XLS – co to za format pliku? Wszystko, co musisz wiedzieć

Format pliku XLS to starszy, ale wciąż bardzo rozpoznawalny format arkusza kalkulacyjnego, który przez lata był podstawowym wyborem dla Microsoft Excel, od wersji 97 aż po 2003. W takich plikach przechowujemy dane w tabelkach, formuły, wykresy, a nawet makra VBA. Mimo że pojawił się jego następca, format XLSX, pliki XLS nadal mają znaczenie, zwłaszcza gdy musimy zadbać o kompatybilność ze starszym oprogramowaniem. Przyjrzyjmy się bliżej, skąd wziął się format XLS, jakie ma cechy, do czego się przydaje i jakie stawia nam ograniczenia, porównując go też z jego młodszym bratem.

Skąd wziął się format XLS i jak wyglądała jego historia?

Historia formatu XLS zaczyna się wraz z pierwszymi wersjami Microsoft Excel, które pojawiły się na Macach już w 1985 roku, a na Windows dwa lata później. Rdzeń tego formatu stanowi Binary Interchange File Format (BIFF) – autorski format binarny firmy Microsoft, który skutecznie pozwalał na przechowywanie danych arkusza. Przez wiele lat XLS był domyślnym wyborem, dopóki w 2007 roku nie pojawił się pakiet Office 2007 z nowym formatem. Warto pamiętać, że XLS miał swoje wady – na przykład jeden arkusz mógł pomieścić tylko 65 535 wierszy i 255 kolumn. Zanim pojawił się Excel, Microsoft miał w swoim portfolio program Multiplan, również arkusz kalkulacyjny, ale to właśnie Excel zyskał ogromną popularność.

Co sprawia, że pliki XLS są takie, jakie są? Kluczowe cechy i struktura

Plik XLS jest formatem binarnym. To znaczy, że nie odczytasz go jako zwykły tekst – jego zawartość jest dla nas nieczytelna bez odpowiedniego programu. Cała struktura opiera się na koncepcji tzw. „storages” (czyli kontenerów), „streams” (strumieni) i „substreams” (podstrumieni), co jest zgodne z zasadami Binary Interchange File Format (BIFF). Wewnątrz takiego pliku znajdziemy różne rzeczy: liczby, tekst, skomplikowane formuły, funkcje matematyczne czy statystyczne, wykresy, a także podstawowe opcje formatowania komórek. Jak już wspomniałem, ograniczenie to 65 535 wierszy i 255 kolumn na arkusz. Formatowanie to między innymi: czcionka, kolor tła, sposób wyrównania tekstu czy obramowania – wszystko to jest zapisane w samym pliku.

Do czego najczęściej używamy plików XLS?

Najprościej mówiąc, pliki XLS służą do przechowywania i analizowania danych w formie tabel. To niezastąpione narzędzie w finansach, księgowości, medycynie, produkcji, marketingu czy logistyce. XLS jest też używany po to, by zapewnić kompatybilność ze starszymi wersjami Excela albo z systemami, które nie radzą sobie z nowszymi formatami. Co więcej, pliki XLS mogą zawierać makra w języku VBA, co pozwala na automatyzację wielu powtarzalnych zadań i przeprowadzanie skomplikowanych obliczeń. Fajne jest to, że pliki XLS otworzymy i edytujemy w wielu różnych programach, jak Microsoft Excel, LibreOffice Calc czy Google Sheets, co bardzo ułatwia pracę zespołową.

Jak otworzyć i edytować plik XLS?

Otwarcie i edycja plików XLS nie stanowią problemu, bo mamy do dyspozycji mnóstwo programów. Oczywiście, pełną kompatybilność zapewnia Microsoft Excel, dostępny na komputery stacjonarne i mobilne. Świetną, darmową i otwartoźródłową alternatywą jest LibreOffice Calc. Jeśli wolisz pracę online, Google Sheets pozwoli Ci edytować pliki XLS przez przeglądarkę, co jest wygodne, gdy chcesz mieć dostęp z każdego urządzenia. Użytkownicy komputerów Mac mogą też śmiało sięgać po Apple Numbers.

Poza tymi najbardziej znanymi, jest jeszcze kilka innych narzędzi, które mogą się przydać:

• XLS Edit: Prosta aplikacja na Windows do tworzenia, otwierania i edycji plików XLS i XLSX.
• XLS Editor (Chrome Extension): Rozszerzenie do Chrome, które współpracuje z LibreOffice Online i pozwala edytować pliki XLS, XLSX i ODS bezpośrednio w przeglądarce.
• XLSX Sheets: Aplikacja na iOS, która pomaga tworzyć, edytować i zarządzać arkuszami, wspierając formuły i wykresy.
• Aspose Online Excel Editor: Narzędzie online, które umożliwia edycję plików XLS bez potrzeby instalowania czegokolwiek.

Większość nowoczesnych programów do arkuszy kalkulacyjnych, nawet tych spoza rodziny Microsoft, nadal potrafi otworzyć i edytować pliki XLS. To pokazuje, że ten format wciąż jest w użyciu.

Jakie problemy i ograniczenia niosą ze sobą pliki XLS?

Zdarza się, że w plikach XLS pojawiają się błędy wyświetlania formuł czy danych. Najczęściej widzimy symbole `#####`, gdy zawartość komórki jest za szeroka. Podobny problem może pojawić się przy formułach tablicowych, gdy dane nie mają gdzie się „rozlać” i napotykają przeszkody. Pliki XLS, ze względu na swoją binarną naturę, mogą też działać wolniej, zwłaszcza gdy zbliżamy się do limitów rozmiaru czy złożoności. Wtedy pliki ładują się dłużej, a czasem program może się zawiesić.

