Koszty uzyskania przychodu – co to jest i jak je rozliczać? Poradnik

Koszty uzyskania przychodu (KUP) to w zasadzie wydatki, które poniosłeś, żeby zarobić pieniądze albo żeby utrzymać lub zabezpieczyć źródło swoich dochodów. Te koszty pomniejszają Twój przychód, zanim obliczymy podatek do zapłaty. Wszystko to jest opisane w ustawach o podatku dochodowym – zarówno dla osób fizycznych (PIT), jak i dla firm (CIT). Jeśli dobrze to zrozumiesz i zastosujesz, możesz sporo zaoszczędzić na podatkach i lepiej zarządzać finansami.

Podstawy: definicja i zasady KUP

Głównym przepisem, który definiuje koszty uzyskania przychodu, jest art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Ustawa o CIT ma bardzo podobne zapisy (art. 15 ust. 1). Aby dany wydatek można było zaliczyć do kosztów, musi spełniać kilka warunków:

1. Musisz go faktycznie ponieść. Nie możesz sobie „wymyślić” kosztu.
2. Musi być definitywny. Czyli nie możesz go odzyskać, nie podlega zwrotowi.
3. Musi być związany z Twoją firmą. Musi być jakiś związek między wydatkiem a tym, co robisz zawodowo.
4. Cel jest ważny. Wydatek musi pomóc Ci zarobić, utrzymać lub zabezpieczyć przychody.
5. Musisz to udokumentować. Bez dowodu księgowego nic nie zdziałasz.

Dodatkowo, prawo wymienia też wydatki, których mimo związku z firmą, po prostu nie można wrzucić w koszty. Dotyczy to między innymi art. 23 ustawy o PIT.

Jakie wydatki można wrzucić w koszty? Przykłady

Możesz zaliczyć do kosztów wiele wydatków, pod warunkiem że spełniają one ogólne zasady KUP i nie są wyłączone przez przepisy. Oto kilka przykładów:

• Zakup towarów, materiałów produkcyjnych i surowców – to podstawa większości firm handlowych i produkcyjnych.
• Koszty związane z lokalem, w którym prowadzisz działalność: czynsz, rachunki za prąd, wodę, gaz, ogrzewanie, a także telefon i internet.
• Wyposażenie biura, sprzęt komputerowy, oprogramowanie, utrzymanie strony internetowej i domen.

Maszyny, urządzenia czy firmowe samochody też się liczą, ale przez amortyzację, czyli stopniowe „wrzucanie” ich wartości w koszty. Przy samochodach osobowych czy innych pojazdach dochodzą koszty paliwa, serwisu, części zamiennych i ubezpieczenia.

Nie zapominaj też o:

• Usługach obcych: księgowość, prawnicy, doradcy, szkolenia dla pracowników.
• Reklamie i marketingu – wszystko, co pomaga promować Twoją firmę.
• Opłatach administracyjnych: prowadzenie konta firmowego, leasing.
• Kosztach podróży służbowych: delegacje, noclegi.
• Składkach ZUS (choć pewne części składki zdrowotnej mogą być wyłączone, zależnie od formy opodatkowania).

Czego nie możesz odliczyć? Wydatki wyłączone z kosztów

Polskie prawo dokładnie określa, czego nie można wliczyć w koszty, nawet jeśli wydaje się związane z firmą. Katalog tych wyłączeń znajdziesz głównie w art. 23 ustawy o PIT (i analogicznie w CIT). Najczęściej dyskutowane są koszty reprezentacji – czyli wydatki na budowanie wizerunku firmy i relacji z partnerami, które nie przynoszą bezpośredniego przychodu.

Warto pamiętać, że niektóre rzeczy, jak diety z tytułu podróży służbowych, mają swoje limity lub są wyłączone w pewnych sytuacjach. Niektóre podatki i opłaty też nie są KUP, np. sam podatek dochodowy czy VAT (w większości przypadków), a także pewne składki zdrowotne. Kary umowne, grzywny, mandaty – tego też nie odliczysz. Podobnie jest z ratami kredytów czy pożyczek (choć odsetki mogą być kosztem w pewnych okolicznościach). No i oczywiście wszystkie wydatki o charakterze osobistym, które nie mają związku z firmą, odpadają.

Koszty reprezentacji a reklama – co je różni?

To ważne rozróżnienie, bo od tego zależy, czy coś odliczysz.

