Chodzi o wszystkie te rzeczy, które pracodawca musi robić (albo czego nie może robić) wobec swoich pracowników. Całość jest zapisana w przepisach, a najważniejszym dokumentem jest oczywiście Kodeks pracy, zwłaszcza jego artykuł 94. Pilnowanie tego wszystkiego to podstawa, żeby pracownicy czuli się bezpiecznie i mieli zagwarantowane swoje prawa. No i żeby firma uniknęła kłopotów, bo kary za niedopełnienie obowiązków bywają naprawdę dotkliwe. Warto też wiedzieć, że już od 2026 roku szykują się spore zmiany w tym temacie.
Jak zacząć współpracę z pracownikiem, czyli co pracodawca musi na starcie?
Na samym początku, czyli przy nawiązywaniu stosunku pracy, pracodawca ma kilka kluczowych zadań. Trzeba spisać umowę, zgłosić pracownika do ubezpieczeń, poinformować go na piśmie o warunkach pracy, a także zapoznać z tym, co do niego należy i jak dbać o bezpieczeństwo. Te wszystkie kroki, zapisane w Kodeksie pracy, to absolutna podstawa. Pamiętaj, że umowa i dokumenty to nie jednorazowa sprawa – trzeba o nie dbać cały czas.
Umowa o pracę – jak powinna wyglądać?
Umowa musi być na piśmie. Powinno być w niej jasno określone, jaki to rodzaj umowy, kto jest stroną, kiedy została zawarta i jakie są kluczowe warunki. Mowa tu o rodzaju pracy, miejscu jej wykonywania, wysokości pensji, liczbie dni urlopu wypoczynkowego i długości okresu wypowiedzenia. Im więcej szczegółów w umowie, tym mniejsze ryzyko, że później pojawią się jakieś spory.
Co pracownik musi wiedzieć? Obowiązek informacyjny
Masz 7 dni od podpisania umowy, żeby przekazać pracownikowi na piśmie informacje o warunkach zatrudnienia. To znaczy: jak wygląda czas pracy, kiedy można liczyć na nadgodziny i jak są one wynagradzane, ile przysługuje urlopu, jakie są możliwości szkoleń i że można odwołać się do sądu pracy. Taka przejrzystość to podstawa dobrych relacji.
Wprowadzenie do obowiązków i BHP
Zanim pracownik na dobre zacznie pracę, musisz go zapoznać z tym, co dokładnie będzie robił, jak ma to robić i jaki jest regulamin pracy (jeśli taki masz w firmie). No i oczywiście trzeba przekazać wszystkie informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) oraz ochrony przeciwpożarowej. Wszystko to pracownik powinien potwierdzić na piśmie.
Zgłoszenie do ZUS – czyli formalności ubezpieczeniowe
Po podpisaniu umowy pracodawca ma obowiązek od razu zgłosić pracownika do ZUS, żeby ten był objęty ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi. Nie zapominaj też o terminowym opłacaniu składek. Dodatkowo, od 2026 roku mogą dojść nowe obowiązki związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK).
Bezpieczeństwo i Higiena Pracy (BHP) – nie można tego lekceważyć
To pracodawca odpowiada za to, żeby w miejscu pracy było bezpiecznie i higienicznie. Taki jest zapis w artykule 207 Kodeksu pracy. Nie chodzi tylko o to, żeby od razu wszystko było super, ale też o ciągłe ulepszanie procedur i szkoleń, żeby zmniejszyć ryzyko wypadków i chorób zawodowych.
Podstawa prawna i co z niej wynika
Najważniejszy przepis to wspomniany artykuł 207 Kodeksu pracy. Pracodawca musi tak zorganizować pracę, żeby było bezpiecznie i zdrowo, korzystając z tego, co daje nauka i technika. Trzeba też pilnować, żeby przepisy BHP były przestrzegane, sprawdzać to i naprawiać wszelkie błędy.
Ocena ryzyka i szkolenia BHP
Pracodawca ma obowiązek ocenić ryzyko na każdym stanowisku pracy. Na tej podstawie trzeba poinformować pracowników o zagrożeniach i co robić w razie wypadku. Obowiązkowe są też szkolenia BHP – zarówno wstępne, jak i okresowe. Trzeba pamiętać, że czas takiego szkolenia to czas pracy.
