Umowa agencyjna – co to jest? Praktyczny przewodnik po obowiązkach

Umowa agencyjna to taki specjalny rodzaj umowy między firmami, który opisuje przepisy Kodeksu cywilnego od art. 758 do 764. Jest ona zawierana między przedsiębiorcami i służy do stałego pośredniczenia w zawieraniu umów lub ich zawierania w imieniu zleceniodawcy. W zamian za swoją pracę agent otrzymuje wynagrodzenie, najczęściej w formie prowizji. To ważne narzędzie dla firm, które chcą dotrzeć do szerszego grona klientów albo usprawnić sprzedaż, współpracując z niezależnymi specjalistami.

Czym właściwie jest umowa agencyjna? Kilka ważnych cech

Umowa agencyjna to umowa cywilnoprawna pomiędzy przedsiębiorcami. Agent zobowiązuje się w niej do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów z klientami dla zleceniodawcy lub do zawierania tych umów w jego imieniu. Zleceniodawca natomiast zobowiązuje się do wypłaty wynagrodzenia, zazwyczaj w formie prowizji od transakcji. Całość jest uregulowana w Kodeksie cywilnym (art. 758–764), co czyni ją umową nazwaną. Oto kluczowe cechy, które odróżniają ją od innych form współpracy:

• Obie strony to przedsiębiorcy: Zarówno agent, jak i zleceniodawca muszą być zarejestrowani jako przedsiębiorcy.
• Współpraca na stałe: Umowa ma charakter długoterminowy; agent świadczy usługi regularnie, a nie tylko raz.
• Odpłatność: Agent dostaje wynagrodzenie, zazwyczaj zależne od wartości sprzedanych transakcji.
• Umowa oparta na zaufaniu: Od obu stron wymaga się lojalności, współpracy i informowania się o ważnych sprawach.
• Uregulowana prawnie i dwustronna: Jest szczegółowo opisana w Kodeksie cywilnym, co oznacza wzajemne prawa i obowiązki dla obu stron.
• Dowolna forma zawarcia: Umowę można zawrzeć na piśmie, ustnie, a nawet w sposób dorozumiany, chyba że dotyczy odpowiedzialności del credere – wtedy musi być na piśmie.
• Agent działa samodzielnie: Agent działa we własnym imieniu i w ramach swojego przedsiębiorstwa, a nie jako pracownik czy zleceniobiorca.

Co strony muszą robić w umowie agencyjnej?

Podstawowe obowiązki stron umowy agencyjnej kręcą się wokół tego, by współpraca przebiegała sprawnie i zgodnie z prawem, z naciskiem na wzajemne działania. Agent, który pośredniczy w zawieraniu umów lub je zawiera, ma szereg zobowiązań wobec zleceniodawcy, które zapewniają właściwe wykonanie zlecenia. Z drugiej strony, zleceniodawca musi zapewnić agentowi odpowiednie warunki do pracy i oczywiście wywiązać się z finansowych zobowiązań.

Co powinien robić agent?

Agent, realizując umowę agencyjną, musi:

• Działać zgodnie z ustaleniami umowy i jej społeczno-gospodarczym celem.
• Wykonywać swoje zadania z należytą starannością, odpowiadającą jego zawodowemu charakterowi.
• Przekazywać zleceniodawcy wszelkie informacje, które są dla niego istotne.
• Stosować się do uzasadnionych wskazówek zleceniodawcy.
• Podejmować działania niezbędne do ochrony praw zleceniodawcy.
• Zachować lojalność i aktywnie współpracować ze zleceniodawcą.
• Jeśli ma odpowiednie umocowanie, zawierać umowy w imieniu zleceniodawcy lub pośredniczyć przy ich zawieraniu.

Co powinien robić zleceniodawca?

Zleceniodawca natomiast w ramach umowy agencyjnej musi:

• Zapłacić agentowi należne wynagrodzenie, najczęściej w formie prowizji, chyba że strony umówiły się inaczej.
• Przekazać agentowi wszystkie niezbędne dokumenty i informacje potrzebne do prawidłowego wykonania jego zadań.
• Informować agenta o istotnych zmianach dotyczących zawieranych umów oraz o przewidywanej liczbie lub wartości transakcji.
• Działać lojalnie wobec agenta i wspierać go w realizacji umowy.
• Potwierdzać na piśmie treść umowy i jej zmiany na żądanie agenta.
• Potwierdzać lub odrzucać umowy zawierane przez agenta, zwłaszcza gdy przekroczył swoje umocowanie.

Obowiązek wzajemnej lojalności i współpracy to podstawa umowy agencyjnej. Jakakolwiek współpraca sprzeczna z tym obowiązkiem jest nieważna. Umowa agencyjna musi być realizowana z uwzględnieniem dobra obu stron i ich interesów gospodarczych.

