Nota księgowa – co to? Kompletny poradnik

Wiesz, nota księgowa to taki porządny, księgowy papier, który potwierdza rzeczy dziejące się w firmie, ale… takie, które nie mają nic wspólnego z podatkiem VAT. To taki uniwersalny dowód, gdy inne przepisy milczą albo nie przewidują innego sposobu załatwienia sprawy. Zerknijmy więc, jak to wszystko działa i co taka nota powinna zawierać.

Czym tak właściwie jest nota księgowa i do czego służy?

Nota księgowa to dokument, który potwierdza pewne transakcje. Te transakcje nie są objęte VAT-em, ale mimo to musisz je gdzieś zapisać – czy to w księgach rachunkowych, Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR), czy innych ewidencjach. Pomyśl o tym jak o dowodzie wewnętrznym, albo takim między Tobą a kimś innym, kiedy nie masz faktury VAT. Co to może być? Na przykład kary umowne, odsetki od nieterminowej płatności, odszkodowania, składki członkowskie, albo po prostu poprawki w dokumentach, które nie dotyczyły VAT-u.

Wystawiasz ją zawsze w dwóch wersjach: oryginał dla osoby, której ją wysyłasz, i kopię dla siebie. Może być tak, że coś dopisujesz do czyjegoś konta (obciążeniowa), albo coś uznajesz (uznaniowa), albo jedno i drugie naraz (mieszana). Pamiętaj jednak – nota księgowa nigdy nie zastąpi faktury VAT. Ona służy tylko do rozliczeń, które dzieją się obok VAT-u albo poza przepisami.

Co jest w niej ważne?

• To dowód wewnętrzny albo między stronami, kiedy nie ma faktury VAT.
• Używasz jej do spraw takich jak kary umowne, odsetki, odszkodowania, składki czy poprawki niepodlegające VAT.
• Wystawiasz ją w dwóch egzemplarzach – oryginał i kopia. Może być obciążeniowa, uznaniowa lub mieszana.
• Zapamiętaj – nie da się nią rozliczyć czegoś, co podlega VAT-owi; ona jest tylko do spraw bez VAT albo takich pozazakresowych.

Nota księgowa a KPiR – co je łączy?

Jeśli prowadzisz KPiR, to nota księgowa może być podstawą do zaksięgowania pewnych rzeczy. Tak mówi przepis, konkretnie artykuł 11 rozporządzenia o prowadzeniu KPiR. Ale uwaga – żeby tak było, nota musi mieć wszystkie potrzebne informacje, tak jak nakazują przepisy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy transakcja nie podlega VAT-owi, ale ma wpływ na Twoje przychody lub koszty.

Kiedy sięgnąć po notę księgową? Najczęstsze sytuacje

Najprościej mówiąc, notę księgową stosujesz, kiedy coś rozliczasz, co nie jest objęte VAT-em, i nie możesz wystawić ani faktury, ani rachunku. Chodzi na przykład o kary umowne, odsetki za spóźnienie, czy poprawki w dokumentach, które nie są związane z VAT-em. Jest niezbędna, gdy prawo nie podpowiada innego sposobu udokumentowania transakcji.

Główne sytuacje, kiedy warto jej użyć:

• Kiedy naliczasz kary za to, że ktoś nie wywiązał się z umowy albo zrobił to źle.
• Gdy domagasz się albo naliczasz odsetki za zwłokę w płatnościach – czy to za niezapłacone faktury, czy inne zobowiązania.
• Przy poprawianiu błędów w dokumentach księgowych, o ile nie dotyczą one VAT-u. Może chodzić o sprostowanie wcześniejszych not albo rachunków.
• Gdy żądasz od kogoś odszkodowania – na przykład od ubezpieczyciela albo innej firmy.
• Kiedy przenosisz na kogoś koszty, które nie podlegają VAT-owi. Pomyśl o opłatach skarbowych, składkach członkowskich albo zwrocie wydatków, które poniosłeś.
• Jeśli chcesz obciążyć pracownika kosztami szkód, które wyrządził w mieniu firmy.
• Przy rozliczeniach między firmami powiązanymi albo różnymi organizacjami – na przykład przy dotacjach albo właśnie składkach członkowskich.
• Kiedy używasz noty uznaniowo-obciążeniowej, żeby jednocześnie uznać kogoś i coś mu doliczyć.