Środki ochrony i opieka medyczna
Pracodawca musi za darmo dać pracownikom potrzebne środki ochrony indywidualnej, takie jak kaski, rękawice czy okulary. Trzeba też pilnować, czy są dobrze używane. Do tego dochodzi opieka medyczna, czyli badania lekarskie – wstępne, okresowe i kontrolne. Pamiętaj, że koszty związane z BHP nie mogą obciążać pracownika.
Wypadki i choroby zawodowe – co dalej?
Jeśli dojdzie do wypadku przy pracy, pracodawca musi go od razu zgłosić i dokładnie udokumentować. Trzeba też prowadzić rejestr wszystkich wypadków i chorób zawodowych. Po co? Żeby ustalić przyczyny i wdrożyć takie działania, które zapobiegną powtórzeniu się sytuacji.
Kogo chronimy szczególnie?
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na pracowników, którzy potrzebują dodatkowej ochrony. To na przykład młodociani, kobiety w ciąży i karmiące, a także osoby z niepełnosprawnościami. Dodatkowo, obowiązek ochrony dotyczy też osób postronnych, które przebywają na terenie firmy, na przykład inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy.
Wynagrodzenia i świadczenia – wszystko musi być jasne i na czas
Najważniejsza sprawa to terminowe i poprawne wypłacanie pensji. Reguluje to Dział III Kodeksu pracy. Pracodawca musi pilnować terminów i udostępniać pracownikom dokumenty, na podstawie których wynagrodzenie zostało obliczone. Co ważne, od końca 2025 roku wchodzą w życie przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, co sporo namiesza w procesach rekrutacyjnych.
Płaca zawsze na czas
Wynagrodzenie musi być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu. Termin musi być stały i ustalony z góry, zgodnie z wewnętrznymi przepisami firmy lub prawem. Jeśli pracodawca się spóźni, musi zapłacić odsetki. Pracownik nie może zrzec się prawa do pensji ani jej komuś przekazać – tak stanowi art. 84 Kodeksu pracy.
Jawność wynagrodzenia w rekrutacji (od 24 grudnia 2025 r.)
Od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy będą musieli mówić kandydatom o proponowanym wynagrodzeniu już w ogłoszeniu o pracę albo przed rozpoczęciem rekrutacji. Ważne, żeby podać nie tylko kwotę lub widełki, ale też szczegóły dotyczące składników pensji i innych świadczeń. Jawność płac ma pomóc w walce z dyskryminacją ze względu na płeć.
Sprawozdania o luce płacowej – dla większych firm
Firmy, które zatrudniają co najmniej 250 pracowników, będą musiały co roku składać raporty o luce płacowej między płciami. Mniejsze firmy (od 150 do 249 pracowników) będą robić to co trzy lata. Jeśli luka płacowa przekroczy 5%, firma będzie musiała przeprowadzić analizę wynagrodzeń i wprowadzić zmiany.
Inne benefity pracownicze
Pracodawca musi też poinformować kandydatów o wszystkich oferowanych świadczeniach – tych pieniężnych i tych w naturze. Czyli np. o dodatkowym ubezpieczeniu zdrowotnym, karnetach sportowych czy możliwościach rozwoju. Im bardziej transparentnie, tym lepiej – pracownik podejmuje świadomą decyzję.
Ochrona pensji
Kodeks pracy bardzo mocno chroni prawo pracownika do zarobku. Pracownik nie może się tego prawa zrzec, a próby przekazania go komuś innemu są nieważne. Jeśli pracodawca się spóźni z wypłatą, musi zapłacić odsetki ustawowe.
Zarządzanie czasem pracy i urlopami – pilnuj przepisów
Pracodawca musi dbać o przestrzeganie norm czasu pracy, prowadzić dokładną ewidencję godzin pracy i nieobecności, a także prawidłowo planować i udzielać pracownikom przerw, odpoczynków i urlopów. Dział VI Kodeksu pracy wszystko to szczegółowo opisuje, a celem jest ochrona zdrowia i równowaga między pracą a życiem prywatnym.
Normy i harmonogramy pracy
Pracodawca ma obowiązek przygotować harmonogram czasu pracy, który musi być przekazany pracownikowi z odpowiednim wyprzedzeniem. Zazwyczaj obejmuje on okres co najmniej miesiąca i powinien być dostępny dla pracownika na tydzień przed jego rozpoczęciem. Dzięki temu pracownicy mogą lepiej planować swoje życie poza pracą.
