Nota korygująca – co to jest i jak ją poprawnie wystawić? Poradnik

Masz czasem tak, że dostajesz fakturę VAT i widzisz w niej jakiś drobny błąd? Może literówka w nazwie firmy, albo adres wysyłki się nie zgadza? No właśnie, w takich sytuacjach z pomocą przychodzi nota korygująca. To taki dokument, który pozwala poprawić błędy formalne na fakturze, ale tylko te, które nie zmieniają nic w kwestii podatków ani kwot VAT. W tym wpisie opowiemy Ci dokładnie, czym jest nota korygująca, kto ją robi, co można nią poprawić, a czym się różni od faktury korygującej. Sprawdzimy też, co takiego musi zawierać, żeby była prawidłowa, i co się dzieje, gdy ją źle zastosujesz. Krótko mówiąc, poznasz narzędzie, które pomoże Ci ogarnąć porządek w dokumentach.

Czym jest nota korygująca? Definicja i cel

Nota korygująca to dokument, który wystawia nabywca faktury VAT, żeby naprawić błędy formalne. Ale uwaga, chodzi o takie błędy, które nie wpływają na kwoty podatku ani na to, co od podatku się odejmuje. Główny cel to poprawa danych identyfikacyjnych albo opisów na fakturze, tak żeby wszystko zgadzało się z rzeczywistością, ale tylko od strony formalnej. Czyli, nota korygująca co to? To formalny dokument do poprawiania takich właśnie błędów na fakturze. Mogą to być na przykład:

• Zły numer NIP kupującego albo sprzedawcy.
• Nieprawidłowa nazwa firmy albo jej adres.
• Błędna data wystawienia faktury albo data sprzedaży/wykonania usługi.
• Zły opis towaru albo usługi, jeśli nie zmienia to wartości transakcji.
• Brak jakiejś ważnej adnotacji, na przykład o Mechanizmie Podzielonej Płatności (MPP).

To takie narzędzie, które pomaga na bieżąco prostować drobne nieścisłości, zanim narobią kłopotu z podatkami.

Kto wystawia notę korygującą? Rola nabywcy i zgoda sprzedawcy

Taką notę korygującą wystawia nabywca faktury VAT. To on, jako odbiorca dokumentu, pierwszy może zauważyć, że coś jest nie tak. Nabywca zgłasza problem i przygotowuje notę z poprawnymi danymi. Ale uwaga, żeby nota była ważna, musi ją zaakceptować sprzedawca, czyli ten, kto pierwotnie wystawił fakturę. Bez jego zgody nota jest nieważna.

Kiedyś trzeba było odbijać pieczątki i podpisy na dwóch egzemplarzach, ale dziś jest prościej. Zwykle wystarczy potwierdzenie treści noty w formie elektronicznej albo pisemnej, ustalone między stronami. Ważne jest to, że w przeciwieństwie do noty, faktura korygująca zawsze jest wystawiana przez sprzedawcę. To taka kluczowa różnica, która decyduje, jakiego dokumentu użyć do poprawki.

Co można, a czego nie można skorygować notą korygującą?

Nota korygująca służy tylko do poprawiania błędów formalnych i pewnych błędów w opisie, które nie zmieniają kluczowych liczb transakcji ani rozliczeń podatkowych. Pozwala naprawić drobne niedociągnięcia w danych, które nie wpływają na istotę transakcji z punktu widzenia prawa podatkowego.

Co można poprawić notą korygującą:

• Nieprawidłowe dane identyfikacyjne, typu NIP, nazwa firmy czy adres.
• Błędy w opisie towaru lub usługi, pod warunkiem, że nie wpływają na jego identyfikację lub wartość.
• Nieprawidłowa jednostka miary, jeśli nie zmienia to ilości ani wartości transakcji.
• Błędna data sprzedaży lub wykonania usługi, jeśli korekta nie wpływa na ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego.

Czego nie można poprawić notą korygującą (wymagana jest faktura korygująca):

• Zmiany w cenie jednostkowej lub łącznej netto/brutto.
• Zmiany w ilości sprzedanych towarów lub wykonanych usług.
• Zmiany stawki podatku VAT.
• Zmiany kwoty podatku VAT lub podstawy opodatkowania.
• Udzielone rabaty, zwroty towarów lub inne korekty wartościowe.
• Zmiana podmiotu transakcji, czyli faktycznego nabywcy lub sprzedawcy.

Zgodnie z Art. 106k ustawy o VAT, nota korygująca jest do prostowania błędów, które nie wpływają na prawidłowość wyliczenia podatku VAT. Każdy błąd merytoryczny, czyli ten wpływający na kwoty, zawsze wymaga wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę.