Ważne jest, żeby pamiętać – nota księgowa nie jest od tego, żeby zastępować fakturę VAT. I nie dokumentuje transakcji, które podlegają ustawie o VAT. Musi mieć dane stron, opis tego, co się stało, kwotę i podpis. Dobrze też, żeby miała jakąś podstawę prawną, na przykład umowę. W praktyce często używa się jej, gdy rozliczasz się z ubezpieczycielem albo kiedywindykujesz należności.

Nota księgowa świetnie uzupełnia dokumentację tam, gdzie nie wchodzi w grę VAT. Dzięki niej wszystko jest zapisane jak trzeba i nic się nie gubi.

Co MUSI znaleźć się w nocie księgowej?

Żeby taka nota księgowa była poprawnym dokumentem księgowym i mogła być podstawą zapisów w księgach, musi mieć kilka konkretnych elementów. Mówi o tym artykuł 21 ustawy o rachunkowości. Jeśli czegoś zabraknie, dokument może stracić na ważności.

Co zatem jest tak ważne?

• Określenie rodzaju dowodu i numer: Musisz jasno napisać, że to „nota księgowa” i nadać jej kolejny numer, np. „Nota księgowa nr 001/2025”.
• Dane stron: Podaj pełne nazwy, adresy i numery NIP zarówno tego, kto notę wystawia, jak i tego, kto ją dostaje.
• Opis tego, co się stało: Opisz dokładnie i zrozumiale zdarzenie, które dokumentujesz. Podaj też jego wartość. Kwota musi być w złotówkach (jeśli masz w obcej walucie, przelicz ją) i ewentualnie w jednostkach naturalnych (np. sztuki, litry).
• Daty: W dokumencie powinna znaleźć się data, kiedy zdarzenie miało miejsce, oraz data sporządzenia noty, jeśli się różnią. Można też dodać termin płatności.
• Podpisy: Notę musi podpisać osoba ją wystawiająca. Potrzebny jest też podpis osoby, która sprawdziła dokument i ma go zaksięgować – ten podpis musi zawierać wskazówkę, gdzie i kiedy wpisać dokument do ksiąg. Podpis odbiorcy nie zawsze jest obowiązkowy, ale jego obecność potwierdza, że dokument jest wiarygodny.
• Oznaczenie: Zaznacz, czy to oryginał, czy kopia.

Pamiętaj, że w nocie księgowej nie musisz podawać stawki ani kwoty podatku VAT. To ją odróżnia od faktury. Jeśli prowadzisz KPiR, mogą dochodzić jeszcze dodatkowe wymogi dotyczące elementów dowodu księgowego, zapisane w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Podstawy prawne, na których opiera się nota księgowa

Jeśli chodzi o podstawy prawne, to nota księgowa jako dowód księgowy opiera się głównie na Ustawie o rachunkowości, a konkretnie na art. 21. Ustawa ta mówi, że każda operacja gospodarcza musi być rzetelnie i jasno udokumentowana. Co ważne, nota księgowa nie podlega pod przepisy ustawy o VAT. Nie ma jej też w rejestrach JPK_VAT. Oznacza to, że nie generuje ona obowiązku podatkowego w VAT i nie można nią dokumentować transakcji podlegających opodatkowaniu VAT, jak np. sprzedaż towarów czy usług. Dodatkowo, jeśli chodzi o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), to sposób wykorzystania noty jako dowodu zapisu reguluje art. 11 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Ten przepis precyzuje, jakie warunki musi spełnić nota, żeby można ją było uznać za dowód do wpisu w KPiR.

Nota księgowa a faktura VAT – na czym polegają różnice?

