Zaświadczenie o niezaleganiu – co to jest i jak je uzyskać? Poradnik

Wyobraź sobie sytuację, w której potrzebujesz potwierdzenia, że wszystko jest w porządku z Twoimi podatkami czy składkami. Właśnie do tego służy zaświadczenie o niezaleganiu. To taki oficjalny dokument, który dostajesz od Urzędu Skarbowego (US) albo ZUS-u. Mówi on jasno: albo nie masz żadnych zaległości w płatnościach, albo, jeśli jakieś są, to dokładnie opisuje, jakie i czego dotyczą. To mega ważna sprawa, bo dzięki niemu pokazujesz innym, że jesteś wiarygodny finansowo – czy to w banku, czy wobec partnerów biznesowych. Dotyczy to różnych podatków, jak PIT, CIT, VAT, akcyza, ale też składek na ubezpieczenia. Zaraz opowiem Ci, co dokładnie znajdziesz w takim zaświadczeniu, do czego Ci się przyda, jak je dostać i jak długo jest ważne.

Co znajdziesz w zaświadczeniu o niezaleganiu?

Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego przede wszystkim albo potwierdza, że nie masz żadnych zaległości podatkowych, albo dokładnie wymienia, jakie one są. Chodzi tu o najważniejsze podatki, które zasilają budżet państwa: te od Twoich dochodów (PIT dla Ciebie, jako osoby fizycznej, albo CIT, jeśli prowadzisz firmę), podatek od tego, co sprzedajesz (VAT), a także akcyzę. Czasem dokument może po prostu stwierdzić brak zaległości, ale może też szczegółowo rozpisać, ile masz długu, z jakiego okresu pochodzi i na jakiej podstawie powstał.

Co ciekawe, zaświadczenie może też zawierać informację o zaległościach, które zostały Ci formalnie odroczone albo rozłożone na raty. Ale uważaj – nie znajdziesz tam nic o postępowaniach karnych czy wykroczeniach skarbowych, o egzekucjach czy o deklaracjach, których w ogóle nie złożyłeś. Podobne zaświadczenia, ale dotyczące innych spraw, dostaniesz od ZUS-u (chodzi o składki na ubezpieczenia) albo od lokalnego urzędu – na przykład urzędu miasta czy gminy (jeśli chodzi o podatki lokalne, jak podatek od nieruchomości). W zaświadczeniu zawsze znajdziesz swoje podstawowe dane: NIP, PESEL, REGON (jeśli masz) i adres.

Kiedy zaświadczenie o niezaleganiu jest Ci potrzebne?

Zaświadczenie o niezaleganiu przyda Ci się w wielu ważnych momentach, gdy trzeba udowodnić, że Twoja sytuacja finansowa jest stabilna. Najczęściej będziesz go potrzebować, gdy starasz się o duży kredyt w banku albo bierzesz coś w leasing – czy to samochód, czy maszyny dla firmy. Jest też obowiązkowe, gdy chcesz startować w przetargach publicznych czy w innych postępowaniach, gdzie zamawia się coś dla państwa.

Jeśli planujesz ubiegać się o krajowe lub unijne dotacje czy subwencje, też musisz mieć aktualne zaświadczenie potwierdzające, że nie masz zaległości. W świecie biznesu jest ono niezbędne przy zawieraniu ważnych umów z instytucjami publicznymi, ale też przy takich transakcjach jak sprzedaż nieruchomości, zakładanie spółki czy wprowadzanie zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Mówiąc krótko, potrzebujesz go wszędzie tam, gdzie przepisy prawa albo po prostu Twój interes wymaga udowodnienia, że nie masz żadnych długów wobec państwa.

Kto wydaje zaświadczenie i czym się różnią?

Zaświadczenie o niezaleganiu wydaje Ci urząd, który odpowiada za konkretny rodzaj Twoich zobowiązań. Najczęściej, jeśli chodzi o podatki, które trafiają do budżetu państwa, takim miejscem jest Urząd Skarbowy (US). To właśnie oni wydają zaświadczenia dotyczące PIT-u, CIT-u, VAT-u i akcyzy.

