Zaległy urlop to po prostu niewykorzystane dni wolne od pracy, które nabyłeś w poprzednim roku kalendarzowym, ale z różnych powodów nie udało Ci się ich odebrać. Wszystko to reguluje Kodeks pracy, a konkretnie artykuł 168, który mówi o terminie, do kiedy musisz taki urlop wykorzystać. Czyli, mówiąc prościej, masz prawo do tych dni wolnych, a Twój szef musi Ci je dać w odpowiednim czasie. Warto o tym pamiętać, bo zarówno Ty, jak i Twój pracodawca możecie mieć kłopoty, jeśli się tego nie dopilnuje.
Czym zaległy urlop różni się od zwykłego?
Zaległy urlop to po prostu ta część Twojego rocznego wymiaru, która nie zmieściła się w poprzednim roku. Przenosisz ją po prostu na kolejny rok. Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy, zwykły urlop wypoczynkowy powinieneś wykorzystać w roku, którego dotyczy. A ile Ci przysługuje? W Polsce zazwyczaj masz 20 dni wolnego, jeśli pracujesz krócej niż 10 lat, albo 26 dni, gdy Twój staż pracy przekracza dekadę.
Kluczowe przepisy i terminy dotyczące zaległego urlopu
Kiedy musisz wykorzystać zaległy urlop?
Twój pracodawca ma obowiązek dać Ci zaległy urlop najpóźniej do 30 września roku następującego po tym, w którym nabyłeś do niego prawo. Czyli, jeśli masz urlop zaległy za 2024 rok, musisz go odebrać do 30 września 2025 roku. To jest ten najważniejszy termin, wynikający z art. 168 Kodeksu pracy.
Obowiązek pracodawcy to nie prośba
Udzielenie zaległego urlopu do końca września to obowiązek szefa, a nie jakaś jego dobra wola. Nie czeka on na Twoją prośbę – to on musi pilnować, żebyś wykorzystał te dni. Jeśli tego nie zrobi, może się narazić na kontrolę i kary ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
Czy szef może Ci narzucić termin urlopu?
Tak, pracodawca ma prawo do tak zwanego zarządzenia urlopu jednostronnie. Może Ci wyznaczyć konkretny termin, nawet jeśli masz inne plany albo nie uwzględniłeś tego w swoim planie urlopów. Dzieje się tak zazwyczaj, gdy zbliża się 30 września i trzeba się upewnić, że urlop zostanie wykorzystany. Czasem zdarzały się też przepisy szczególne, jak podczas pandemii COVID-19, które pozwalały wysłać pracownika na zaległy urlop nawet na 30 dni.
Nie możesz się zrzec urlopu
Ważne: nie możesz zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego. Tak stanowi art. 152 § 2 Kodeksu pracy. Każde takie zrzeczenie jest nieważne. Twoje prawo do dni wolnych zawsze pozostaje.
Konsekwencje dla pracodawcy za nieudzielenie zaległego urlopu
Jakie kary grożą za nieudzielenie zaległego urlopu?
Jeśli Twój szef nie udzieli Ci zaległego urlopu do 30 września, to jest to wykroczenie przeciwko Twoim prawom. Grozi za to kara grzywny. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, pracodawca może dostać mandat od 1 000 zł nawet do 30 000 zł. Kontrolę i nałożenie kary przeprowadza Państwowa Inspekcja Pracy.
Czy tracisz urlop po 30 września?
Nie, Twoje prawo do zaległego urlopu nie znika magicznie po 30 września. Nadal możesz go żądać albo dostać ekwiwalent pieniężny, jeśli rozwiązujesz umowę o pracę. Jednak to pracodawca ponosi odpowiedzialność i ryzykuje karę, jeśli nie da Ci urlopu w ustawowym terminie.
Przedawnienie urlopu zaległego
Po jakim czasie przedawnia się prawo do zaległego urlopu?
Prawo do zaległego urlopu przedawnia się po 3 latach. Liczy się to od dnia, kiedy urlop stał się wymagalny. Zazwyczaj jest to pierwszy dzień roku kalendarzowego po tym, za który urlop został nabyty, ale często przyjmuje się datę 30 września, czyli termin, do kiedy urlop powinien być udzielony.
- Przykład: Urlop zaległy z 2020 roku (do wykorzystania do 30 września 2021 r.) przedawnił się z końcem dnia 30 września 2024 r. Czyli jeśli nie wykorzystałeś go do tego momentu, straciłeś prawo do żądania go lub ekwiwalentu przy zwolnieniu.
- Urlop zaległy z 2024 roku przedawni się z końcem dnia 30 września 2028 r.
Urlop na żądanie a zaległy urlop
Czy niewykorzystany urlop na żądanie staje się zaległym?
Tak, jeśli nie wykorzystasz dni z puli urlopu na żądanie, to stają się one urlopem zaległym. Pamiętaj, że urlop na żądanie to do 4 dni w roku, które możesz wziąć z dnia na dzień. Jeśli ich nie wykorzystasz, podlegają tym samym zasadom, co inne dni zaległe, czyli musisz je odebrać do 30 września następnego roku.
