Metoda kasowa – co to? Kompletny poradnik o rozliczeniu księgowości i podatków

Metoda kasowa, czyli „cash basis”, to sposób rozliczania księgowości i podatków, który opiera się na prostym założeniu: przychody i koszty liczą się wtedy, gdy pieniądze faktycznie wpłyną na konto lub do kasy, albo z niego wypłyną. To mega ważne dla płynności finansowej, zwłaszcza dla tych mniejszych firm, które często łapią zadyszkę z przepływami gotówki. To taka alternatywa dla zazwyczaj stosowanej metody memoriałowej, gdzie transakcje księguje się od razu, jak tylko się pojawią, niezależnie od płatności. W Polsce można z niej korzystać zarówno przy VAT, jak i przy PIT, chociaż zasady bywają różne.

Na czym polega metoda kasowa?

Najważniejsze w metodzie kasowej jest to, że dopiero faktyczny przepływ pieniędzy decyduje o tym, kiedy przychód albo koszt trafią do ksiąg. Czyli przychód masz dopiero wtedy, gdy klient zapłaci, a nie wtedy, gdy wystawisz fakturę. Podobnie z kosztami – księgujesz je, kiedy faktycznie zapłacisz, niezależnie od tego, do jakiego okresu należą. To taka uproszczona wersja, znacznie łatwiejsza niż metoda memoriałowa. W Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) oznacza to, że koszty wpisujesz w dacie zapłaty.

Jak sobie radzić z VAT-em po kasie?

Jeśli stosujesz metodę kasową w VAT, to obowiązek podatkowy powstaje dopiero wtedy, gdy dostaniesz zapłatę od klienta – całą albo chociaż część. Zwykle mogą z tego korzystać tak zwani mali podatnicy VAT, których obroty nie przekraczają 2 milionów euro rocznie. Super sprawa dla płynności, bo nie musisz wykładać własnych pieniędzy na VAT, zanim klient ci zapłaci. Jak zapłaci część, to VAT też rozliczasz proporcjonalnie. Pamiętaj, żeby na wszystkich fakturach sprzedażowych zaznaczyć „metoda kasowa”. Zazwyczaj wybór tej metody oznacza, że będziesz rozliczać VAT co kwartał, chociaż zdarzają się wyjątki, na przykład dla nowych firm. Są też rzeczy, których nie można tak rozliczać, jak transakcje zagraniczne czy sprzedaż do konsumentów.

Nowe zasady metody kasowej w PIT od 2025 roku

W podatku PIT metoda kasowa oznacza, że przychody i koszty uwzględniasz wtedy, gdy faktycznie zapłacisz lub dostaniesz pieniądze. Od 2025 roku więcej przedsiębiorców będzie mogło z niej korzystać, ale są limity. W 2025 roku firmy mogły ją stosować, jeśli w poprzednim roku miały przychody do 1 miliona złotych, a od 2026 roku ten limit to 2 miliony złotych. Metoda kasowa w PIT jest głównie dla transakcji między firmami (B2B) na faktury; sprzedaż do konsumentów nadal idzie po staremu, czyli memoriałowo. Żeby z niej korzystać, trzeba zgłosić się do urzędu skarbowego. Mimo tych zmian, zainteresowanie tą formą rozliczeń PIT w Polsce nie jest zbyt duże. Może to przez jej specyfikę i ryzyka. Jako alternatywa na poprawę płynności jest ulga na złe długi.

Czym się różni metoda kasowa od memoriałowej?

Podstawowa różnica tkwi w tym, kiedy księgujesz przychody i koszty. W metodzie kasowej liczy się tylko faktyczny przepływ pieniędzy – kiedy wpłynęły lub wypłynęły. Metoda memoriałowa, która jest standardem w pełnej księgowości, uznaje przychody i koszty w okresie, którego dotyczą, niezależnie od tego, czy już zapłaciłeś, czy dostałeś pieniądze.

