Kilometrówka – co to jest? Poznaj zasady, stawki i rozliczenie

Czym właściwie jest ta cała „kilometrówka”? Najprościej mówiąc, to sposób na odzyskanie pieniędzy za paliwo, gdy używasz swojego prywatnego auta do spraw służbowych. To nie jakaś tam fanaberia, tylko uregulowana sprawa, która naprawdę ma znaczenie w codziennej pracy i rozliczeniach firmowych. Chodzi o to, że dostajesz zwrot za przejechane kilometry, a nie za to, ile faktycznie wydałeś na benzynę czy części. Właśnie dlatego w dalszej części zagłębimy się w aktualne stawki i zasady na rok 2025.

Czym właściwie jest kilometrówka?

Kilometrówka to po prostu system, w którym pracodawca zwraca ci pieniądze za to, że korzystasz ze swojego prywatnego pojazdu – czy to samochodu, motocykla, czy motoroweru – gdy musisz załatwić coś służbowego. Dostajesz wtedy ryczałt za każdy kilometr, a nie zwrot za faktyczne rachunki za paliwo czy naprawy. Podstawą tego jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury, które dokładnie określa, jak to powinno wyglądać. Ten system świetnie sprawdza się, gdy musisz pojechać w delegację albo załatwić coś lokalnie. Doceniają go zwłaszcza mniejsze firmy, które nie mają własnej floty aut.

Jak to się rozlicza?

Mechanizm jest naprawdę prosty: mnożysz liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Wszystko to opiera się na wspomnianym już rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Co ważne, dla pracodawcy zwrot kosztów do wysokości tej ustawowej stawki to koszt uzyskania przychodu. Jakakolwiek kwota powyżej tej stawki jest już traktowana jako twój dochód i trzeba od niej odprowadzić podatek. Wypłata następuje dopiero wtedy, gdy szef zatwierdzi twoją „ewidencję przebiegu pojazdu”. Co najlepsze, gdy rozliczasz się do ustawowego limitu, nie musisz nawet pokazywać faktur za paliwo!

Stawki kilometrówki w Polsce na rok 2025

W 2025 roku stawki za kilometr są takie same jak w poprzednim roku:

• Samochód osobowy (silnik do 900 cm³): 0,89 zł/km
• Samochód osobowy (silnik powyżej 900 cm³): 1,15 zł/km
• Motocykl: 0,69 zł/km
• Motorower: 0,42 zł/km

Pamiętaj, że te kwoty to limit, do którego zwrot jest wolny od podatku. Jeśli firma wypłaci Ci więcej, to już nadwyżka, od której zapłacisz podatek i składki. Te stawki obowiązują od początku 2023 roku i na razie nic się w tej kwestii nie zmienia, mimo że pojawiały się różne pomysły, na przykład uwzględniające rodzaj paliwa.

Jakie dokumenty są potrzebne?

Żeby wszystko się zgadzało, musisz prowadzić dokładną ewidencję przebiegu pojazdu. Musi ona zawierać kilka ważnych rzeczy, żeby nikt się nie przyczepił:

• Numer rejestracyjny twojego auta.
• Daty, od kiedy do kiedy prowadzisz tę ewidencję w danym miesiącu.
• Stan licznika na początku i na końcu tego okresu.
• Kolejne numery wpisów, dla każdego wyjazdu osobno.
• Datę każdej podróży służbowej.
• Cel tej podróży – po co jechałeś.
• Dokładny opis trasy, gdzie zaczynałeś i gdzie kończyłeś (np. „biuro – adres klienta X – biuro”).
• Ile kilometrów zrobiłeś w danym wyjeździe.
• Twoje imię i nazwisko jako kierowcy.

Czasami szef może poprosić też o jakieś notatki służbowe albo nawet faktury za paliwo, żeby potwierdzić, gdzie właściwie jechałeś. Ty sam musisz taką ewidencję podpisać, potwierdzając, że wszystko jest zgodne z prawdą.

Kilometrówka dla aut elektrycznych, hybrydowych i wodorowych

Jeśli chodzi o pojazdy z alternatywnymi napędami, to szykują się zmiany. Ministerstwo Infrastruktury pracuje nad nowym rozporządzeniem, które ma wprowadzić inne stawki. Zamiast pojemności silnika, liczyć się będzie moc i rodzaj napędu. Oto, jak mogą wyglądać nowe stawki na 2025 rok:

• Samochody spalinowe: do 75 kW – 1,04 zł/km, powyżej 75 kW – 1,34 zł/km.
• Samochody hybrydowe: do 75 kW – 0,83 zł/km, powyżej 75 kW – 1,10 zł/km.
• Samochody elektryczne/wodorowe: 0,60 zł/km.