Największa różnica między notą księgową a fakturą VAT leży w tym, do czego ich używasz. Faktura VAT jest potrzebna do transakcji, które podlegają opodatkowaniu VAT (czyli sprzedaż towarów lub usług). Nota księgowa natomiast służy do wprowadzania operacji, które nie podlegają VAT-owi. Ta podstawowa różnica prowadzi do wielu innych, które trzeba mieć na uwadze.

Cechy	Faktura VAT	Nota księgowa
Do czego służy	Transakcje objęte VAT (sprzedaż towarów/usług).	Transakcje nieobjęte VAT (np. kary, odsetki, koszty wewnętrzne).
Rejestracja VAT	Wymagana (ewidencja VAT, JPK).	Nie wymagana.
Obowiązek podatkowy	Powstaje po wystawieniu faktury.	Nie powstaje w związku z VAT.
Kto wystawia	Podatnik VAT.	Dowolna strona transakcji (często dział księgowości).
Skutki księgowe	Podstawa zapisów w KPiR i księgach.	Podstawa zapisów w KPiR i księgach (pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych).

Kiedy którego dokumentu używać?

Faktura VAT: Musisz ją wystawić przy każdej dostawie towarów lub świadczeniu usług, które podlegają opodatkowaniu VAT. Musi mieć ona konkretne elementy, takie jak stawka VAT, kwota podatku, numery NIP stron transakcji i termin płatności.

Nota księgowa: Stosuje się ją w innych sytuacjach, na przykład do wystawienia faktury za koszty, które nie są opodatkowane VAT, do dokumentowania odszkodowań, poprawek transakcji nieVAT-owskich albo jako wewnętrzne rozliczenia. To takie uzupełnienie, a nie zamiennik faktury.

Co MUSI zawierać nota księgowa?

Chociaż prawo nie narzuca sztywnego wzoru noty księgowej, musi ona spełniać wymogi dowodu księgowego z ustawy o rachunkowości. Czyli musi zawierać: unikalny numer i datę wystawienia, dane obu stron transakcji (kto wystawia i kto dostaje), jasny opis tego, co się wydarzyło i dlaczego, kwotę transakcji (netto, bez VAT), termin płatności oraz podpisy stron lub osób upoważnionych, które zatwierdzają dokument do księgowania.

Błędy w notach księgowych i co z tego wynika

Badania Polskiego Towarzystwa Księgowych z 2024 roku pokazały, że ponad 61% księgowych przyznaje się do jakiegoś błędu rachunkowego w ciągu ostatniego roku. Często wynika to z pośpiechu albo natłoku obowiązków. Strata VAT w Polsce w 2023 roku wyniosła 13,5%, co może być częściowo spowodowane błędami w rozliczeniach i deklaracjach podatkowych.

Najczęściej popełniane błędy w notach księgowych i prowadzeniu ksiąg to:

• Błędy w rozliczeniach VAT – na przykład zła stawka podatku albo opóźnione lub błędne deklaracje.
• Niewłaściwe ewidencjonowanie zdarzeń – takie jak błędne datowanie faktur, księgowanie przychodów w złym okresie albo niekompletne opisy kosztów.
• Błędy w wycenie i amortyzacji – na przykład zawyżanie wartości aktywów albo złe odpisy amortyzacyjne.
• Problemy z dokumentacją i weryfikacją – brak kompletności dokumentów, niedokładne sprawdzanie danych, błędy w obliczeniach albo literówki.
• Inne błędy, np. niewłaściwe prowadzenie ksiąg, nieujawnianie ryzyk finansowych czy błędne stosowanie ulg podatkowych.

