Zarząd sukcesyjny – co to? Jak zabezpieczyć firmę po śmierci właściciela? Poradnik

Śmierć właściciela firmy jednoosobowej to moment, który może postawić pod znakiem zapytania jej dalsze funkcjonowanie. Na szczęście polskie prawo przewiduje mechanizm, który ma temu zapobiec – zarząd sukcesyjny. To rozwiązanie pozwala firmie działać dalej, nim sprawy spadkowe zostaną formalnie uregulowane. Dzięki niemu można chronić interesy wszystkich – spadkobierców, pracowników i samego przedsiębiorstwa. W tym artykule zabieram Was w podróż przez świat zarządu sukcesyjnego, wyjaśniając, czym dokładnie jest, kto może nim zarządzać, jak go ustanowić, jakie korzyści przynosi, a także gdzie leżą jego granice.

Czym jest zarząd sukcesyjny i jaka jest jego rola?

Zarząd sukcesyjny to taki „pomost” prawny, który umożliwia firmie prowadzonej przez osobę fizyczną funkcjonowanie po śmierci jej właściciela. Jego głównym zadaniem jest zapewnienie ciągłości działalności, aż spadkobiercy formalnie przejmą firmę lub zapadnie decyzja o jej sprzedaży. W tym procesie kluczową rolę odgrywa zarządca sukcesyjny. Działa on we własnym imieniu, ale pamiętajcie – działa na rzecz spadkobierców i przedsiębiorstwa w spadku.

Zarządca przejmuje bieżące prowadzenie firmy. To oznacza, że kontaktuje się z klientami i kontrahentami, pilnuje podatków i płatności wobec wierzycieli, a także dba o pracowników. Zazwyczaj zarządca zajmuje się sprawami „zwykłego zarządu”. Jeśli jednak potrzebne są bardziej znaczące kroki – jak sprzedaż dużych aktywów – musi mieć zgodę spadkobierców lub, w skrajnych przypadkach, zgodę sądu. Cały ten mechanizm opiera się na przepisach dotyczących „przedsiębiorstwa w spadku”.

Podstawowe założenia zarządu sukcesyjnego

Zarząd sukcesyjny działa na kilku prostych, ale ważnych zasadach. Przede wszystkim pamiętajcie, że to rozwiązanie tymczasowe. Jego celem jest zapewnienie, że firma „nie zgaśnie” w krytycznym okresie. Kluczowe jest utrzymanie ciągłości działania, co daje spadkobiercom czas i spokój na podjęcie ważnych decyzji o przyszłości firmy.

Zarządca, działając w ramach „zwykłego zarządu”, ma sporą swobodę w codziennych operacjach. Ale jeśli chodzi o poważniejsze sprawy, jak wspomniana sprzedaż aktywów, konieczne jest zaangażowanie spadkobierców lub sądu. Co ciekawe, zarządcę można powołać jeszcze za życia właściciela, co jest znacznie prostsze, lub już po jego śmierci. Całość tej procedury reguluje ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej.

Etapy ustanowienia zarządu sukcesyjnego: Kiedy i jak działać?

Ustanowienie zarządu sukcesyjnego to proces, który można przeprowadzić na dwa sposoby: za życia przedsiębiorcy lub już po jego śmierci. Szczerze mówiąc, pierwsza opcja jest zdecydowanie prostsza i pozwala uniknąć wielu stresów i formalności w trudnym momencie.

Ustanowienie za życia przedsiębiorcy (zalecane)

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i masz wpis w CEIDG, możesz powołać zarządcę sukcesyjnego jeszcze za swojego życia. Wystarczy pisemne oświadczenie, w którym wskażesz konkretną osobę (lub nawet prokurenta!), która przejmie stery. Taka osoba musi wyrazić pisemną zgodę, co można zrobić nawet w tym samym dokumencie. Następnie składasz wniosek o wpisanie zarządcy do CEIDG. Pamiętajcie, że zarząd sukcesyjny zaczyna obowiązywać dopiero, gdy Was zabraknie. Największa zaleta? Oszczędzacie sobie i bliskim kosztów i zachodu z notariuszem po śmierci.

