Faktura zaliczkowa i końcowa – co to? Wszystko, co musisz wiedzieć o dokumentach rozliczeniowych

Zdarzyło Ci się kiedyś otrzymać zapłatę za usługę lub towar, zanim jeszcze zostało to w pełni wykonane lub dostarczone? W takich sytuacjach pojawia się ważkie pytanie: jak to wszystko porządnie udokumentować? W polskim obrocie gospodarczym kluczową rolę odgrywają tu dwa dokumenty: faktura zaliczkowa i faktura końcowa. Bez nich trudno wyobrazić sobie płynne rozliczenia i przejrzystość transakcji, a przecież prawidłowa księgowość i rozliczenia podatkowe to podstawa każdego dobrze prosperującego biznesu. Postaram się dziś przybliżyć Ci, czym dokładnie są te dokumenty, kiedy warto po nie sięgać, jakie są między nimi różnice i jak wpływają na Twoje rozliczenia VAT oraz podatek dochodowy. Wszystko oprę na aktualnych przepisach i praktyce zgodnej z Polskim Prawem Podatkowym, żebyś miał pełen obraz sytuacji. Zrozumienie tych kwestii jest naprawdę kluczowe dla każdego, kto działa na polskim rynku.

Faktura zaliczkowa – co to takiego?

Faktura zaliczkowa to nic innego jak dokument księgowy, który sprzedawca wystawia, gdy otrzymuje od kupującego całość lub część zapłaty (nazwijmy to zaliczką lub przedpłatą) jeszcze zanim zdąży wykonać usługę lub dostarczyć towar. Jej główny cel to po prostu potwierdzenie, że płatność z góry już wpłynęła i udokumentowanie tego dla celów podatkowych. Daje pewność, że część należności została już uregulowana.

Co ważne w fakturze zaliczkowej?

• Wystawiasz ją dopiero po faktycznym otrzymaniu pieniędzy.
• Musisz w niej zawrzeć wszystkie dane wymagane dla faktur VAT – nie zapomnij o kwocie zaliczki i należnym podatku VAT.
• Jest ważna prawnie i trzeba ją odpowiednio zaksięgować.
• Co więcej, chroni obie strony transakcji – sprzedawcy zapewnia część należności, a kupującemu daje spokój, że zamówienie zostanie zrealizowane. Opodatkowanie VAT na tym etapie jest kluczowe, bo obowiązek podatkowy w VAT powstaje właśnie w momencie otrzymania zaliczki.

Kiedy sięgnąć po fakturę zaliczkową?

Zasadniczo fakturę zaliczkową wystawiasz, gdy tylko otrzymasz jakąkolwiek formę zapłaty (zaliczki czy przedpłaty) przed wykonaniem głównego świadczenia – czyli dostarczeniem towaru lub zrobieniem usługi. Polskie prawo podatkowe precyzyjnie określa, kiedy taki dokument powinien się pojawić: nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostałeś zapłatę.

Możesz ją też wystawić wcześniej, ale nie wcześniej niż 60 dni przed datą otrzymania zaliczki. Pamiętaj też o pewnych niuansach: jeśli Twój kontrahent to firma, fakturę zaliczkową musisz wystawić obowiązkowo, chyba że płatność i dostawa zgrywają się w tym samym okresie rozliczeniowym. W przypadku klientów indywidualnych, fakturę zaliczkową wystawiasz tylko wtedy, gdy o to poproszą. Dobrze jest trzymać się tych zasad, żeby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

Faktura końcowa – dopełnienie transakcji

Faktura końcowa to dokument, który wystawiasz, gdy całe zamówienie jest już zrealizowane – czyli towar dostarczony, a usługa wykonana. Jej zadaniem jest podsumowanie całej transakcji i rozliczenie jej wartości brutto, ale z uwzględnieniem wszystkich zaliczek, które otrzymałeś wcześniej i udokumentowałeś fakturami zaliczkowymi. To ostatni dokument księgowy, który potwierdza, że świadczenie zostało wykonane i cała należność rozliczona.

Dzięki niej można całkowicie zamknąć rozrachunki między stronami. A co jeśli otrzymane zaliczki w całości pokrywają wartość zamówienia? Wtedy nie musisz wystawiać oddzielnej faktury końcowej. Wystarczy, że faktura zaliczkowa obejmująca pełną kwotę będzie jednocześnie pełnić funkcję faktury końcowej. To bardzo wygodne i porządkuje dokumentację.

Kluczowe różnice między fakturą zaliczkową a końcową – w skrócie

Rozróżnienie faktury zaliczkowej od końcowej jest naprawdę fundamentalne. Jakie są główne różnice?