• Metoda kasowa: przychody i koszty księgowane są w dacie zapłaty, odzwierciedla bieżącą płynność, jest prostsza dla małych firm.
• Metoda memoriałowa: przychody i koszty księgowane są w momencie ich powstania (np. data faktury, wykonanie usługi), daje pełniejszy obraz sytuacji finansowej i rentowności, jest bardziej skomplikowana, ale wymagana w pełnej księgowości.

Wybór metody wpływa na to, jak wyglądają wyniki finansowe firmy. Metoda kasowa pokazuje stan gotówki, a memoriałowa daje szerszy obraz należności i zobowiązań. Kasowa często wybierana jest przez małe firmy dla lepszego zarządzania płynnością, a memoriałowa dla dokładniejszej analizy finansowej i jest obowiązkowa dla większych podmiotów.

Metoda kasowa może być kusząca dla małych firm z problemami z płatnościami, ale nie zastąpi dogłębnej analizy finansowej, jaką daje metoda memoriałowa. Najważniejsze to zrozumieć, co która metoda oznacza w praktyce.

Zalety i wady metody kasowej dla małych firm

Główne zalety metody kasowej dla małych firm to przede wszystkim lepsza płynność finansowa. VAT i podatek dochodowy płacisz dopiero po tym, jak dostaniesz zapłatę od klienta, co zmniejsza ryzyko opodatkowania pustych faktur. Prościej też jest pilnować przepływów gotówkowych, co jest ulgą dla firm zatorami płatniczymi. Uznaje się ją też za prostszą, co może oznaczać niższe koszty obsługi księgowej.

Ale są też minusy. Trzeba bardzo dokładnie wszystko notować i pilnować płatności, co może być czasochłonne. Do tego istnieją spore ograniczenia – możesz stosować ją głównie w transakcjach B2B i musisz mieścić się w limitach obrotu, a niektóre działalności są po prostu wykluczone. Na zewnątrz mogą pojawić się problemy z wiarygodnością kredytową czy relacjami z kontrahentami, a do tego nie masz pełnego obrazu finansowego firmy. Najlepiej sprawdza się, gdy terminy płatności są często przekraczane, ale decyzja o jej wyborze powinna być przemyślana.

• Plusy:

• Lepsza płynność finansowa (VAT i PIT płacisz po otrzymaniu kasy).
• Mniejsze ryzyko podatkowe (nie płacisz podatku od niezapłaconych faktur).
• Łatwiejsza kontrola przepływów gotówkowych.
• Prostsza ewidencja dla małych podmiotów.
• Minusy:
• Wymaga super dokładnej ewidencji płatności.
• Ograniczone zastosowanie (głównie B2B, limity obrotu).
• Nie daje pełnego obrazu finansowego firmy.
• Może utrudniać analizę zdolności kredytowej.

Co mówią eksperci o metodzie kasowej?

Eksperci od księgowości i podatków zgodnie twierdzą, że metoda kasowa to narzędzie dobre w specyficznych zastosowaniach, głównie dla małych firm przy rozliczeniach VAT i PIT, przede wszystkim po to, by ratować płynność. Ale jako podstawa do prowadzenia pełnej rachunkowości raczej się nie nadaje, bo nie daje kompleksowego obrazu finansów firmy.

Największe zalety, które widzą, to uproszczenie księgowości, spora poprawa płynności finansowej i lepsza kontrola nad przepływami pieniędzy. Z drugiej strony, wskazują na poważne wady: brak możliwości pełnej analizy finansowej firmy, ryzyko błędnej oceny jej kondycji i konieczność prowadzenia bardzo ścisłej ewidencji wszystkich płatności. Dlatego zalecenia ekspertów często sprowadzają się do tego, że metoda kasowa jest rozwiązaniem tymczasowym lub uzupełniającym dla małych podatników VAT, którzy mają problemy z płynnością. Zawsze warto najpierw pogadać ze specjalistą, który oceni, czy pasuje do twojego biznesu.

