Zarządca sukcesyjny – kto to? Jak zabezpieczyć firmę po śmierci przedsiębiorcy? Poradnik

Wyobraź sobie – prowadzisz biznes latami, budujesz go, dbasz o niego, a potem nagle, z dnia na dzień, wszystko może stanąć pod znakiem zapytania. Jak zapewnić, żeby Twoje dzieło przetrwało ten trudny czas? Tutaj z pomocą przychodzi zarządca sukcesyjny. To osoba, która przejmuje stery po Twojej śmierci, pilnując, by firma działała sprawnie, dopóki sprawy spadkowe się nie wyjaśnią. Przyjrzyjmy się bliżej, kto to taki, co robi, jak go powołać i dlaczego warto o tym pomyśleć zawczasu.

Kim jest zarządca sukcesyjny? To ktoś, kto ratuje firmę w potrzebie

Zarządca sukcesyjny to taka osoba, której powierzasz zarządzanie swoim biznesem na czas pożegnania. Jej głównym zadaniem jest pilnowanie, by wszystko funkcjonowało, tak jak powinno, aż spadkobiercy ustalą, co dalej. Działa ona we własnym imieniu, ale tak naprawdę to dla dobra przyszłych właścicieli. Czyli wykonuje wszystkie prawa i obowiązki zmarłego przedsiębiorcy, reprezentuje firmę na zewnątrz – w urzędach, sądach, wobec kontrahentów – i pilnuje jej finansów. Taka kadencja trwa zazwyczaj dwa lata od śmierci przedsiębiorcy, a informacja o zarządcy jest rejestrowana w CEIDG.

Zarządzanie bieżące to jego domena

Zarządca sukcesyjny sam decyduje w sprawach, które dotyczą codziennego funkcjonowania firmy. Czyli dba o zapasy, płaci rachunki, dogaduje się z dostawcami i utrzymuje kontakt z klientami. Ale jeśli chodzi o coś większego – na przykład sprzedaż kluczowych aktywów, duże inwestycje czy inne strategiczne ruchy – musi najpierw zapytać o zgodę spadkobierców. To taka forma zabezpieczenia ich interesów, żeby najważniejsze decyzje zapadały wspólnie.

Kto może zostać zarządcą sukcesyjnym? Sprawdźmy kryteria

Żeby zostać zarządcą sukcesyjnym, trzeba spełnić kilka warunków. Przede wszystkim musi to być osoba fizyczna, która w pełni może dokonywać czynności prawnych – czyli jest pełnoletnia i nie jest ubezwłasnowolniona. Nie może to być też ktoś, kogo sąd prawomocnie zakazał prowadzenia działalności gospodarczej. Nie ma znaczenia, czy zarządca będzie spokrewniony ze zmarłym przedsiębiorcą, czy nie.

Kandydatami na to stanowisko mogą być głównie:

• Małżonek zmarłego przedsiębiorcy, jeśli dziedziczy.
• Spadkobierca ustawowy lub testamentowy, który przyjął spadek.
• Zapisobierca, któremu przysługuje udział w firmie.

Pamiętaj, że osoba prawna, na przykład spółka z o.o., nie może być zarządcą sukcesyjnym. To musi być zawsze osoba fizyczna.

Jak ustanowić zarządcę sukcesyjnego? Krok po kroku

Masz dwie główne drogi, żeby powołać zarządcę – jeszcze za swojego życia lub po tym, jak odejdziesz. Każda z tych opcji ma swoje formalne wymogi.

Powołanie za życia przedsiębiorcy

Najprościej i najbezpieczniej jest zrobić to, póki żyjesz. Wystarczy napisać oświadczenie, w którym wskażesz, kto ma zostać zarządcą po Twojej śmierci. Osoba ta musi się na to zgodzić na piśmie. Ważne jest, żeby takie powołanie zarejestrować w CEIDG. Gdy tylko pojawi się w rejestrze, stanie się skuteczne i zarządca będzie mógł działać od razu po Twoim odejściu. Możesz też zdecydować o powołaniu prokurenta, który w razie Twojej śmierci automatycznie przejmie rolę zarządcy sukcesyjnego.

Powołanie po śmierci przedsiębiorcy

Jeśli nie zdążyłeś powołać zarządcy za życia, nic straconego. Osoby, które dziedziczą – spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, małżonek, zapisobierca – mają na to dwa miesiące od daty śmierci przedsiębiorcy. Często wymaga to wizyty u notariusza, a zgoda na powołanie zarządcy musi być wyrażona przez osoby posiadające łącznie co najmniej 85% udziałów w spadku. Tak jak poprzednio, żeby wszystko było formalne, zarządca musi zostać wpisany do CEIDG.

Obowiązki zarządcy sukcesyjnego: Co leży w jego gestii?