Jak pracodawca zarządza zaległym urlopem?
Zalecenia dla pracodawcy
Pracodawcy powinni traktować zaległy urlop priorytetowo. Najlepiej, żeby pracownicy najpierw wykorzystywali zaległe dni z poprzedniego roku, a dopiero potem te z bieżącego. To pomaga efektywnie zarządzać czasem i zapobiega kumulacji dni wolnych.
Strategie na lepsze zarządzanie urlopem
Aby uniknąć problemów z terminem 30 września, pracodawcy powinni działać z wyprzedzeniem. Dobrym pomysłem jest tworzenie harmonogramów urlopów, korzystanie z systemów HR do śledzenia wykorzystania dni wolnych i wysyłanie przypomnień pracownikom. Wczesne planowanie ułatwia zarządzanie nieobecnościami w zespole.
Nadwyżka lub niedobór urlopu
Jeśli pracownik wykorzysta więcej urlopu niż mu przysługuje, pracodawca może potrącić nadwyżkę z wynagrodzenia. Inaczej jest w przypadku niedoboru – jeśli zaległy urlop nie może zostać udzielony przed zakończeniem pracy, pracodawca musi wypłacić Ci ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni.
Statystyki i trendy dotyczące zaległego urlopu
Jak często Polacy nie wykorzystują urlopu?
Według danych z 2025 roku, aż 34% Polaków nie wykorzystało swojego urlopu wypoczynkowego w poprzednim roku. Sporo osób gromadzi więc zaległe dni. Co więcej, badania pokazują, że wielu pracowników w trakcie urlopu wciąż odbiera telefony służbowe czy odpowiada na maile, co sugeruje, że trudno im się naprawdę oderwać od pracy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o zaległy urlop
Co to jest zaległy urlop i czym różni się od zwykłego?
Zaległy urlop to niewykorzystany urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku. Pracodawca musi go Ci udzielić do 30 września następnego roku. Zwykły urlop powinieneś wykorzystać w roku, którego dotyczy.
Do kiedy muszę wykorzystać zaległy urlop?
Do 30 września roku kalendarzowego następującego po roku, w którym nabyłeś do niego prawo. Pracodawca może nawet sam wyznaczyć Ci termin.
Czy pracodawca może zmusić mnie do wzięcia zaległego urlopu?
Tak, pracodawca ma prawo wysłać Cię na zaległy urlop jednostronnie, zwłaszcza gdy zbliża się 30 września. Robi to, by upewnić się, że urlop zostanie wykorzystany i aby zachować zgodność z prawem.
Co się stanie, jeśli nie wykorzystam zaległego urlopu do 30 września?
Twoje prawo do urlopu nie przepada od razu po 30 września – przedawnia się dopiero po 3 latach od daty wymagalności. Jednak pracodawca, który Ci go nie udzielił w terminie, naraża się na kary finansowe od Państwowej Inspekcji Pracy.
Czy mogę otrzymać ekwiwalent pieniężny za zaległy urlop, jeśli nadal pracuję?
Zazwyczaj nie. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop dostaniesz tylko wtedy, gdy rozwiązujesz umowę o pracę i urlop nie został wcześniej udzielony. Kiedy pracujesz, masz prawo do urlopu, a nie jego finansowego odpowiednika.
Czy urlop na żądanie też może stać się urlopem zaległym?
Tak, jeśli nie wykorzystasz wszystkich 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku, pozostałe dni stają się urlopem zaległym i podlegają tym samym zasadom co inne zaległe dni.
Zrozumienie zasad dotyczących zaległego urlopu jest naprawdę ważne, zarówno dla Ciebie, jak i dla pracodawcy. Pamiętaj o terminie 30 września i potencjalnych konsekwencjach prawnych. Zachęcam Cię do aktywnego planowania swoich dni wolnych, żebyś w pełni mógł korzystać z należnego Ci odpoczynku. A Ty, drogi pracodawco, podejdź do tego obowiązku z należytą starannością, żeby wszystko było zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i żebyś uniknął kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
Upewnij się, ile zaległego urlopu Ci przysługuje i zaplanuj jego wykorzystanie. Pracodawco, zadbaj o zgodność z przepisami, żeby uniknąć kar!
Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!
Paweł Cengiel
Cechuję się holistycznym podejściem do SEO, tworzę i wdrażam kompleksowe strategie, które odpowiadają na konkretne potrzeby biznesowe. W pracy stawiam na SEO oparte na danych (Data-Driven SEO), jakość i odpowiedzialność. Największą satysfakcję daje mi dobrze wykonane zadanie i widoczny postęp – to jest mój „drive”.
Wykorzystuję narzędzia oparte na sztucznej inteligencji w procesie analizy, planowania i optymalizacji działań SEO. Z każdym dniem AI wspiera mnie w coraz większej liczbie wykonywanych czynności i tym samym zwiększa moją skuteczność.