Z punktu widzenia eksperta, metoda kasowa to taki plaster na problemy z płynnością, ale nie rozwiązuje choroby – pełna diagnoza finansowa wymaga metody memoriałowej.

Podsumowanie: Czy metoda kasowa to coś dla Ciebie?

Metoda kasowa, czyli „cash basis”, to podejście do rozliczania podatków (VAT i PIT) oraz kosztów i przychodów, gdzie najważniejszy jest faktyczny przepływ pieniędzy. Przychody i koszty księguje się w momencie otrzymania lub dokonania zapłaty, co mocno wpływa na płynność finansową firmy. Największe korzyści to ochrona gotówki i uproszczenie obsługi podatków dla małych firm. Wadą jest jednak niepełny obraz finansowy firmy i konieczność sumiennego pilnowania każdej transakcji. Najczęściej jest najbardziej korzystna dla małych firm, które mają problemy z terminowymi płatnościami od kontrahentów. Ostateczny wybór zależy od specyfiki działalności, skali firmy i jej sytuacji finansowej. Zawsze najlepiej skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, żeby mieć pewność, że wybrana metoda jest najlepsza i zgodna z prawem.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o metodę kasową

Co to jest metoda kasowa i czym różni się od memoriałowej?

Metoda kasowa to sposób rozliczania przychodów i kosztów, gdzie liczy się faktyczny przepływ pieniędzy – wpływ lub wypływ gotówki. W przeciwieństwie do metody memoriałowej, gdzie przychody i koszty ujmuje się w okresie, którego dotyczą (np. na podstawie daty faktury), metoda kasowa opiera się na dacie otrzymania zapłaty lub jej dokonania. Głównym celem metody kasowej jest poprawa płynności finansowej, podczas gdy metoda memoriałowa daje pełniejszy obraz finansowy firmy.

Kto może stosować metodę kasową w VAT?

Metodę kasową w VAT mogą stosować tak zwani mali podatnicy VAT, których roczny obrót nie przekracza 2 milionów euro. To rozwiązanie dla firm, które chcą rozliczać VAT dopiero po otrzymaniu zapłaty od swoich kontrahentów, co chroni ich płynność finansową.

Czy metoda kasowa jest obowiązkowa dla wszystkich małych firm w PIT?

Nie, metoda kasowa w PIT nie jest obowiązkowa dla wszystkich małych firm. To dobrowolna opcja, która od 2025 roku jest dostępna dla przedsiębiorców spełniających określone warunki, między innymi dotyczące limitu przychodów z poprzedniego roku. Wybór tej metody wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego.

Jakie są główne korzyści ze stosowania metody kasowej dla małego biznesu?

Główne korzyści ze stosowania metody kasowej dla małego biznesu to przede wszystkim poprawa płynności finansowej, ponieważ podatek (VAT lub PIT) płacony jest dopiero po otrzymaniu faktycznej zapłaty. Minimalizuje to ryzyko podatkowe związane z opodatkowaniem niezapłaconych faktur, co jest szczególnie ważne przy problemach z terminowością płatności ze strony kontrahentów. Metoda ta ułatwia również kontrolę nad faktycznymi przepływami gotówki.

Czy metoda kasowa jest trudniejsza w prowadzeniu niż memoriałowa?

Sama koncepcja metody kasowej jest zazwyczaj prostsza do zrozumienia niż metoda memoriałowa, ponieważ opiera się na prostym przepływie pieniędzy. Jednakże, jej prowadzenie może być pracochłonne ze względu na konieczność dokładnego ewidencjonowania każdej płatności i monitorowania terminów zapłat. W niektórych przypadkach szczegółowa ewidencja może być bardziej złożona niż w uproszczonej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej metodą memoriałową. Pełna rachunkowość zawsze wymaga metody memoriałowej.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!