Jakie są rodzaje umów agencyjnych?

Umowy agencyjne możemy podzielić według dwóch głównych kryteriów: co jest przedmiotem umowy i czy agent działa na wyłączność. Dzięki temu można dopasować formę współpracy do konkretnych potrzeb i celów biznesowych.

Podział według przedmiotu umowy:

• Agencja pośrednicząca: W tym modelu agent tylko pośredniczy przy zawieraniu umów. Może wyszukiwać potencjalnych klientów, negocjować warunki czy prezentować oferty, ale nie zawiera umów w imieniu zleceniodawcy. Jego działania koncentrują się na czynnościach faktycznych.
• Agencja przedstawicielska: Tutaj agent ma uprawnienia do zawierania umów w imieniu zleceniodawcy. Oznacza to, że agent może wykonywać czynności prawne, często na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa.

Podział według zakresu wyłączności:

• Agencja wyłączna: Agent dostaje wyłączność działania na określonym obszarze geograficznym lub w stosunku do konkretnej grupy klientów. Zleceniodawca nie może wtedy zawierać umów z tymi klientami samodzielnie, bez udziału agenta.
• Agencja niewyłączna: Zleceniodawca zachowuje prawo do samodzielnego nawiązywania kontaktów z potencjalnymi klientami, nawet tymi, którzy są obszarem działania agenta.

Poniższa tabela pokazuje kluczowe różnice między głównymi rodzajami umów agencyjnych:

Rodzaj umowy	Wymagane uprawnienia	Zakres czynności	Stosunek do wyłączności
Pośrednicząca	Brak (ewentualnie proste zlecenie)	Tylko czynności faktyczne (negocjacje, oferta)	Może być wyłączna lub niewyłączna
Przedstawicielska	Pełnomocnictwo (umocowanie prawne)	Czynności prawne (zawieranie umów)	Może być wyłączna lub niewyłączna

Korzyści i wady umów agencyjnych

Decyzja o współpracy na podstawie umowy agencyjnej wiąże się zarówno z potencjalnymi korzyściami, jak i z pewnymi wyzwaniami dla przedsiębiorców. Zrozumienie tych aspektów pozwala na podjęcie świadomej decyzji.

Co zyskujemy dzięki umowom agencyjnym:

• Oszczędność kosztów: Nie trzeba ponosić kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników, takich jak stałe pensje, ubezpieczenia czy świadczenia socjalne, ponieważ wynagrodzenie agenta często opiera się na prowizji.
• Dotarcie do nowych rynków: Pozwala na efektywne dotarcie do nowych rynków i grup klientów bez konieczności tworzenia własnych struktur sprzedażowych.
• Elastyczność współpracy: Umożliwia łatwiejsze dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych, ponieważ relacja z agentem jest często bardziej elastyczna niż stosunek pracy.
• Wykorzystanie specjalistycznej wiedzy i kontaktów: Agenci zazwyczaj mają doświadczenie branżowe i ugruntowaną sieć kontaktów, co przekłada się na większą skuteczność działań.
• Motywacja do sukcesu: Model prowizyjny mocno motywuje agentów do osiągania jak najlepszych wyników sprzedażowych, ponieważ ich zarobki są bezpośrednio powiązane z sukcesem.

Wady korzystania z umów agencyjnych:

• Mniejsza kontrola nad działaniami agenta: Zleceniodawca ma ograniczoną możliwość bezpośredniego nadzoru nad codzienną pracą agenta, co może prowadzić do nieprzewidzianych sytuacji.
• Konieczność precyzyjnych ustaleń: Aby uniknąć konfliktów, umowa agencyjna musi być bardzo szczegółowo przygotowana, jasno określając wszystkie prawa i obowiązki stron.
• Sukces zależy od agenta: Skuteczność działań sprzedażowych zleceniodawcy może być silnie uzależniona od kompetencji, motywacji i etyki pracy zatrudnionego agenta.

Umowy agencyjne w Polsce: kilka danych

Statystyki dotyczące umów agencyjnych w Polsce są zazwyczaj prezentowane łącznie z innymi umowami cywilnoprawnymi, takimi jak umowy zlecenia czy umowy o świadczenie usług. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), na koniec marca 2024 roku, w Polsce pracowało na podstawie umów zlecenia i pokrewnych (w tym umów agencyjnych) około 2,29 miliona osób, z czego kobiety stanowiły 51,3%. Podobne dane z końca grudnia 2023 roku wskazywały na około 2,38 miliona osób wykonujących pracę na podstawie tych umów. Dane z końca września 2024 roku podają liczbę ponad 2,42 miliona osób.