Głównym zadaniem zarządcy jest tymczasowe prowadzenie i zabezpieczenie firmy zmarłego. To sporo roboty, ale dzięki temu biznes nadal działa i jest chroniony.

Oto, czym dokładnie się zajmuje:

• Reprezentacja firmy: Zarządca jest twarzą firmy na zewnątrz. Rozmawia z kontrahentami, dostawcami, klientami, a także załatwia sprawy w urzędach i sądach. Podpisuje umowy, negocjuje, uczestniczy w postępowaniach.
• Zarządzanie finansami: Dba o bieżące finanse firmy – płaci rachunki, ściąga należności, zarządza kontem bankowym.
• Wypełnianie obowiązków publicznoprawnych: Odpowiada za terminowe opłacanie podatków (dochodowych, VAT) i składek do ZUS. Dba też o to, żeby firma miała ważne koncesje, zezwolenia czy licencje.
• Zarządzanie personelem: Dba o pracowników – wypłaca im pensje na czas, pilnuje przepisów BHP i dopełnia wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem.
• Ochrona majątku: Musi zadbać o to, żeby firmowy majątek był bezpieczny. Sprzedaż poszczególnych składników majątku jest możliwa tylko wtedy, gdy jest to konieczne do kontynuowania działalności.
• Działanie z należytą starannością: Zarządca powinien prowadzić firmę uczciwie i z troską o interesy spadkobierców. Jeśli zawiedzie, może ponieść odpowiedzialność. Na prośbę spadkobierców musi też przedstawić sprawozdanie ze swojej działalności.

Po ustanowieniu zarządcy, może on korzystać z firmowego konta bankowego, żeby opłacać bieżące wydatki.

Kwestie odpowiedzialności i ograniczeń

Ważne, żeby pamiętać – zarządca sukcesyjny nie staje się właścicielem firmy. Jest tylko tymczasowym zarządcą działającym w imieniu spadkobierców. Co do zasady, nie odpowiada za długi, które przedsiębiorca miał przed śmiercią. Ale jeśli źle zarządzał firmą, spadkobiercy mogą go pociągnąć do odpowiedzialności. W pewnych sytuacjach może też ponosić odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe lub składki ZUS. Jego rola jest tymczasowa – zazwyczaj do dwóch lat, ale sąd może ten okres wydłużyć, maksymalnie do pięciu lat.

Czego uniknąć? Konsekwencje braku zarządcy sukcesyjnego

Jeśli nie powołasz zarządcy sukcesyjnego, po Twojej śmierci firma może wpaść w spore tarapaty. Prawo przewidziało pewne mechanizmy ochronne, które uruchamiają się właśnie wtedy, gdy brakuje osoby zarządzającej.

Najważniejsze problemy, które mogą Cię spotkać:

• Umowy o pracę wygasają: Zgodnie z przepisami, umowy o pracę wygasają po 30 dniach od śmierci przedsiębiorcy, jeśli nie ma zarządcy sukcesyjnego. To oznacza utratę pracy dla pracowników i chaos operacyjny.
• Firma staje w miejscu: Bez osoby, która może reprezentować firmę, nie można zawierać nowych umów, realizować bieżących zobowiązań ani prowadzić spraw w sądach czy urzędach. Firma praktycznie przestaje działać.
• Problemy z identyfikacją podatkową: Numer NIP zmarłego przedsiębiorcy wygasa po jego śmierci. Brak szybkiego ustanowienia zarządcy (w ciągu 2 miesięcy) komplikuje sprawę identyfikacji podatkowej firmy i może prowadzić do sytuacji zbliżonej do likwidacji działalności.
• Pracownicy tracą świadczenia: Pracownicy mogą stracić prawo do pewnych świadczeń, jak zasiłki chorobowe, a obowiązki płatnicze (składki ZUS, podatki od wynagrodzeń) spadają na spadkobierców.
• Potencjalne konflikty między spadkobiercami: Brak jasnego mechanizmu zarządzania firmą w tym przejściowym okresie może prowadzić do sporów między osobami dziedziczącymi.

Powołanie zarządcy sukcesyjnego to sposób na uniknięcie tych wszystkich przykrych konsekwencji. Pozwala firmie działać dalej pod nazwą „w spadku” i daje spadkobiercom czas na uporządkowanie spraw i podjęcie decyzji.

Co mówią o zarządcy sukcesyjnym prawnicy i praktycy?

Prawnicy i osoby działające na rynku uważają zarządcę sukcesyjnego za bardzo przydatne narzędzie, które ułatwia płynne przejście firmy po śmierci właściciela. Podkreślają, że to dzięki niemu biznes może dalej funkcjonować i jego interesy są chronione.

Co jest na plus?