Ustanowienie po śmierci przedsiębiorcy

Jeśli nie zdążyłeś powołać zarządcy za życia, nic straconego – można to zrobić po śmierci. Proces jest jednak bardziej skomplikowany. Po pierwsze, spadkobiercy muszą w ciągu dwóch miesięcy od śmierci przyjąć spadek. Następnie, aby ustanowić zarządcę, potrzebna jest zgoda osób, które łącznie posiadają co najmniej 85% udziałów w spadku po firmie. Te zgody, wraz z pisemnym oświadczeniem kandydata na zarządcę, muszą zostać potwierdzone aktem notarialnym. Po tym czeka Was jeszcze wniosek do CEIDG. Urząd może nawet pozwolić zarządcy działać od momentu złożenia wniosku.

Ograniczenia w ustanowieniu

Są sytuacje, kiedy zarząd sukcesyjny nie jest możliwy. Jeśli firma jest w trakcie postępowania upadłościowego, nic z tego. Zawieszenie działalności nie jest jednak przeszkodą. Co ważne, zarządcą może zostać również jeden ze spadkobierców, niezależnie od tego, czy ustalenie następuje za życia, czy po śmierci.

Kluczowe korzyści z zastosowania zarządu sukcesyjnego

Zarząd sukcesyjny to naprawdę świetne narzędzie, które pomaga firmie przetrwać trudny okres po śmierci właściciela. Daje pewność i chroni to, co zostało zbudowane.

• Płynność finansowa: Zarządca ma dostęp do kont firmowych, co pozwala na terminowe opłacanie faktur, pensji dla pracowników czy rat kredytów. Firma nie zostaje nagle bez pieniędzy.
• Kontynuacja umów: Wszystkie podpisane umowy z klientami i dostawcami mogą być realizowane dalej. To kluczowe, żeby nie tracić kontraktów i utrzymywać dobre relacje biznesowe.
• Zachowanie tożsamości prawnej: Firma nadal funkcjonuje pod tym samym numerem NIP. Ułatwia to rozliczanie podatków i prowadzenie księgowości bez przerw.
• Utrzymanie uprawnień: Jeśli firma posiada specjalne koncesje czy licencje, zarząd sukcesyjny pozwala je utrzymać. Nie trzeba przechodzić przez żmudne procedury ich ponownego uzyskiwania.
• Ochrona miejsc pracy: Zarządca dba o to, by umowy z pracownikami były nadal ważne. Dzięki temu zespół ma poczucie stabilności i bezpieczeństwa.
• Minimalizacja chaosu: Nagła śmierć właściciela często prowadzi do chaosu. Zarząd sukcesyjny wprowadza porządek i sprawia, że firma działa dalej bez większych zakłóceń.

Potencjalne ryzyka i ograniczenia zarządu sukcesyjnego

Mimo wielu zalet, zarząd sukcesyjny ma też swoje minusy, o których warto pamiętać. To głównie instytucja przejściowa, a nie docelowe rozwiązanie.

• Tymczasowy charakter: Zarząd sukcesyjny może trwać maksymalnie dwa lata od śmierci przedsiębiorcy, choć w wyjątkowych sytuacjach można ten okres przedłużyć do pięciu lat. Po tym czasie firma musi mieć już docelowego właściciela.
• Nie zastępuje sukcesji: Zarząd sukcesyjny to tylko „most”. Zapewnia ciągłość działania, ale nie jest właściwym przekazaniem firmy w ręce następcy.
• Potrzeba następcy: Ta instytucja działa najlepiej, gdy jest realna szansa, że ktoś przejmie firmę. Jeśli nie ma kandydata, zarząd sukcesyjny jedynie przedłuża moment, w którym firma przestanie istnieć lub zostanie sprzedana.
• Nie zastępuje planowania: Co najważniejsze, zarząd sukcesyjny nie zwalnia z potrzeby gruntownego planowania sukcesji. Długoterminowy sukces firmy wymaga proaktywnego działania, wyboruz sukcesorów i odpowiednich przygotowań.