Cecha	Faktura zaliczkowa	Faktura końcowa
Moment wystawienia	Przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi (po otrzymaniu zaliczki)	Po całkowitym zakończeniu transakcji
Kwota	Tylko część wartości transakcji (kwota zaliczki)	Pełna wartość transakcji, pomniejszona o kwoty zaliczek
Podatek VAT	Naliczony od kwoty otrzymanej zaliczki	Całkowity VAT należny od całej transakcji, z uwzględnieniem VAT od zaliczek
Funkcja	Potwierdzenie otrzymania płatności, powstanie obowiązku VAT	Ostateczne rozliczenie wartości świadczenia, zamknięcie transakcji

Co musi znaleźć się na fakturze zaliczkowej i końcowej?

Żeby faktura – czy to zaliczkowa, czy końcowa – była w pełni ważna i akceptowana przez urzędy, musi zawierać konkretne elementy. Zgodnie z przepisami, faktura zaliczkowa musi mieć:

• Datę wystawienia.
• Unikalny numer identyfikujący dokument.
• Pełne dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy, adresy, numery NIP).
• Datę otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia.
• Kwotę otrzymanej zaliczki (wartość brutto) wraz z kwotą podatku VAT.
• Szczegółowe informacje o zamówieniu lub umowie: nazwa towaru/usługi, cena jednostkowa netto, ilość, wartość netto, stawka VAT i suma należności.
• Wyraźną adnotację: „faktura zaliczkowa” lub „zaliczka”.

Faktura końcowa jest podobna, ale musi odzwierciedlać pełną wartość transakcji, z odliczeniem kwot, które już zostały udokumentowane fakturami zaliczkowymi.

Jak faktura zaliczkowa wpływa na Twoje podatki (VAT i dochodowy)?

Otrzymanie zaliczki i wystawienie faktury zaliczkowej od razu odbija się na rozliczeniach VAT. Obowiązek podatkowy powstaje u Ciebie, sprzedawcy, w momencie otrzymania zaliczki. Musisz więc naliczyć i odprowadzić należny VAT w okresie, w którym pieniądze wpłynęły. Kupujący z kolei ma prawo odliczyć VAT z takiej faktury w tym samym okresie. Wzór na wyliczenie VAT od zaliczki jest prosty: (wartość zaliczki × stawka VAT) / (100 + stawka VAT).

A co z podatkiem dochodowym (PIT/CIT)? Tutaj działa zasada memoriałowa. Zazwyczaj zaliczka nie jest przychodem w momencie otrzymania. Przychodem staje się dopiero wtedy, gdy usługa zostanie wykonana lub towar dostarczony. Dlatego faktura zaliczkowa sama w sobie nie generuje przychodu do opodatkowania. Wyjątkiem może być wybór metody kasowej w PIT od 2025 roku – wtedy zaliczka będzie przychodem od razu. Podobnie, kupujący może rozliczyć koszt dopiero po faktycznym wykonaniu świadczenia.

Podstawowe cechy faktury zaliczkowej w pigułce:

• Kiedy ją wystawić? Po otrzymaniu zaliczki na poczet przyszłych dostaw lub usług.
• Co musi zawierać? Datę, dane stron, NIP, kwotę zaliczki, VAT, informacje o zamówieniu.
• Czy jest ważna? Tak, ma ważność prawną, trzeba ją zaksięgować i powiązać z fakturą końcową.
• Podatek VAT? Tak, jest opodatkowana VAT.
• Do czego służy? Chroni obie strony transakcji – Ty masz zapłatę z góry, klient pewność realizacji.

Kiedy faktura zaliczkowa to też faktura końcowa?

Jest taka sytuacja, gdy faktura zaliczkowa może być jednocześnie fakturą końcową. Dzieje się tak, gdy wartość otrzymanej zaliczki jest równa całkowitej należności za zamówienie. Wtedy wystawiasz fakturę zaliczkową na 100% wartości. Ponieważ wszystko zostało już zapłacone i udokumentowane, nie musisz wystawiać już faktury końcowej. Taka faktura zaliczkowa staje się wtedy ostatecznym dokumentem rozliczeniowym.

Co jeśli zaliczki nie pokryły całości zamówienia?

Jeśli zaliczki, które otrzymałeś i udokumentowałeś fakturami zaliczkowymi, nie pokrywają w całości wartości zamówienia, po prostu wystawiasz fakturę końcową. Ta faktura musi uwzględniać pełną wartość brutto całego zrealizowanego świadczenia. Ważne, żeby na fakturze końcowej znalazły się odniesienia do wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. Dzięki temu od razu widać, ile już zostało zapłacone. Kwoty z faktur zaliczkowych należy odpowiednio zaksięgować, a potem odliczyć od wartości faktury końcowej. To zapewnia jasność rozliczeń i zgodność z przepisami.

