Z kolei przy pojemności powyżej 900 cm³ wzrost wyniósł 37,6% (kg:RateCarOver900). To właśnie te kwoty posłużą Ci do rozliczania się z pracownikami za każdy przejechany dystans.
Jak wyglądają stawki dla motocykli i motorowerów
Jeśli poruszasz się jednośladem, stawki wynoszą dokładnie 0,69 zł za kilometr dla motocykla oraz 0,42 zł za kilometr dla motoroweru.
Na te zmiany bardzo długo czekali kurierzy i pracownicy, którzy przeciskają się przez korki w dużych miastach. Stawka dla motocykli skoczyła o niemal 199,6% (kg:RateMotorcycle), a dla motorowerów aż o ponad 203,8% (kg:RateMoped). Dzięki temu zwrot kosztów za używanie tych ekologicznych pojazdów stał się wreszcie uczciwy.
Jak rozliczyć prywatne auto do celów służbowych
Prywatne auto wykorzystywane w firmie rozliczasz na dwa sposoby: ryczałtowo bez spisywania kilometrów (wtedy odliczasz tylko 20% kosztów) albo na podstawie szczegółowej ewidencji przebiegu, mnożąc kilometry przez urzędowe stawki.
Wybór konkretnej metody zależy od statusu pojazdu i tego, jakich dokumentów wymaga Twoja firma (kg:RozliczenieAutaPrywatnego). Jako przedsiębiorca musisz prawidłowo przypisać te wydatki do odpowiednich kategorii kosztowych. Poniżej opisuję obie ścieżki, które łatwo wprowadzisz w swoim biznesie.
Jak rozliczyć koszty bez prowadzenia ewidencji
Jeśli nie chcesz prowadzić ewidencji przebiegu, wrzucisz w koszty firmy tylko 20% wydatków na paliwo czy naprawy prywatnego auta.
To bardzo prosta metoda. Omija Cię cała papierkowa robota i żmudne spisywanie tras. Rozwiązanie to sprawdza się świetnie, gdy tylko okazjonalnie jedziesz własnym samochodem w sprawach służbowych. Musisz jednak wiedzieć, że pozostałe 80% wydatków w żaden sposób nie obniży Twojego podatku dochodowego.
Jak obliczyć zwrot na podstawie ewidencji przebiegu
W tym przypadku mnożysz liczbę faktycznie przejechanych kilometrów przez urzędową stawkę dla Twojego pojazdu.
Ta metoda wymaga dokładności. Musisz skrupulatnie zapisywać każdy wyjazd w specjalnym arkuszu. Finansowo zyskasz na tym jednak znacznie więcej, zwłaszcza gdy Twoje prywatne auto pokonuje duże dystanse w sprawach firmowych. Wyliczoną w ten sposób kwotę wypłacisz pracownikowi jako zwrot kosztów.
Jak prawidłowo prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu
Prawidłowa ewidencja musi jasno łączyć każdy wyjazd z konkretnym samochodem, kierowcą, trasą, celem biznesowym i dokładną liczbą kilometrów.
Taki dokument musisz uzupełniać na bieżąco, osobno dla każdego auta używanego w firmie (kg:EwidencjaPrzebieguPojazdu). Rzetelne zapisy uratują Cię przed problemami i kwestionowaniem kosztów podczas ewentualnej kontroli skarbowej. Dbaj o to, by wpisy były czytelne i poukładane chronologicznie.
Co musisz wpisać do rejestru
W poprawnym rejestrze musisz umieścić szczegółowe dane pojazdu, dane kierowcy, dokładny opis trasy, stany licznika i podpis osoby, która rozlicza wyjazd.
Każdy taki wpis to dla fiskusa dowód na to, że wydatek rzeczywiście wiązał się z Twoją działalnością. Jeśli pominiesz te elementy, urzędnicy mogą po prostu odrzucić cały dokument.
Do poprawnego zamknięcia ewidencji potrzebujesz następujących danych:
- danych pojazdu, czyli numeru rejestracyjnego, marki, modelu i pojemności silnika,
- danych użytkownika, czyli imienia i nazwiska pracownika, który prowadził pojazd,
- szegółów trasy, w tym daty wyjazdu, celu podróży i relacji skąd-dokąd, na przykład Warszawa – Łódź,
- wskazań licznika na początku i na końcu podróży oraz liczby przejechanych kilometrów,
- metadanych, takich jak numer wpisu, kolejność chronologiczna i podpis pracodawcy lub pracownika.