Niższa stawka dla elektryków i wodorowców wynika z tego, że po prostu mniej kosztuje ich eksploatacja. Nowelizacja ma sprawić, że przepisy będą bardziej zgodne z tym, co dzieje się na rynku i zachęcić do ekologicznych rozwiązań. Obecne przepisy nie do końca nadążają za tym rozwojem technologii, dlatego te zmiany są bardzo wyczekiwane.

Korzyści i wady rozliczania kilometrówki

System kilometrówki ma swoje plusy i minusy, które inaczej wyglądają z perspektywy pracownika i pracodawcy.

Dla pracownika:

• Na plus:
• Dostajesz zwrot za to, że używasz swojego auta do pracy.
• Nie musisz zbierać paragonów ani faktur za paliwo, co bardzo ułatwia życie.
• Zwrot do limitu ustawowego jest wolny od podatku i składek ZUS.
• Na minus:
• Każda kwota powyżej limitu to już twój dochód i musisz od niej zapłacić podatek i składki.
• Musisz być dokładny i pamiętać o prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu.
• Nie możesz jednocześnie rozliczyć kilometrówki i przedstawić faktur za paliwo za ten sam okres.

Dla pracodawcy:

• Na plus:
• Zwrot do ustawowych stawek to koszt uzyskania przychodu firmy.
• Mniej papierkowej roboty, bo nie trzeba analizować faktur.
• Można zaproponować wyższą stawkę, co może być miłym gestem motywacyjnym.
• Na minus:
• Trzeba upewnić się, że pracownicy rzetelnie prowadzą ewidencję.
• Ryzyko, że zapłaci się pracownikowi więcej, niż można zaliczyć w koszty.
• Istnieje możliwość nadużyć ze strony pracowników, dlatego warto mieć pewne procedury kontrolne.

Eksperci podkreślają, że ten system trzeba by trochę unowocześnić, zwłaszcza w kontekście aut z alternatywnymi napędami, które generują niższe koszty.

Podsumowanie

Kilometrówka to po prostu ryczałtowy zwrot pieniędzy, który pracodawca wypłaca, gdy korzystasz ze swojego prywatnego pojazdu w sprawach służbowych. Rozlicza się to na podstawie stawek za kilometr, które zależą od typu auta. Najważniejsza jest dokładna i rzetelnie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Zwrot do limitów ustawowych jest korzystny dla obu stron. Warto obserwować zmiany w przepisach, zwłaszcza te dotyczące ekologicznych pojazdów, które mają wejść w życie.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o kilometrówkę

Czym jest kilometrówka i dla kogo?

Kilometrówka to potoczna nazwa zwrotu kosztów za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych. Dotyczy pracowników, którzy muszą się przemieszczać prywatnym autem w ramach swoich obowiązków.

Jakie są stawki kilometrówki w 2025 roku?

Obecnie obowiązują stawki: 0,89 zł/km dla aut osobowych do 900 cm³, 1,15 zł/km dla aut osobowych powyżej 900 cm³, 0,69 zł/km dla motocykli i 0,42 zł/km dla motorowerów. Są jednak plany zmian dotyczących aut alternatywnych.

Czy potrzebuję faktur za paliwo?

Nie, do rozliczenia kilometrówki (do ustawowego limitu) nie są potrzebne faktury za paliwo. Liczy się dokładna ewidencja przebiegu pojazdu.

Co jeśli pracodawca zapłaci mi więcej niż stawka ustawowa?

Jeśli dostaniesz więcej niż wynosi ustawowa stawka, ta nadwyżka będzie traktowana jako twój dochód, od którego zapłacisz podatek i składki.

Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja musi być szczegółowa – zawierać numer rejestracyjny, daty, cel i trasę wyjazdu, liczbę kilometrów, stan licznika oraz twój podpis.

Czy zmienią się stawki dla aut elektrycznych?

Tak, planowane są nowe stawki uwzględniające np. moc silnika. Dla aut elektrycznych i wodorowych proponowana stawka to 0,60 zł/km.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!