Kluczowe różnice między fakturą zaliczkową a końcową – podsumowanie:

• Kiedy wystawiamy? Zaliczkowa – przed zakończeniem transakcji (po zaliczce). Końcowa – po zakończeniu całego zamówienia.
• Jaka kwota? Zaliczkowa – część transakcji. Końcowa – całość, minus zaliczki.
• VAT? Zaliczkowa – VAT od zaliczki. Końcowa – VAT od całej transakcji.
• Cel? Zaliczkowa – potwierdzenie wpłaty. Końcowa – rozliczenie całości.

Ostatnie zmiany prawne i jak to wpływa na fakturowanie

Przepisy dotyczące fakturowania, w tym faktur zaliczkowych, co jakiś czas się zmieniają. Jedna z ważniejszych zmian, która weszła w życie niedawno, dotyczy sytuacji, gdy zapłata i dostawa towaru lub wykonanie usługi dzieją się w tym samym miesiącu. Wtedy nie trzeba już wystawiać osobnej faktury zaliczkowej – wystarczy faktura końcowa rozliczająca całą transakcję. To uproszczenie ma na celu zmniejszenie biurokracji.

Zmiany związane z inicjatywami takimi jak SLIM VAT 3 czy wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) też mają wpływ na to, jak wystawiamy faktury zaliczkowe. Choć KSeF ma ustandaryzować fakturowanie, kwestie momentu powstania obowiązku podatkowego czy możliwości uproszczeń nadal są ważne. Ogólnie widać trend dążenia do prostoty i minimalizacji formalności, o ile tylko przepisy na to pozwalają.

Podsumowując: dlaczego warto dobrze rozumieć faktury zaliczkowe i końcowe

Powiedzmy sobie szczerze, faktura zaliczkowa i końcowa to podstawa rozliczeń w większości transakcji. Faktura zaliczkowa dokumentuje, że dostałeś pieniądze przed zrobieniem wszystkiego, a końcowa to ostateczne rozliczenie. Trzeba dobrze rozumieć, jak działają, szczególnie w kontekście VAT i podatku dochodowego.

Pamiętaj: otrzymując zaliczkę i wystawiając fakturę zaliczkową, od razu powstaje u Ciebie obowiązek podatkowy w VAT. Kupujący może od razu odliczyć VAT. Dla podatku dochodowego, zgodnie z zasadą memoriałową, zaliczka zazwyczaj nie jest przychodem, dopóki nie wykonasz usługi lub nie dostarczysz towaru. A jeśli zaliczka pokrywa całość należności, faktura zaliczkowa może być też fakturą końcową. W razie jakichkolwiek wątpliwości, zawsze warto pogadać z doradcą podatkowym lub księgowym. Lepiej dmuchać na zimne, prawda?

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę zaliczkową i końcową

Co to jest faktura zaliczkowa i kiedy ją wystawić?

Faktura zaliczkowa to dokument potwierdzający otrzymanie przez sprzedawcę części lub całości zapłaty przed realizacją zamówienia. Należy ją wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę.

Jaka jest różnica między fakturą zaliczkową a końcową?

Główna różnica polega na czasie wystawienia: zaliczkowa przed wykonaniem usługi/dostawą towaru (po otrzymaniu zaliczki), a końcowa po wszystkim. Zaliczkowa dokumentuje wpłaconą część, a końcowa rozlicza całość transakcji, uwzględniając wcześniejsze wpłaty.

Czy faktura zaliczkowa podlega VAT?

Tak, każda otrzymana zaliczka (przedpłata) musi być udokumentowana fakturą zaliczkową z naliczonym VAT-em, jeśli rodzi obowiązek podatkowy w VAT. Obowiązek ten powstaje w momencie otrzymania zaliczki.

Kiedy zaliczka staje się przychodem do opodatkowania?

Zgodnie z zasadą memoriałową, zaliczka zazwyczaj nie jest przychodem w momencie jej otrzymania, ale dopiero po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru. Wyjątkiem jest wybór metody kasowej w PIT (od 2025 r.), gdzie zaliczka staje się przychodem w dacie jej otrzymania.

Czy fakturę zaliczkową można wystawić na więcej niż 60 dni przed otrzymaniem płatności?

Nie, polskie przepisy pozwalają na wystawienie faktury zaliczkowej nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zaliczki. Dopiero po tym terminie można ją wystawić.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!