Z kolei ZUS zajmuje się składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jeśli chcesz zaświadczenie od nich, składasz wniosek oznaczony jako RWN. Inne podatki, jak na przykład podatek od nieruchomości czy rolny, które są związane z Twoim miejscem zamieszkania lub prowadzenia działalności, obsługują lokalne samorządy – czyli urząd miasta lub gminy. Główna różnica między tymi zaświadczeniami tkwi w tym, za co odpowiedzialny jest dany organ i jakiego rodzaju zobowiązania potwierdza. Ważne jest, żebyś wiedział, gdzie dokładnie złożyć wniosek, żeby nie tracić czasu. Wszystkie te organy, jeśli chodzi o podatki, podlegają nadzorowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Jak krok po kroku dostać zaświadczenie o niezaleganiu?

Zdobycie zaświadczenia o niezaleganiu nie jest trudne i możesz to zrobić na kilka sposobów. Najszybciej i najwygodniej załatwisz to przez internet. Możesz skorzystać z e-Urzędu Skarbowego (znajdziesz go na portalu podatki.gov.pl), logując się przez Profil Zaufany albo podpisem kwalifikowanym. Podobnie z zaświadczeniami od ZUS-u – załatwisz to przez platformę PUE ZUS. Pomocny jest też portal biznes.gov.pl, który zbiera wiele informacji i ułatwia dostęp do usług urzędowych.

Jeśli wolisz tradycyjne metody, możesz złożyć wniosek osobiście w odpowiednim Urzędzie Skarbowym, placówce ZUS lub w lokalnym urzędzie. Wtedy musisz wypełnić odpowiedni formularz, np. ZAS-W dla US albo RWN dla ZUS. Możesz też wysłać wniosek pocztą, listem poleconym. Co do opłat, elektroniczne wersje zaświadczeń z e-Urzędu Skarbowego są zazwyczaj darmowe. Za papierową wersję z Urzędu Skarbowego możesz zapłacić opłatę skarbową, zwykle 21 zł. Zaświadczenia z ZUS są bezpłatne. Urzędy mają zazwyczaj 7 dni roboczych na wydanie zaświadczenia, ale wersje elektroniczne często dostaniesz o wiele szybciej, czasem od razu.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o niezaleganiu?

Czas, przez jaki Twoje zaświadczenie o niezaleganiu jest aktualne, zależy od tego, kto je wydał i czego dokładnie dotyczy. Jeśli chodzi o zaświadczenia z Urzędu Skarbowego dotyczące podatków, najczęściej mówi się o 6 miesiącach ważności od daty wydania. Czasem jednak podaje się 3 miesiące, więc zawsze warto sprawdzić adnotację na samym dokumencie albo dopytać w urzędzie, zwłaszcza jeśli instytucja, która tego wymaga, ma swoje własne zasady.

Zaświadczenia od ZUS-u dotyczące składek mają zwykle krótszy okres ważności – tylko 1 miesiąc od wydania. Wynika to z faktu, że składki rozlicza się co miesiąc. Po upływie tego terminu dokument po prostu traci ważność i musisz złożyć nowy wniosek. Nie ma czegoś takiego jak „przedłużenie” ważności; proces jest taki sam jak za pierwszym razem. Najlepiej składać wniosek o nowe zaświadczenie z wyprzedzeniem, żeby uniknąć sytuacji, gdy brak aktualnego dokumentu zablokuje Ci jakieś ważne plany.

Co się stanie, jeśli nie będziesz mieć aktualnego zaświadczenia?

Brak ważnego zaświadczenia o niezaleganiu może naprawdę namieszać w Twoich planach biznesowych lub finansowych. Najbardziej odczujesz to, gdy nie będziesz mógł startować w przetargach publicznych, co odcina Cię od wielu potencjalnie dochodowych kontraktów. Podobnie, trudniej będzie Ci dostać nowy kredyt bankowy albo podpisać umowę leasingową bez pokazania aktualnego dokumentu. Dotyczy to również wniosków o dotacje – tam zaświadczenie jest dowodem Twojej dobrej sytuacji finansowej.