Warto zaznaczyć, że umowy agencyjne nie są wyodrębniane jako osobna kategoria w oficjalnych statystykach GUS. Są one częścią szerszej grupy tzw. umów pokrewnych. Umowy agencyjne są jednak ważnym narzędziem w obrocie gospodarczym, stosowanym w sektorach takich jak ubezpieczenia czy usługi bankowe. Choć dokładne dane dotyczące tylko umów agencyjnych nie są dostępne, liczby te sugerują znaczące wykorzystanie tej formy współpracy.

Co jeśli umowa agencyjna zostanie naruszona?

Naruszenie warunków umowy agencyjnej może prowadzić do szeregu konsekwencji prawnych i finansowych dla strony dopuszczającej się zaniedbania. Przepisy prawa przewidują mechanizmy ochrony praw stron, a także sposoby rozwiązania sporów.

Konsekwencje naruszenia umowy agencyjnej:

• Odpowiedzialność odszkodowawcza: Strona, która naruszyła postanowienia umowy, może być zobowiązana do naprawienia szkody poniesionej przez drugą stronę.
• Możliwość wypowiedzenia umowy: W przypadku rażącego naruszenia warunków umowy, druga strona ma prawo do jej przedterminowego rozwiązania z ważnych przyczyn.
• Kary umowne: Jeśli strony przewidziały w umowie kary umowne, ich nałożenie może nastąpić w razie naruszenia określonych zobowiązań.
• Ochrona tajemnicy handlowej: Naruszenie poufności informacji firmowych może skutkować roszczeniami prawnymi.
• Świadczenie wyrównawcze po zakończeniu współpracy: W pewnych okolicznościach agent może mieć prawo do dodatkowego wynagrodzenia, jeśli jego działania przyczyniły się do wzrostu obrotów zleceniodawcy lub pozyskania nowych klientów.

W przypadku sporów, strony mogą skorzystać z mediacji, arbitrażu lub postępowania sądowego. Ważne jest, aby umowa zawierała jasne postanowienia dotyczące sposobu rozwiązywania ewentualnych konfliktów.

Podsumowanie najważniejszych rzeczy o umowie agencyjnej

Umowa agencyjna to profesjonalne i długoterminowe porozumienie między przedsiębiorcami, które charakteryzuje się ciągłością współpracy, wzajemnym zaufaniem oraz odpłatnością. To narzędzie umożliwiające efektywne pośredniczenie lub zawieranie umów w imieniu zleceniodawcy przez agenta, najczęściej w zamian za prowizję. Kluczowe dla jej skuteczności są jasne określenie obowiązków obu stron, takich jak lojalność i należyta staranność agenta, oraz terminowe wypłacanie wynagrodzenia przez zleceniodawcę. Różne rodzaje umów agencyjnych – pośredniczące, przedstawicielskie, wyłączne i niewyłączne – pozwalają na dopasowanie formy współpracy do konkretnych potrzeb biznesowych. Staranne formułowanie treści umowy jest niezbędne do uniknięcia nieporozumień i zapewnienia płynności współpracy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o umowę agencyjną

Czy umowa agencyjna może być zawarta między osobą fizyczną a firmą?

Nie, obie strony muszą być przedsiębiorcami w rozumieniu prawa, co oznacza, że zarówno agent, jak i zleceniodawca muszą prowadzić zarejestrowaną działalność gospodarczą.

Jaka jest różnica między umową agencyjną a umową zlecenia?

Główna różnica polega na charakterze współpracy – umowa agencyjna zakłada stałość i ciągłość działań, podczas gdy umowa zlecenia może być realizowana jednorazowo. Dodatkowo, umowa agencyjna jest umową nazwaną w Kodeksie cywilnym, skierowaną do przedsiębiorców.

Czy agent zawsze musi mieć wyłączność działania?

Nie, wyłączność nie jest obligatoryjna. Umowa agencyjna może być wyłączna, co oznacza, że tylko agent ma prawo działać w określonym obszarze lub wobec konkretnej grupy klientów, lub niewyłączna, gdy zleceniodawca może działać samodzielnie.

Jakie wynagrodzenie przysługuje agentowi?

Najczęściej jest to prowizja obliczana od wartości zawartych transakcji lub od każdej transakcji osobno. Strony mogą jednak ustalić inny model wynagrodzenia, na przykład stałą opłatę miesięczną lub ryczałt.

Co się dzieje z umową agencyjną po jej zakończeniu?

Po zakończeniu współpracy, agent może mieć prawo do dochodzenia świadczenia wyrównawczego. Jest to możliwe, jeśli jego wcześniejsze działania przyniosły zleceniodawcy znaczące korzyści w postaci nowych klientów lub zwiększonego obrotu, a wypłacenie takiego świadczenia jest słuszne ze względu na wszystkie okoliczności.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!