Inne typowe problemy to:

• Kłopoty z importem i formatowaniem danych: Czasami pojawiają się konflikty związane z datami, znikające zera w kodach pocztowych czy źle połączone komórki.
• Uszkodzenia i problemy z dostępem: Pliki XLS są bardziej podatne na uszkodzenia niż nowsze formaty, co może sprawić, że w ogóle nie będziemy mogli ich otworzyć.
• Ograniczenia funkcjonalności: Format XLS nie obsługuje wielu nowych funkcji z nowszych wersji Microsoft Excel, co ogranicza jego użycie w bardziej zaawansowanych analizach.
• Mniejsze bezpieczeństwo i integralność danych: W porównaniu do XLSX, XLS daje mniejsze możliwości w zakresie sprawdzania danych i ochrony przed ich utratą.

Z tych powodów, przy nowych projektach często doradza się migrację do nowszego formatu XLSX.

Jakie są kluczowe różnice między XLS a XLSX?

Format XLS i jego następca, XLSX, różnią się od siebie w wielu aspektach, co wpływa na ich przydatność i możliwości. XLS opiera się na starym, binarnym formacie Binary Interchange File Format (BIFF). Z kolei XLSX wykorzystuje nowoczesny standard Office Open XML, oparty na XML-u. Ta zmiana architektury ma spore konsekwencje.

Oto główne różnice:

• Pojemność: Pliki XLS mają limit 65 536 wierszy i 256 kolumn na arkusz. XLSX natomiast pozwala na aż 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumn.
• Rozmiar pliku: Dzięki kompresji XML, pliki XLSX są zazwyczaj mniejsze od porównywalnych plików XLS. Oznacza to szybsze przesyłanie i mniejsze zajęcie miejsca na dysku.
• Kompatybilność: Choć starszy format XLS jest nadal obsługiwany przez większość programów, XLSX jest standardem dla nowszych wersji Microsoft Excel i innych arkuszy, zapewniając szerszą kompatybilność.
• Funkcje i wydajność: XLSX wspiera nowsze, bardziej zaawansowane funkcje Excela, takie jak nowe typy wykresów czy funkcje obliczeniowe. Oferuje też lepszą wydajność i mniejszą podatność na uszkodzenia danych.
• Dostępność programistyczna: Struktura XML plików XLSX ułatwia pracę z nimi programom zewnętrznym w porównaniu do binarnego formatu XLS.

W praktyce, XLSX daje nam znacznie więcej swobody, pojemności i stabilności, dlatego jest lepszym wyborem w większości sytuacji.

Dlaczego i jak warto przejść z XLS na XLSX?

Przejście z formatu XLS na XLSX jest naprawdę dobrym pomysłem, bo nowszy standard oferuje mnóstwo korzyści. Po pierwsze, format XLSX pozwala na pracę ze znacznie większą ilością danych, co jest nieocenione przy dużych zbiorach informacji. Nowszy format zapewnia też lepszą wydajność, mniejsze pliki dzięki kompresji i większą odporność na uszkodzenia. Dodatkowo, pliki XLSX obsługują najnowsze funkcje Microsoft Excel, których nie znajdziemy w XLS.

Sama migracja jest zazwyczaj bardzo prosta. W Microsoft Excel wystarczy otworzyć plik XLS, a potem wybrać „Zapisz jako” i wskazać format XLSX. Można też skorzystać z narzędzi do konwersji online lub darmowego oprogramowania, jak LibreOffice Calc, które również potrafi konwertować pliki między tymi formatami.

Są jednak sytuacje, gdy trzymanie się formatu XLS ma sens. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, gdy potrzebujemy kompatybilności z bardzo starymi systemami, które nie obsługują XLSX, lub gdy mamy specyficzne makra VBA, które działają poprawnie tylko w środowisku binarnym XLS.

Podsumowanie: Co dalej z formatem XLS?

Format pliku XLS to taki technologiczny relikt w świecie oprogramowania biurowego. Był ważnym krokiem w rozwoju arkuszy kalkulacyjnych, ale dziś traktujemy go jako format starszy, ograniczony pod względem pojemności i funkcjonalności. Jego główną rolą jest teraz zapewnienie kompatybilności wstecznej ze starszymi programami i systemami. Jeśli tworzysz coś nowego lub pracujesz z nowymi danymi, zdecydowanie polecam format XLSX – oferuje znacznie lepszą wydajność, większą pojemność i wsparcie dla nowoczesnych funkcji. Mimo to, format XLS jest wciąż obsługiwany przez większość popularnych aplikacji biurowych, więc jego powolne wycofywanie się z użytku będzie trwało jeszcze jakiś czas.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o XLS

Co to jest plik XLS?

Plik XLS to starszy format arkusza kalkulacyjnego, używany pierwotnie przez Microsoft Excel do wersji 2003. Przechowuje dane, formuły, wykresy i formatowanie w strukturze binarnej.

Czy mogę otworzyć plik XLS w najnowszej wersji Excela?

Tak, najnowsze wersje Microsoft Excel bez problemu otwierają i edytują pliki w formacie XLS.

Jaka jest główna różnica między XLS a XLSX?

Najważniejsza różnica tkwi w strukturze: XLS jest binarny, a XLSX oparty na XML-u. Przekłada się to na większą pojemność, mniejsze pliki i lepszą kompatybilność w XLSX.

Czy mogę konwertować pliki XLS do XLSX?

Jasne, konwersja z XLS do XLSX jest prosta. Można to zrobić bezpośrednio w Microsoft Excel (przez „Zapisz jako”) lub przy użyciu innych narzędzi.

Które programy oprócz Excela otwierają pliki XLS?

Wiele programów, w tym darmowe alternatywy jak LibreOffice Calc, Google Sheets czy Apple Numbers, potrafi otwierać pliki XLS.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!