Zarząd sukcesyjny a tradycyjne planowanie sukcesji: Kluczowe różnice

Zarząd sukcesyjny i tradycyjne planowanie sukcesji to dwie różne rzeczy. Choć obie mają na celu zapewnienie ciągłości działania firmy, robią to na swój sposób.

Kluczowa różnica polega na ich naturze. Zarząd sukcesyjny to rozwiązanie reaktywne, wprowadzone konkretną ustawą. Jego głównym celem jest zabezpieczenie firmy w sytuacji kryzysowej po śmierci właściciela. Zarządca działa tymczasowo i w ramach zwykłego zarządu. Z kolei tradycyjne planowanie sukcesji to proces proaktywny i strategiczny, inicjowany przez właściciela za jego życia. Obejmuje przygotowanie firmy do przekazania, przekształcenia (np. w spółkę), wybór i szkolenie sukcesorów, a także przekazanie wiedzy i wartości.

Kolejna ważna różnica to moment ustanowienia i zakres uprawnień. Zarząd sukcesyjny można powołać za życia lub po śmierci, ale jego działanie jest ograniczone czasowo i często wymaga zgody spadkobierców. Tradycyjne planowanie pozwala na pełniejsze i bardziej strategiczne przekazanie firmy, z myślą o jej długoterminowym rozwoju. Zarząd sukcesyjny jest świetnym narzędziem na co dzień w razie nieprzewidzianej śmierci, ale nie zastąpi kompleksowego planowania, które jest fundamentem długoterminowego sukcesu.

Statystyki i wpływ zarządu sukcesyjnego na przetrwanie firm

Od kiedy wprowadzono zarząd sukcesyjny w 2018 roku, wiele firm jednoosobowych zyskało szansę na przetrwanie po śmierci właściciela. Wcześniej szacowano, że rocznie znikało z rynku nawet 800 takich przedsiębiorstw. Zarząd sukcesyjny znacząco poprawił tę statystykę.

Obecnie widzimy rosnące zainteresowanie tą instytucją, chociaż nadal niewielki odsetek wszystkich JDG z niej korzysta. Do końca 2022 roku powołano ponad 40 tysięcy zarządców sukcesyjnych. Warto zauważyć, że w firmach zatrudniających pracowników zarząd sukcesyjny jest częściej stosowany – tam, gdzie ciągłość jest naprawdę kluczowa. Mimo to, ogólny wskaźnik nadal pokazuje, że musimy więcej mówić o korzyściach płynących z tej instytucji. Statystyki dotyczące firm rodzinnych, gdzie tylko niewielki procent sukcesów przechodzi do kolejnych pokoleń, tylko podkreślają, jak ważne jest świadome planowanie sukcesji, a zarząd sukcesyjny może być jego częścią.

Rekomendacje ekspertów dotyczące planowania sukcesji

Specjaliści od planowania sukcesji biznesowej zgodnie podkreślają, że kluczem jest proaktywne podejście i kompleksowe przygotowanie, które wykracza poza ramy zarządu sukcesyjnego. Choć zarządca zapewnia ciągłość działania, to faktyczne przekazanie firmy wymaga czegoś więcej.

Oto najważniejsze wskazówki od ekspertów:

• Rozwój kompetencji sukcesorów: Warto inwestować w szkolenia i mentoring osób, które mają przejąć firmę. Ważne są zarówno umiejętności biznesowe, jak i te miękkie – komunikacja czy budowanie relacji.
• Diagnoza i plan działania: Regularnie oceniajcie stan firmy i twórzcie szczegółowy plan sukcesji, uwzględniający wszystkie aspekty – od operacyjnych po prawne.
• Minimalizacja ryzyk: Skonsultujcie się ze specjalistami, aby zoptymalizować strukturę firmy i zabezpieczyć ją przed potencjalnymi problemami. Czasem warto rozważyć rozwiązania typu fundacje rodzinne.
• Uczenie się od innych: Czerpcie inspirację z doświadczeń innych firm, zarówno w kraju, jak i za granicą. Korzystajcie z sieci wsparcia.
• Profesjonalne doradztwo: Nie bójcie się korzystać z pomocy prawników czy doradców biznesowych. Pomogą oni stworzyć skuteczny plan.