Kluczowe elementy obowiązkowe noty korygującej (Art. 106k Ustawy o VAT)

Aby nota korygująca była ważna i działała tak, jak powinna, musi zawierać pewne elementy, zgodnie z Art. 106k Ustawy o VAT. Brak choćby jednego może sprawić, że nota będzie nieważna, a tym samym korekta będzie nieprawidłowa. Przepisy nie mówią, jak dokładnie ma wyglądać, ale treść musi być kompletna i dokładna.

Co musi się znaleźć w nocie korygującej:

• Wyraźne oznaczenie dokumentu: musi być napisane „NOTA KORYGUJĄCA”.
• Numeracja i data wystawienia: nota powinna mieć swój numer (kolejny) i datę wystawienia.
• Dane identyfikacyjne stron: podane pełne dane wystawcy noty (czyli nabywcy) i wystawcy oryginalnej faktury (sprzedawcy). Chodzi o nazwy lub imiona i nazwiska, adresy oraz numery NIP.
• Odniesienie do korygowanej faktury: trzeba podać numer i datę wystawienia faktury VAT, którą się poprawia.
• Opis błędu i jego poprawka: w nocie musi być jasno napisane, co na fakturze było źle i jak powinno być poprawnie.

Sprawdzenie, czy wszystko to jest na miejscu, jest ważne, żeby poprawnie używać not korygujących i nie mieć problemów podczas kontroli skarbowej.

Nota korygująca a faktura korygująca: kluczowe różnice

Musisz wiedzieć, czym różni się nota korygująca od faktury korygującej. Choć oba dokumenty służą do wprowadzania zmian w fakturach, różnią się ważnymi rzeczami: kto je wystawia, co można nimi poprawić i jaki mają wpływ na podatki.

Oto najważniejsze różnice:

Cecha	Nota korygująca	Faktura korygująca
Kto wystawia	Nabywca faktury	Sprzedawca faktury
Rodzaj błędów	Błędy formalne (np. zły NIP, adres, nazwa, opis bez zmian wartości)	Błędy formalne ORAZ merytoryczne (np. zmiana cen, ilości, stawek VAT, rabatów, zwroty)
Wpływ na VAT	Brak wpływu na kwoty VAT i podstawę opodatkowania	Może wpływać na kwoty VAT i podstawę opodatkowania
Akceptacja	Wymaga akceptacji sprzedawcy	Nie wymaga odrębnej akceptacji odbiorcy
Księgowanie	Nie księguje się jako dokument wpływającej na VAT	Księguje się w rejestrach VAT

Zasada jest prosta: jeśli błąd dotyczy danych identyfikacyjnych (adres, NIP, nazwa) i sprzedawca się zgodzi – używamy noty korygującej. Jeśli jednak błąd dotyczy ceny, ilości, stawki VAT albo wpływa na kwotę podatku – konieczna jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

Konsekwencje błędnego wystawienia noty korygującej

Gdy nie używasz not korygujących poprawnie, mogą pojawić się problemy. Błędy w tym, co poprawiasz albo jak wypełniasz dokument, mogą prowadzić do kłopotów z podatkami, a nawet kar.

Największe ryzyka związane z błędnym stosowaniem not korygujących:

• Nabywca traci prawo do odliczenia VAT: Jeśli notą korygującą próbujesz naprawić coś, co powinno być poprawione fakturą korygującą (np. błąd w kwocie VAT), możesz stracić prawo do odliczenia podatku. Urzędy skarbowe mogą się na to nie zgodzić.
• Korekta jest nieważna: Gdy nota zostanie użyta do poprawienia błędów merytorycznych (np. zmiany ceny czy ilości), taka korekta po prostu nie będzie ważna. Trzeba będzie ponownie wystawić prawidłowy dokument, czyli fakturę korygującą przez sprzedawcę.
• Problemy podczas kontroli skarbowej: Niewłaściwie wystawione lub stosowane noty korygujące mogą przyciągnąć uwagę kontrolerów. Może to oznaczać dokładne analizy, żądania wyjaśnień, a w efekcie naliczenie dodatkowych zobowiązań podatkowych lub kar.
• Niezgodności w księgowości: Błędy w dokumentacji korygującej mogą powodować rozbieżności między tym, co masz w księgach, a tym, co ma sprzedawca, a także niezgodności z danymi w JPK_VAT. Utrudnia to uzgadnianie i raportowanie.
• Sprzedawca odmawia akceptacji: Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy. Jeśli nabywca chce notą poprawić coś, co powinno być poprawione fakturą korygującą, sprzedawca może odmówić jej przyjęcia.