Ewidencja czasu pracy
Dokładne prowadzenie ewidencji czasu pracy jest kluczowe do prawidłowego rozliczania wynagrodzeń i innych świadczeń. Pracodawca musi skrupulatnie notować przepracowane godziny, nadgodziny i wszelkie nieobecności. Dotyczy to wszystkich – od pracowników biurowych po kierowców, dla których istnieją specyficzne wymogi.
Przerwy i odpoczynki
Każdy pracownik ma prawo do przerw. Jeśli pracuje dłużej niż sześć godzin dziennie, przysługuje mu co najmniej 15-minutowa przerwa. Pracodawca musi też zapewnić pracownikom nieprzerwany odpoczynek dobowy (minimum 11 godzin) i tygodniowy (minimum 35 godzin).
Urlopy pracownicze
Pracodawca musi prowadzić ewidencję wszystkich rodzajów urlopów – wypoczynkowego, bezpłatnego, okolicznościowego. Ważne, żeby planowanie urlopów uwzględniało potrzeby pracowników, ale też zapewniało ciągłość pracy i nie naruszało przepisów o odpoczynku.
Inne ważne obowiązki pracodawcy – o czym jeszcze pamiętać?
Poza tym, o czym już była mowa, pracodawca ma jeszcze sporo innych zadań. Chodzi o wspieranie rozwoju pracowników, przeciwdziałanie dyskryminacji, prowadzenie dokumentacji pracowniczej i dbanie o dobre relacje w zespole. Wszystko to buduje pozytywne i produktywne środowisko pracy.
Rozwój zawodowy pracowników
Pracodawca powinien aktywnie wspierać swoich ludzi w podnoszeniu kwalifikacji – przez szkolenia, kursy czy studia. Inwestycja w kompetencje zespołu to po prostu większa efektywność i innowacyjność firmy. Pracownicy, czując się docenieni i mając szansę na rozwój, są po prostu bardziej zaangażowani.
Walka z dyskryminacją i mobbingiem
To jeden z kluczowych obowiązków pracodawcy – aktywnie przeciwdziałać wszelkim formom dyskryminacji i mobbingowi. Trzeba tworzyć takie miejsce pracy, gdzie nie ma uprzedzeń, a każdy pracownik czuje się bezpiecznie i jest traktowany z szacunkiem. Jasno określone procedury antydyskryminacyjne i antymobbingowe to podstawa.
Dokumentacja pracownicza
Pracodawca musi prawidłowo prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe każdego pracownika. Może to być forma papierowa lub elektroniczna, zgodnie z przepisami. Dobrze uporządkowana dokumentacja ułatwia zarządzanie sprawami pracowniczymi i jest kluczowa w razie kontroli.
Potrzeby socjalne
W miarę możliwości pracodawca powinien starać się zaspokajać potrzeby socjalne pracowników. Może to być fundusz socjalny, firmowe imprezy integracyjne czy po prostu lepsze warunki socjalne w miejscu pracy. Dbanie o dobrostan pracowników buduje lojalność i pozytywny wizerunek firmy.
Organizacja pracy i ochrona zdrowia
Kluczowe jest takie zorganizowanie pracy, żeby minimalizować ryzyko dla zdrowia i życia pracowników. Wymaga to ciągłej analizy zagrożeń, oceny ryzyka zawodowego i wdrażania odpowiednich środków profilaktycznych. To wszystko jest ściśle powiązane z ogólnymi obowiązkami pracodawcy w zakresie BHP.
Szacunek dla godności pracowników
Pracodawca powinien dbać o przestrzeganie zasad współżycia społecznego w pracy i o to, żeby pracownicy czuli się godnie traktowani. Budowanie kultury opartej na wzajemnym szacunku i zaufaniu to fundament zdrowych relacji pracowniczych i efektywnego działania firmy.
Nadchodzące zmiany w prawie pracy w 2026 roku – szykujcie się!
Rok 2026 przyniesie sporo zmian w polskim prawie pracy, które będą wymagały od pracodawców sporych adaptacji i dobrego przygotowania. Wprowadzone zostaną przepisy unijne, ale też rewolucyjne zmiany krajowe. Jak mówi Mateusz Żydek z Randstad Research Institute, to kumulacja zmian, jakiej nie widzieliśmy od lat.
Więcej władzy dla inspektorów i wyższe kary
Inspektorzy pracy zyskają znacznie szersze uprawnienia, w tym dostęp do danych z ZUS i KAS. Łatwiej będzie im wykrywać nieprawidłowości. Co więcej, kary za łamanie praw pracowniczych zostaną podwojone, a w skrajnych przypadkach nawet potrojone – mogą sięgnąć nawet 90 tysięcy złotych!