Jak ułatwić sobie pracę z rejestrem
Moja rada: zapisuj trasy od razu po powrocie, dokładnie opisuj cele podróży, regularnie sprawdzaj stan licznika i trzymaj ewidencję razem z fakturami kosztowymi.
Gdy odkładasz uzupełnianie tabeli na koniec miesiąca, łatwo o błędy i luki w pamięci. Dobrze zrobisz, porównując co jakiś czas sumę kilometrów z fakturami za paliwo, aby zachować pełną zgodność w papierach. Jeśli chcesz pójść krok do przodu, systemy GPS i proste aplikacje mobilne bardzo ułatwią Ci to zadanie.
Jak kilometrówka wpływa na podatki i ZUS
Pieniądze z kilometrówki to dla Twojego pracownika przychód ze stosunku pracy. Urząd skarbowy i ZUS nie wezmą od tego ani grosza, ale tylko do wysokości ustawowych limitów i po spełnieniu konkretnych warunków.
To, jak rozliczysz te kwoty, zależy głównie od charakteru samych podróży (kg:OpodatkowanieISkladki). Jazdy lokalne rządzą się zupełnie innymi prawami niż delegacje poza miasto. Musisz dobrze zinterpretować te przepisy, żeby nie narazić firmy na zaległości wobec fiskusa i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Kiedy jazdy lokalne nie podlegają opodatkowaniu i składkom ZUS
Zwrot za jazdy lokalne zwolnisz z PIT i ZUS tylko wtedy, gdy obowiązek jego wypłaty nakładają na Ciebie odrębne ustawy, a same kwoty mieszczą się w dopuszczalnych limitach.
Dotyczy to między innymi listonoszy, leśników czy pracowników socjalnych. W innych zawodach taki zwrot za jazdę po mieście będzie dla pracownika zwykłym przychodem, od którego musisz odprowadzić podatek. Lepiej omówić każdy taki przypadek z doradcą podatkowym, żeby mieć święty spokój.
Jak rozliczyć podróże służbowe
Przy delegacjach zamiejscowych sprawa jest prostsza: zwrot kosztów do wysokości stawek urzędowych w całości zwolnisz z podatku PIT i składek ZUS.
To zwolnienie gwarantują wprost przepisy o podróżach służbowych. Musisz jednak dopilnować, by pracownik przyniósł Ci poprawnie spisaną ewidencję przebiegu. Wtedy wypłacone kwoty nie zwiększą jego obciążeń podatkowych.
Co się stanie, gdy wypłacisz więcej niż wynosi limit
Każdą złotówkę wypłaconą ponad ustawowy limit musisz potraktować jako zwykły dochód pracownika. Naliczysz od niej podatek PIT i składki ZUS.
Możesz oczywiście ustalić z pracownikiem wyższą stawkę za kilometr w regulaminie pracy. Miej jednak na uwadze, że ta nadwyżka nie korzysta z żadnych ulg. Musisz po prostu doliczyć ją do pensji i odprowadzić od niej podatki w danym miesiącu.
Czy urzędowe stawki rzeczywiście pokrywają koszty utrzymania auta
Urzędowe stawki to absolutne minimum, które niestety rzadko pokrywa realne koszty jazdy prywatnym samochodem.
Eksperci od zarządzania flotą głośno mówią o tym, że jazda samochodem to nie tylko paliwo. Przecież płacisz też za ubezpieczenie OC i AC, serwisy, opony, a samo auto traci na wartości z każdym kilometrem. Przez to prawdziwy koszt przejechania jednego kilometra często mocno przekracza te 1,15 zł.
Obecna kilometrówka, mimo podwyżek wprowadzonych w ubiegłym roku, wciąż stanowi jedynie kompromisowe minimum. Dla wielu pracowników korzystanie z własnego auta przy obecnych cenach usług serwisowych i ubezpieczeń staje się po prostu nieopłacalne.