Eksperci wskazują na kilka ważnych zalet zarządcy sukcesyjnego:

• Ciągłość działania firmy: Pozwala na nieprzerwane prowadzenie biznesu, realizowanie umów i reprezentowanie firmy, minimalizując negatywne skutki śmierci przedsiębiorcy.
• Oszczędność czasu na formalności: Spadkobiercy mają czas na przyjęcie spadku i podjęcie decyzji o przyszłości firmy, nie działając pod presją.
• Elastyczność powołania: Zarządcę można wyznaczyć za życia lub po śmierci przedsiębiorcy, co daje pewną swobodę.
• Możliwość przedłużenia kadencji: W skomplikowanych sprawach spadkowych sąd może przedłużyć kadencję zarządcy nawet do 5 lat, co jest kluczowe dla stabilności firmy.

Na co zwrócić uwagę?

Jednocześnie prawnicy wskazują na pewne ograniczenia i wyzwania:

• Rozwiązanie tymczasowe: Zarząd sukcesyjny to rozwiązanie przejściowe, a nie długoterminowy plan sukcesji. Dwa lata mogą nie wystarczyć na pełne uporządkowanie spraw spadkowych i wybór stałego sukcesora.
• Niska świadomość problemu: Mimo że mechanizm istnieje od 2018 roku, wielu przedsiębiorców wciąż o nim nie wie lub nie korzysta z tej opcji.
• Skomplikowane procedury: Szczególnie powołanie zarządcy po śmierci właściciela może wiązać się ze złożonymi formalnościami notarialnymi i koniecznością uzyskania zgód spadkobierców.

Prawnicy zgodnie radzą, żeby przedsiębiorcy planowali ustanowienie zarządcy sukcesyjnego z wyprzedzeniem. To powinno być częścią szerszego planu sukcesji.

Podsumowanie: Zarządca sukcesyjny – niezbędny element planowania swojej przyszłości

Zarządca sukcesyjny to ktoś, kto zapewnia stabilność i ciągłość działania firmy po śmierci jej właściciela. Jego powołanie pozwala uniknąć chaosu, chroni miejsca pracy, zabezpiecza majątek i daje spadkobiercom potrzebny czas na załatwienie formalności spadkowych. Chociaż to rozwiązanie tymczasowe, jest nieocenionym mechanizmem ochronnym, który minimalizuje ryzyko związane z nieprzewidzianymi sytuacjami. Planowanie powołania zarządcy sukcesyjnego powinno być integralną częścią strategii każdego przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność lub spółkę cywilną.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o zarządcę sukcesyjnego

Czym dokładnie jest zarządca sukcesyjny?

Zarządca sukcesyjny to osoba fizyczna, która po śmierci przedsiębiorcy przejmuje tymczasowe zarządzanie jego jednoosobową działalnością gospodarczą lub spółką cywilną, dbając o jej ciągłość do czasu uregulowania spraw spadkowych.

Jak długo trwa kadencja zarządcy sukcesyjnego?

Kadencja zarządcy sukcesyjnego trwa zazwyczaj do dwóch lat od śmierci przedsiębiorcy. Jednak w uzasadnionych przypadkach sąd może przedłużyć ten okres maksymalnie do pięciu lat.

Czy zarządca sukcesyjny ponosi odpowiedzialność za długi zmarłego przedsiębiorcy?

Co do zasady, zarządca sukcesyjny nie odpowiada osobiście za długi przedsiębiorcy zaciągnięte przed jego śmiercią. Może jednak ponieść odpowiedzialność wobec spadkobierców za niewłaściwe zarządzanie firmą, a w niektórych sytuacjach subsydiarnie za zobowiązania podatkowe lub ZUS.

Kto może być wyznaczony na zarządcę sukcesyjnego?

Na zarządcę sukcesyjnego może zostać powołana osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych (jest pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona) i nie została prawomocnie pozbawiona prawa do prowadzenia działalności gospodarczej. Mogą to być członkowie rodziny, spadkobiercy, lub nawet osoby niespokrewnione.

Co się stanie, jeśli przedsiębiorca nie powoła zarządcy sukcesyjnego za życia?

Jeśli przedsiębiorca nie powoła zarządcy sukcesyjnego, umowy o pracę z pracownikami wygasną po 30 dniach od śmierci, działalność firmy może zostać sparaliżowana, a NIP przedsiębiorcy wygaśnie, co skomplikuje dalsze funkcjonowanie i może prowadzić do sporów między spadkobiercami.

Czy zarządca sukcesyjny jest właścicielem firmy?

Nie, zarządca sukcesyjny nie jest właścicielem firmy. Działa on w swoim imieniu, ale na rzecz i w interesie właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, czyli spadkobierców.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!