• Koszty reprezentacji:
  • Chodzi o budowanie wizerunku, dobre relacje z partnerami.
  • Zazwyczaj nie są kosztem uzyskania przychodu (art. 23 ust. 1 pkt 23 PIT).
  • Przykłady: Droższe prezenty dla kluczowych klientów, bankiety, sponsoring wydarzeń prestiżowych.
• Koszty reklamy:
  • Chodzi o promocję firmy, produktów, usług – czyli zwiększenie sprzedaży.
  • Zazwyczaj są kosztem uzyskania przychodu (jeśli są dobrze udokumentowane).
  • Przykłady: Kampanie w internecie i mediach, ulotki, banery, drobne upominki promocyjne.

Kluczowe jest to, czy potrafisz udowodnić bezpośredni związek wydatku z zarabianiem pieniędzy.

Dokumentacja kosztów: co trzeba mieć?

Bez dobrej dokumentacji księgowej żaden wydatek nie stanie się kosztem podatkowym. Podstawowe dokumenty to:

• Faktury (w tym VAT).
• Faktury wewnętrzne.
• Rachunki.

Jeśli masz tylko paragon (np. za przejazd) i chcesz go wrzucić w koszty, musi on zawierać pewne dane: numer i datę wystawienia, dane sprzedawcy (nazwę, NIP), opis usługi (np. trasę przejazdu), kwotę podatku i łączną kwotę. Jeśli paragon tego nie ma, księgowanie może być problematyczne.

Gdy dokument zewnętrzny jest niewystarczający, możesz uzupełnić go dowodem wewnętrznym. Pamiętaj, że wszystko trzeba wpisać do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), przypisując koszt do odpowiedniej kolumny i zgodnie z datą poniesienia wydatku. VAT też ma znaczenie – często możliwość jego odliczenia zależy od dokumentu i rodzaju wydatku. Zawsze sprawdzaj dokładnie dokumenty i w razie wątpliwości pytaj księgowego.

Kiedy wydatek staje się kosztem? Moment ujęcia w księgach

Bardzo ważne jest, kiedy można wpisać wydatek w koszty. Ogólnie przyjmuje się, że to dzień, gdy wydatek został ujęty w księgach na podstawie odpowiedniego dowodu (faktury, rachunku). To wtedy koszt przypisujemy do danego okresu rozliczeniowego.

Są jednak wyjątki, na przykład przy rezerwach na przyszłe zobowiązania, rozliczeniach międzyokresowych kosztów czy amortyzacji środków trwałych. Dokładne ustalenie momentu poniesienia kosztu jest kluczowe, żeby wszystko było zgodne z prawem.

Limity kosztów uzyskania przychodu: kto i ile może odliczyć?

Przepisy wprowadzają limity, które ograniczają wysokość odliczanych kosztów. Dotyczy to głównie pracowników na umowie o pracę:

• Od 2025 roku, pracownik dojeżdżający z innej miejscowości ma limit 300 zł miesięcznie (3600 zł rocznie), jeśli ma jeden etat.
• Pracownik „miejscowy” (bez dojazdu z innej miejscowości) ma limit 250 zł miesięcznie (3000 zł rocznie).
• Jeśli masz więcej niż jeden etat, limity roczne są wyższe: do 5400 zł dla dojeżdżającego i do 4500 zł dla miejscowego (ale trzeba złożyć oświadczenie pracodawcy).

Twórcy mogą odliczyć 50% przychodów z praw autorskich, ale nie więcej niż 120 000 zł rocznie. Można też udokumentować i wrzucić w koszty wyższe wydatki, ale trzeba to dobrze udowodnić. Pamiętaj też o limitach amortyzacji samochodów osobowych.

Jak legalnie obniżyć podatki dzięki kosztom?

Legalna optymalizacja kosztów to świetny sposób na zmniejszenie obciążeń podatkowych. Klucz to:

1. Ścisłe przestrzeganie przepisów.
2. Kompletna i rzetelna dokumentacja.
3. Analiza ryzyka.

Można korzystać z dostępnych ulg, np. na badania i rozwój (B+R) albo IP Box. Ważne jest też dokładne analizowanie wydatków i planowanie momentu ich poniesienia. Wybór najkorzystniejszej formy opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt) i optymalizacja składek ZUS też pomagają. Staraj się maksymalizować odliczane koszty firmowe w ramach prawa, np. poprzez prawidłowe rozliczanie amortyzacji czy kosztów pojazdów.

Jednak ostrożnie z agresywnymi schematami – przepisy antyabuzywne (GAAR) mogą je zakwestionować. W skomplikowanych sprawach zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym.

Podsumowanie: najważniejsze o KUP

Koszty uzyskania przychodu (KUP) to fundament rozliczeń podatkowych. To wydatki związane z zarabianiem, które obniżają Twój podatek. Pamiętaj, że muszą być one:

• Związane z działalnością.
• Celowe.
• Dobrze udokumentowane.