Z punktu wiedzenia optymalizacji kosztów w firmie, kilometrówka bywa barierą. Wypłata kwot wyższych niż ustawowe rodzi dodatkowe obowiązki podatkowe po stronie PIT i ZUS, co zniechęca pracodawców do oferowania rynkowych stawek.
Ministerstwo Infrastruktury cały czas debatuje nad kolejnymi podwyżkami, co tylko potwierdza, że obecne limity odstają od rzeczywistości. Wiele firm woli kupić samochody służbowe niż rozliczać te prywatne. Pozwala to uniknąć papierkowej roboty z ewidencją i niepotrzebnych spięć z pracownikami na tle finansowym.
Jak sprawnie wdrożyć kilometrówkę w swojej firmie
Jeśli chcesz rozliczać podróże służbowe bezpiecznie i bez podatków, musisz rzetelnie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Stawki w tym roku nie zmieniły się i wynoszą maksymalnie 1,15 zł dla osobówek. Choć prowadzenie kilometrówki bywa uciążliwe, to wciąż najlepsza metoda na pełne rozliczenie kosztów przejazdów bez narażania się urzędowi skarbowemu.
Chętnie pomogę Ci przejść przez ten proces. Zacznij od kilku prostych kroków:
- sprawdzaj pojemność silnika auta, zanim przypiszesz do niego konkretną stawkę,
- uzupełniaj ewidencję na bieżąco, aby uniknąć nerwowego spisywania tras pod koniec miesiąca,
- wybierz limit 20% kosztów eksploatacji, jeśli rezygnujesz z prowadzenia ewidencji,
- pilnuj, by każdy wpis w rejestrze jasno opisywał biznesowy cel podróży.
Możesz też pobrać nasz darmowy szablon ewidencji przebiegu pojazdu w formacie Excel, który ułatwi Ci codzienne rozliczenia. A jeśli potrzebujesz wsparcia, napisz do naszego biura rachunkowego online – chętnie pomożemy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o kilometrówkę
Temat kilometrówki wywołuje sporo wątpliwości. Najczęściej pytacie o stabilność stawek, konieczność spisywania tras czy zwolnienia podatkowe. Poniżej zebrałem jasne odpowiedzi.
Czy stawki wzrosły w porównaniu do ubiegłego roku
Nie, stawki na 2026 rok pozostały na tym samym poziomie, który obowiązuje od 17 stycznia 2023 roku.
Za przejechany kilometr autem osobowym z silnikiem powyżej 900 cm³ wciąż otrzymasz maksymalnie 1,15 zł. Przed rozpoczęciem tego roku rozliczeniowego urzędnicy nie wprowadzili żadnych nowych zmian.
Czy muszę prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu
Nie masz takiego obowiązku, ale bez ewidencji wrzucisz w koszty firmy tylko 20% wydatków na utrzymanie samochodu.
Ewidencja jest konieczna, jeśli chcesz rozliczać pełne stawki za rzeczywiście przejechany dystans. Samodzielnie zdecyduj, co bardziej opłaca się w Twojej sytuacji.
Czy zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu jest wolny od PIT i ZUS
Tak, ale pod warunkiem, że kwoty mieszczą się w ustawowych granicach i dotyczą podróży służbowych.
W przypadku jazd lokalnych zwolnienie z podatku i ZUS przysługuje tylko wtedy, gdy taki obowiązek wprost nakładają na pracodawcę odrębne ustawy. Każdą nadwyżkę ponad oficjalne limity musisz rozliczyć jako opodatkowany przychód pracownika.
Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!
Paweł Cengiel
Cechuję się holistycznym podejściem do SEO, tworzę i wdrażam kompleksowe strategie, które odpowiadają na konkretne potrzeby biznesowe. W pracy stawiam na SEO oparte na danych (Data-Driven SEO), jakość i odpowiedzialność. Największą satysfakcję daje mi dobrze wykonane zadanie i widoczny postęp – to jest mój „drive”.
Wykorzystuję narzędzia oparte na sztucznej inteligencji w procesie analizy, planowania i optymalizacji działań SEO. Z każdym dniem AI wspiera mnie w coraz większej liczbie wykonywanych czynności i tym samym zwiększa moją skuteczność.