Zasada jest prosta: jeśli błąd dotyczy danych identyfikacyjnych (adres, NIP, nazwa) i sprzedawca się zgodzi – używamy noty korygującej. Jeśli jednak błąd dotyczy ceny, ilości, stawki VAT albo wpływa na kwotę podatku – konieczna jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

Nota korygująca w praktyce: częste błędy i wątpliwości

Często pojawiają się wątpliwości przy stosowaniu not korygujących. Największym błędem jest mylenie zakresu zastosowania noty z fakturą korygującą. Nabywcy, chcąc szybko rozwiązać problem, czasem próbują notą korygować kwoty lub inne ważne elementy faktury, co jest niezgodne z przepisami.

Częste problemy i praktyczne rady:

• Zły wybór dokumentu: To najpoważniejszy błąd. Zawsze zadaj sobie pytanie: czy błąd dotyczy danych identyfikacyjnych i nie wpływa na wartość transakcji, czy może dotyczy kwot, stawek VAT, ilości? Jeśli masz wątpliwości, lepiej sięgnąć po fakturę korygującą od sprzedawcy.
• Brak akceptacji sprzedawcy: Pamiętaj, że nota korygująca wystawiona przez nabywcę jest ważna dopiero po akceptacji sprzedawcy. Brak tej akceptacji może oznaczać, że korekta nie została skutecznie dokonana. Zawsze staraj się uzyskać pisemne lub elektroniczne potwierdzenie.
• Terminowość: Ustawa o VAT nie mówi, kiedy dokładnie trzeba wystawić notę korygującą, ale najlepiej zrobić to jak najszybciej po zauważeniu błędu. Zwlekanie może utrudnić współpracę ze sprzedawcą i wprowadzić chaos w księgowości.
• Wpływ KSeF: Z nadchodzącym, obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), rola not korygujących może się zmienić. W KSeF prawdopodobnie nie będzie można stosować not korygujących w obecnej formie. Korekty błędnych danych będą realizowane głównie za pomocą faktur korygujących lub nowych faktur, wystawianych w systemie. Dlatego warto już teraz przyzwyczajać się do stosowania faktur korygujących nawet przy drobnych błędach formalnych, jeśli istnieje ryzyko przyszłych problemów z interoperacyjnością w KSeF.

Podsumowując, nota korygująca to ważne, choć specyficzne narzędzie w obrocie gospodarczym. Służy do prostowania błędów formalnych na fakturach VAT. Pamiętaj, że jest to dokument wystawiany przez nabywcę, który wymaga akceptacji sprzedawcy i służy wyłącznie do poprawy danych niemających wpływu na kwoty i rozliczenia podatkowe. Kluczowe jest odróżnienie jej od faktury korygującej, która jest przeznaczona do korekty błędów merytorycznych i jest wystawiana przez sprzedawcę.

Masz wątpliwości, czy błąd na Twojej fakturze wymaga noty korygującej czy faktury korygującej? Skontaktuj się z naszym działem wsparcia lub doradcą podatkowym!

FAQ – najczęściej zadawane pytania o notę korygującą

Kto może wystawić notę korygującą?

Notę korygującą może wystawić wyłącznie nabywca faktury, która zawiera błąd formalny. Jednakże, aby nota była ważna, jej treść musi zostać zaakceptowana przez sprzedawcę, który pierwotnie wystawił fakturę.

Jakie błędy można poprawić notą korygującą?

Notą korygującą można poprawić jedynie błędy formalne, które nie wpływają na wartości liczbowe transakcji, takie jak kwoty podatku VAT czy podstawę opodatkowania. Przykłady obejmują błędny NIP, adres lub nazwę kontrahenta, a także błędy w opisie towaru czy jednostce miary, jeśli nie zmieniają one istoty transakcji.

Czy nota korygująca wpływa na VAT?

Nie, nota korygująca nie ma wpływu na rozliczenia podatkowe ani na kwoty VAT. Jej celem jest wyłącznie skorygowanie danych formalnych na fakturze, które nie dotyczą wartości pieniężnych ani stawek podatkowych. Dlatego nota korygująca nie jest księgowana jako dokument wpływająca na VAT.

Czym różni się nota korygująca od faktury korygującej?

Podstawowa różnica polega na podmiocie wystawiającym i rodzaju korygowanych błędów. Notę korygującą wystawia nabywca dla błędów formalnych, nie wpływa ona na VAT i nie jest księgowana. Fakturę korygującą wystawia sprzedawca dla błędów formalnych i merytorycznych, księguje się ją i wpływa na rozliczenia VAT.

Czy sprzedawca musi zaakceptować notę korygującą?

Tak, akceptacja sprzedawcy jest warunkiem koniecznym do ważności noty korygującej. Nabywca wystawia notę, ale to sprzedawca musi potwierdzić jej prawidłowość i zgodność z jego wiedzą o transakcji, aby korekta została uznana za skuteczną. Bez tej akceptacji nota nie ma mocy prawnej.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!