Twoi kontrahenci, zwłaszcza jeśli są to instytucje publiczne, mogą odmówić współpracy lub dalszych działań, jeśli nie dostarczysz im wymaganego zaświadczenia. Czasami brak takiego dokumentu oznacza po prostu niedopełnienie formalności, co może prowadzić do dalszych problemów. Jeśli chodzi o urzędy, Urząd Skarbowy czy ZUS oczywiście odmówią wydania zaświadczenia, jeśli masz zaległości. Chyba że te zaległości zostały formalnie odroczone albo rozłożone na raty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej – wtedy zaświadczenie dostaniesz, ale z odpowiednią adnotacją.

Podsumowanie: Ten dokument to podstawa Twojej wiarygodności

Zaświadczenie o niezaleganiu to po prostu fundamentalna sprawa dla każdego podatnika. Potwierdza, jaki jest Twój status finansowy i czy możesz uchodzić za osobę wiarygodną. Dostajesz je z Urzędu Skarbowego, ZUS-u lub lokalnych urzędów i oficjalnie potwierdza, że nie masz zaległości w podatkach ani składkach. Potrzebujesz go naprawdę często – od starania się o kredyt czy dotacje, po udział w przetargach i zawieranie umów.

Dlatego tak ważne jest, żeby regularnie sprawdzać, czy Twoje zaświadczenie jest nadal aktualne i składać wnioski o nowe, zanim się przeterminuje. To klucz do tego, żeby wszystko szło gładko finansowo i żeby budować zaufanie na rynku. Posiadanie aktualnego zaświadczenia pokazuje, że jesteś odpowiedzialny i dobrze zorganizowany, co przekłada się na lepsze relacje z bankami, partnerami i urzędami.

Sprawdź, czy Twoje zaświadczenie jest nadal ważne i złóż wniosek o nowe, jeśli jest taka potrzeba. Dbaj o swoją płynność finansową i dobrą reputację w biznesie!

FAQ – najczęściej zadawane pytania o zaświadczenie o niezaleganiu

Czy zaświadczenie o niezaleganiu kosztuje?

Elektroniczna wersja zaświadczenia z e-Urzędu Skarbowego jest zazwyczaj darmowa. Za papierowe wydruki z Urzędu Skarbowego zapłacisz opłatę skarbową, zwykle 21 zł. Zaświadczenia z ZUS są bezpłatne.

Ile czasu zajmuje uzyskanie zaświadczenia?

Standardowo urząd ma do 7 dni roboczych na jego wydanie. Jednak wersje elektroniczne z e-Urzędu Skarbowego lub PUE ZUS często dostajesz o wiele szybciej, nawet od razu po złożeniu wniosku.

Czy mogę dostać zaświadczenie, jeśli mam rozłożone raty?

Tak, jeśli Twoje zaległości zostały formalnie rozłożone na raty albo ich termin płatności został odroczony, możesz dostać zaświadczenie. Będzie ono wtedy zawierało odpowiednią adnotację o tym, jak spłacasz swoje zobowiązania.

Czym różni się zaświadczenie z US od tego z ZUS?

Główna różnica tkwi w tym, jakie zobowiązania potwierdzają. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego (US) dotyczy podatków takich jak PIT, CIT, VAT i akcyza. ZUS-owskie zaświadczenie potwierdza natomiast brak zaległości w składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Co robić, gdy urząd skarbowy odmawia wydania zaświadczenia?

Jeśli dostaniesz odmowę wydania zaświadczenia z Urzędu Skarbowego (US), masz prawo złożyć zażalenie do tego samego urzędu w ciągu 7 dni od otrzymania odmowy. Jeśli odmowa pochodzi z ZUS, możesz złożyć odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Ważne, żeby dokładnie zrozumieć przyczynę odmowy.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!