Eksperci dodają, że najważniejsza jest elastyczność, mądre zarządzanie ryzykiem i inwestycja w przyszłych liderów firmy.

Podsumowanie

Zarząd sukcesyjny to niezwykle ważna instytucja, która stanowi solidne zabezpieczenie dla firm prowadzonych przez osoby fizyczne, zwłaszcza w trudnym okresie po śmierci właściciela. Jego głównym celem jest zapewnienie ciągłości działania, ochrona miejsc pracy i utrzymanie relacji biznesowych oraz finansowych aż do momentu uregulowania spraw spadkowych. Pamiętajcie jednak, że to rozwiązanie tymczasowe, które pełni rolę pomostu, a nie ostatecznego planu sukcesji.

Choć zarząd sukcesyjny jest niezwykle cenny, to jego znaczenie nie zastąpi kompleksowego, tradycyjnego planowania sukcesji. Proaktywne przygotowania za życia, wybór i szkolenie sukcesorów oraz strategiczne decyzje dotyczące przyszłości firmy to klucz do jej trwałego przetrwania i rozwoju. Dlatego też zachęcam Was do rozpoczęcia planowania sukcesji już dziś. Skonsultujcie się ze specjalistami i rozważcie ustanowienie zarządcy sukcesyjnego jako integralnej części Waszego szeroko zakrojonego planu, który zapewni stabilną przyszłość Waszym przedsiębiorstwom.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o zarząd sukcesyjny

Kto może zostać zarządcą sukcesyjnym?

Zarządcą sukcesyjnym może być każda osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych – czyli jest pełnoletnia i nie została ubezwłasnowolniona. Przepisy pozwalają też, aby funkcję tę objął małżonek przedsiębiorcy, spadkobierca (ustawowy lub testamentowy), a także prokurent, który miał umocowanie do reprezentowania firmy przed śmiercią właściciela.

Jak długo może trwać zarząd sukcesyjny?

Standardowo zarząd sukcesyjny może trwać do dwóch lat od śmierci przedsiębiorcy. W uzasadnionych przypadkach, gdy sprawy spadkowe czy reorganizacja firmy wymagają więcej czasu, można ten okres przedłużyć. Maksymalny czas trwania zarządu sukcesyjnego to jednak pięć lat od daty śmierci właściciela.

Czy zarząd sukcesyjny jest obowiązkowy?

Nie, zarząd sukcesyjny nie jest obowiązkowy. Jest to rozwiązanie fakultatywne, choć bardzo zalecane. Przedsiębiorca może sam powołać zarządcę za życia, lub mogą to zrobić spadkobiercy po jego śmierci. Dzięki temu firma zachowuje ciągłość i chroni swoją wartość.

Co się dzieje z firmą, jeśli nie zostanie ustanowiony zarząd sukcesyjny?

Jeśli firma nie będzie miała zarządu sukcesyjnego, po śmierci właściciela jej działalność może zostać wstrzymana. Przedsiębiorstwo staje się częścią spadku, a jego dalsze losy zależą od decyzji spadkobierców. Często oznacza to likwidację lub sprzedaż w ramach postępowania spadkowego, co nierzadko prowadzi do utraty wartości.

Czy zarządca sukcesyjny odpowiada za długi firmy?

Zarządca sukcesyjny działa w swoim imieniu, ale na rzecz spadkobierców i przedsiębiorstwa w spadku. Co do zasady, nie ponosi on osobistej odpowiedzialności za długi firmy, które powstały przed jego powołaniem. Odpowiada jednak za szkody wyrządzone z jego winy, na przykład w wyniku zaniedbań, a także za prawidłowe prowadzenie spraw firmy w okresie swojej kadencji.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!