Nie można zaliczyć wszystkiego – są wydatki wyłączone (jak np. koszty reprezentacji w pewnych sytuacjach) i istnieją limity (zwłaszcza dla pracowników). Dobra dokumentacja to podstawa, żeby obronić się przed urzędem skarbowym. Świadome planowanie i zarządzanie kosztami, wykorzystując ulgi, pozwala legalnie obniżyć podatki. W razie wątpliwości, zawsze pytaj specjalistę.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o koszty uzyskania przychodu

Co to są koszty uzyskania przychodu dla osoby fizycznej prowadzącej działalność?

Dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, koszty uzyskania przychodu (KUP) to wszelkie racjonalne i faktycznie poniesione wydatki, które pozostają w związku z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Muszą być one udokumentowane i nie mogą należeć do katalogu wydatków wyłączonych z KUP, określonego w przepisach prawa podatkowego, np. w art. 23 ustawy o PIT. Ich celem jest obniżenie dochodu podlegającego opodatkowaniu.

Czy można zaliczyć do kosztów wydatki na reprezentację?

Wydatki na reprezentację zasadniczo nie są uznawane za koszty uzyskania przychodu, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT. Wyjątek mogą stanowić sytuacje, gdy taki wydatek można udowodnić jako mający charakter promocyjny i tym samym zaliczyć go do kosztów reklamy, lub gdy mieści się on w określonych limitach i jest odpowiednio udokumentowany. Typowe wydatki związane z budowaniem wizerunku i relacji, które nie generują bezpośredniego przychodu, nie podlegają odliczeniu.

Jak udokumentować koszt, jeśli mam tylko paragon?

Paragon fiskalny, pod pewnymi warunkiem, może służyć jako dowód księgowy do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Aby tak się stało, paragon powinien zawierać m.in. numer NIP nabywcy (czyli dane Twojej firmy) oraz nazwę sprzedawcy, opis usługi lub towaru, a także kwotę brutto i netto. Jeśli paragon zawiera wszystkie niezbędne dane i wydatek jest związany z działalnością, można go zazwyczaj zaksięgować. W przypadku wątpliwości, np. gdy paragon nie zawiera NIP, można rozważyć wystawienie faktury wewnętrznej lub skonsultować się z księgowym.

Kiedy wydatek można uznać za poniesiony?

Ogólna zasada stanowi, że za datę poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień, w którym wydatek został ujęty w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanego dowodu księgowego. Dotyczy to faktur, rachunków i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku. Warto jednak pamiętać o wyjątkach, takich jak rezerwy czy rozliczenia międzyokresowe kosztów, gdzie moment ujęcia kosztu może być inny.

Czy koszty uzyskania przychodu dla pracowników są takie same jak dla firm?

Nie, koszty uzyskania przychodu dla pracowników są odmienne od kosztów ponoszonych przez firmy prowadzące działalność gospodarczą. Pracownicy na umowie o pracę mają ustalone zryczałtowane limity miesięczne i roczne, które są potrącane z ich wynagrodzenia. Koszty te są ustalane przez pracodawcę i wpływają na wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Natomiast firmy prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczać do kosztów faktycznie poniesione, udokumentowane wydatki związane z prowadzoną działalnością, pod warunkiem spełnienia określonych warunków prawnych.

Czy mogę zaliczyć do kosztów zakup kawy do biura?

Tak, zakup kawy i innych drobnych artykułów spożywczych do biura, które są przeznaczone dla pracowników lub kontrahentów przebywających w firmie, zazwyczaj można uznać za koszt uzyskania przychodu. Warunkiem jest, aby wydatek ten był racjonalny, związany z prowadzoną działalnością (np. zapewnienie komfortu pracy zespołowi lub poczęstunek dla gości biznesowych) i odpowiednio udokumentowany, np. fakturą lub paragonem. Należy jednak pamiętać o zasadzie racjonalności i unikać nadmiernych wydatków, które mogłyby zostać uznane za koszty reprezentacji.

Co zrobić, jeśli posiadam dokumentację, ale nie jestem pewien, czy wydatek można zaliczyć do KUP?

Jeśli posiadasz dokumentację potwierdzającą poniesienie wydatku, ale masz wątpliwości co do jego kwalifikacji jako koszt uzyskania przychodu, najlepszym rozwiązaniem jest konsultacja z doradcą podatkowym lub księgowym. Specjalista będzie w stanie przeanalizować charakter wydatku, przepisy prawne i doradzić, czy można go zaliczyć do KUP, a także jak go prawidłowo udokumentować. W niektórych skomplikowanych przypadkach, dla pewności podatkowej, można również wystąpić o indywidualną interpretację podatkową do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS).

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!