A co z konsekwencjami tych błędów? Mogą być naprawdę poważne:

• Kary finansowe: Od lipca 2024 r. można dostać karę za wykroczenia skarbowe nawet do 86 tys. zł. Poza tym trzeba będzie poprawiać deklaracje i płacić odsetki.
• Fałszowanie wyników finansowych: Jeśli dane są nieprawidłowe, możesz podejmować błędne decyzje biznesowe, a w najgorszym razie firma może zbankrutować.
• Skutki prawne: W zależności od tego, jak poważny jest błąd, może być konieczna korekta ksiąg bieżącego roku albo ujawnienie błędów w sprawozdaniach.
• Długoterminowe ryzyka: Błędy mogą stworzyć problemy podczas kontroli urzędu skarbowego albo ZUS, co może prowadzić do strat finansowych i utraty dobrego imienia.

Żeby ich unikać, ważne jest, żeby dokładnie sprawdzać dokumenty, być na bieżąco z wprowadzaniem danych i wybierać dobrych specjalistów od księgowości.

Staranność i dokładność w dokumentacji, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z notami księgowymi, to podstawa dobrej księgowości. Dzięki temu unikniesz problemów z urzędami.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o notę księgową

Czym dokładnie jest nota księgowa?

Nota księgowa to taki księgowy dokument, który potwierdza transakcje nieobjęte podatkiem VAT. Używa się jej do dokumentowania np. kar umownych, odsetek za zwłokę, odszkodowań albo do poprawiania błędów w dokumentach, które nie są związane z VAT-em.

Czy nota księgowa może zastąpić fakturę?

Absolutnie nie, nota księgowa nie zastąpi faktury VAT. Faktura VAT jest obowiązkowa dla wszystkich transakcji objętych VAT-em, a nota księgowa służy tylko do spraw spoza zakresu VAT.

Jakie elementy musi mieć nota księgowa?

Nota księgowa musi zawierać: określenie rodzaju dowodu („nota księgowa”) i jej numer, dane stron transakcji (nazwy, adresy, NIP), dokładny opis operacji gospodarczej z jej wartością, datę operacji oraz podpisy wystawcy i osoby odpowiedzialnej za księgowanie.

Kto może wystawić notę księgową?

Każdy podmiot gospodarczy, niezależnie od tego, czy jest płatnikiem VAT, może wystawić notę księgową. Najważniejsze, żeby dokumentowała ona faktyczne zdarzenie gospodarcze, które nie podlega VAT-owi.

Czy nota księgowa jest zapisywana w JPK?

Nie, nota księgowa nie jest uwzględniana w strukturach JPK_VAT. Wynika to z tego, że nie dotyczy ona transakcji objętych VAT-em.

Co się stanie, jeśli nota księgowa będzie zawierać błędy?

Jeśli nota księgowa będzie miała błędy formalne albo merytoryczne, może stracić ważność jako dowód księgowy. Zazwyczaj wymaga to wtedy skorygowania lub wystawienia nowej, poprawnej noty, co może wiązać się z koniecznością zapłaty odsetek lub innymi konsekwencjami błędów w ewidencji.

W jakich sytuacjach najczęściej stosuje się notę księgową?

Najczęściej nota księgowa jest używana przy naliczaniu kar umownych, odsetek za zwłokę w płatnościach, gdy żąda się odszkodowania, a także przy poprawianiu błędów w dokumentach niebędących fakturami VAT lub przy przenoszeniu kosztów niepodlegających VAT.

Podsumowanie: nota księgowa – coś, bez czego trudno się obejść w księgowości

Nota księgowa to podstawowy dokument, który pomaga nam prawidłowo rozliczać operacje gospodarcze, które nie są objęte podatkiem VAT. To, czy jest ważna jako dowód księgowy, zależy od tego, czy zawiera wszystkie wymagane elementy, daty i podpisy. Trzeba podchodzić do jej wystawiania bardzo ostrożnie i dokładnie, żeby uniknąć błędów, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, zawsze warto zapytać doświadczonego księgowego, który pomoże Ci prawidłowo z niej korzystać. Polskie Towarzystwo Księgowych mocno wspiera dobre praktyki w tym zakresie.

Masz pytania dotyczące noty księgowej w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszymi ekspertami księgowymi, a na pewno uzyskasz profesjonalną pomoc.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!