Zmiany w umowach cywilnoprawnych i B2B
Jednym z bardziej ryzykownych aspektów zmian jest możliwość przekształcania umów cywilnoprawnych i B2B w umowy o pracę. Państwowa Inspekcja Pracy będzie mogła wydawać w tej sprawie decyzje administracyjne. To może znacząco wpłynąć na strukturę zatrudnienia i koszty pracy wielu firm.
Jawność wynagrodzeń i nowe standardy
Wprowadzenie jawności wynagrodzeń może spowodować wzrost żądań pracowników o wyrównanie pensji i zwiększyć presję na działy HR. Firmy będą musiały zaktualizować dokumentację i procedury, żeby sprostać nowym wymogom przejrzystości płac. To z kolei wpłynie na sposób planowania rekrutacji i zarządzania zespołem.
Jak te zmiany wpłyną na firmy?
Nadchodzące zmiany w prawie pracy to konieczność ścisłej współpracy między działami HR, finansów i compliance. Pracodawcy muszą przygotować się na zwiększone kontrole, nowe obowiązki informacyjne i potencjalne zmiany w formach zatrudnienia. Ignorowanie tego może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Podsumowanie
Obowiązki pracodawcy w Polsce są szerokie i dotyczą wszystkich aspektów relacji pracowniczej – od zatrudnienia, przez codzienną pracę, aż po jej zakończenie. Kluczowe jest przestrzeganie przepisów Kodeksu pracy, które gwarantują pracownikom należne prawa i chronią ich przed nadużyciami. Regularne śledzenie zmian prawnych, zwłaszcza tych zbliżających się w 2026 roku, jest niezbędne, by firma działała stabilnie i zgodnie z prawem.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa w pełni legalnie i jest przygotowana na nadchodzące zmiany, najlepiej skonsultuj się z prawnikiem lub specjalistą ds. kadr.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o obowiązki pracodawcy
Jakie są najważniejsze obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu nowego pracownika?
Najważniejsze to: pisemna umowa o pracę, zgłoszenie do ZUS, pisemna informacja o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni, zapoznanie z obowiązkami i zasadami BHP, a także przeprowadzenie wstępnego szkolenia BHP. Trzeba też zacząć prowadzić akta osobowe.
Co pracodawca musi zapewnić w zakresie BHP?
Pracodawca musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, zorganizować ją zgodnie z zasadami BHP, przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego, szkolić pracowników, dostarczyć środki ochrony indywidualnej i zapewnić badania lekarskie. Należy też dokumentować wypadki przy pracy i stosować się do zaleceń organów nadzoru.
Kiedy pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie pracownikowi?
Wynagrodzenie musi być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wypłata powinna nastąpić w miejscu i czasie określonym w przepisach wewnętrznych lub prawie pracy. W przypadku opóźnienia pracodawca jest zobowiązany do zapłaty odsetek.
Jakie zmiany w obowiązkach pracodawcy czekają nas w 2026 roku?
Od 2026 roku możemy spodziewać się: szerszych uprawnień inspektorów pracy i wyższych kar finansowych (do 90 tys. zł), możliwości przekształcania umów cywilnoprawnych i B2B w umowy o pracę przez PIP, a także rozszerzenia wymagań dotyczących jawności wynagrodzeń w procesie rekrutacji.
Gdzie pracodawca może znaleźć szczegółowe informacje o swoich obowiązkach?
Najwięcej informacji znajdziesz w Kodeksie pracy, szczególnie w artykule 94 oraz w działach dotyczących BHP, czasu pracy czy wynagrodzeń. Dodatkowe źródła to strony internetowe Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) i Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!
Paweł Cengiel
Cechuję się holistycznym podejściem do SEO, tworzę i wdrażam kompleksowe strategie, które odpowiadają na konkretne potrzeby biznesowe. W pracy stawiam na SEO oparte na danych (Data-Driven SEO), jakość i odpowiedzialność. Największą satysfakcję daje mi dobrze wykonane zadanie i widoczny postęp – to jest mój „drive”.
Wykorzystuję narzędzia oparte na sztucznej inteligencji w procesie analizy, planowania i optymalizacji działań SEO. Z każdym dniem AI wspiera mnie w coraz większej liczbie wykonywanych czynności i tym samym zwiększa moją skuteczność.
