Korekta faktury – co to? Wszystko, co musisz wiedzieć o fakturach korygujących

Słyszałeś kiedyś o fakturze korygującej? To taki dokument, który służy do poprawiania błędów albo wprowadzania zmian w fakturze, którą już wcześniej wystawiliśmy. Pamiętaj, że fakturę korygującą może wystawić tylko ten, kto wystawił pierwotną fakturę. Dlaczego to takie ważne? Bo błędy w fakturach to prosta droga do problemów z urzędem skarbowym. A przecież dobre relacje z klientami opierają się na tym, że wszystko jest jasne i udokumentowane, prawda? Faktura korygująca pomaga nam to porządkować.

Kiedy warto sięgnąć po fakturę korygującą?

Fakturę korygującą wystawiamy, gdy na tej pierwotnej coś jest nie tak albo gdy po prostu coś się zmieniło w związku z transakcją. Pomyśl o tym tak:

• Zmiany w transakcji: może dostałeś zwrot towaru, udzieliłeś rabatu już po wystawieniu faktury, albo po prostu anulowaliście transakcję. To wszystko wpływa na kwotę albo warunki sprzedaży.
• Błędy w fakturze pierwotnej: czasem zdarzają się pomyłki. Może zła cena, zła ilość towaru, albo po prostu błędne dane klienta, na przykład zły numer NIP. Czasem też rachunki się nie zgadzają.

Są też sytuacje, gdy drobne literówki w nazwie firmy, które nie utrudniają identyfikacji, nie wymagają jeszcze korekty. Ale jeśli coś wpływa na podstawę opodatkowania, na przykład zwrot zapłaty albo zmiana stawki VAT, to wtedy korekta jest konieczna. Ważne, żeby i sprzedawca, i nabywca zgadzali się co do tego, co i dlaczego korygujemy.

Typowe błędy na fakturze i jak je naprawić

Czasem na fakturze pojawiają się błędy, które po prostu musimy skorygować. Oto kilka przykładów:

• Błędna data: czy to data wykonania usługi, czy sprzedaży – może to zmienić moment powstania obowiązku podatkowego.
• Zła stawka VAT: na przykład zamiast 23% wpisaliśmy 8%. To poważna pomyłka, która wpływa na rozliczenia.
• Kłopoty z NIP-em: brak albo zły numer NIP sprzedawcy lub nabywcy to taki błąd, który może wymagać wystawienia faktury „zerującej” i wystawienia nowej.
• Chaos w numeracji: błędy w numeracji faktur potrafią namieszać w księgowości.
• Braki w oznaczeniach: brak kodu GTU albo innych obowiązkowych wpisów też może wymagać korekty.
• Problemy z opisem towaru/usługi: zła nazwa, ilość, cena – to wszystko musi się zgadzać.
• Błędy w obliczeniach: pomyłki w kwotach netto, brutto czy kwocie podatku VAT.
• Niewłaściwe daty: daty wystawienia, sprzedaży lub dostawy muszą być zgodne z rzeczywistością.
• Brak ważnych adnotacji: na przykład o metodzie kasowej, odwrotnym obciążeniu czy zwolnieniu z VAT.

Pamiętaj też o nowościach, takich jak system KSeF, który wprowadza swoje własne wymogi.

A oto kilka najczęstszych błędów i jak sobie z nimi radzić:

• Niewłaściwe dane kontrahenta: źle wpisany NIP nabywcy? Czasem trzeba wystawić fakturę zerującą i nową.
• Błędna stawka VAT: po prostu poprawiamy kwotę podatku.
• Błędy rachunkowe: pomyłki w obliczeniach? Korekta to załatwi.
• Nieprawidłowe daty: musimy je dopasować do rzeczywistości.
• Brak kodów i oznaczeń: jak kod GTU – bez tego się nie obejdzie i trzeba to poprawić.

Co musi zawierać dobra faktura korygująca?

Żeby faktura korygująca była „dobra”, musi mieć kilka kluczowych elementów, zgodnie z przepisami:

1. Wyraźne oznaczenie: musi być jasno napisane „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”.
2. Numer i data korekty: czyli numer i datę wystawienia tej właśnie faktury korygującej.
3. Numer i data faktury pierwotnej: żeby wiadomo było, co poprawiamy.
4. Dane sprzedawcy i nabywcy: takie same, jak na pierwotnej fakturze.
5. Przyczyna korekty: krótko i na temat, np. „zwrot towaru”, „korekta ceny”.
6. Skorygowane dane: nowe wartości netto i brutto, poprawione stawki VAT (z podziałem na stawki), wartości sprzedaży zwolnionej, nowe ilości lub ceny.
7. Kwota korekty: czy korekta zwiększa (in plus) czy zmniejsza (in minus) wartość transakcji.
8. Opcjonalnie: data płatności, jeśli korekta dotyczy zmian w tym zakresie.

Sprzedawca wystawia, a nabywca dostaje i powinien się z nią zgodzić. Całość opiera się na Ustawie o VAT.

Ryzyko związane z błędami na fakturach

Wyobraź sobie, że masz błąd na fakturze i nie robisz korekty. Co może się stać? Urząd skarbowy może zakwestionować fakturę, szczególnie jeśli stwierdzi, że zaniżyliśmy VAT. Wtedy może być problem z odliczeniem podatku naliczonego. Czasem to nawet oznacza opóźnienia w zwrotach VAT, bo trzeba tłumaczyć się i przechodzić dodatkowe kontrole. A w najgorszym wypadku mogą nawet nałożyć kary finansowe, a w skrajnych przypadkach, jeśli ktoś świadomie wystawiałby puste faktury, może grozić nawet odpowiedzialność karna skarbowa. W efekcie wszystko to może wymusić poprawki w deklaracjach VAT i podatku dochodowego.

Oto podsumowanie, co nam grozi:

• Organy podatkowe mogą się przyczepić do faktury, jeśli coś jest nie tak.
• Odliczenie VAT może być trudniejsze, albo wręcz niemożliwe.
• Za błędy mogą przyjść kary finansowe.
• Musimy poprawiać deklaracje VAT i podatku dochodowego.

Podsumowanie: o czym pamiętać przy korekcie faktury?

Korekta faktury to po prostu nasz pomocnik w poprawianiu błędów i uwzględnianiu zmian. Pamiętajmy, że zawsze wystawia ją sprzedawca i musi zawierać określone dane. Jak najszybciej ją wystawić, gdy tylko zauważymy błąd, to najlepszy sposób, żeby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

Dobre praktyki? Zawsze sprawdzajmy wszystko dwa razy, zanim wystawimy fakturę pierwotną. Jeśli już wykryjemy błąd, działajmy szybko. Warto mieć dokumentację, która uzasadnia korektę – na przykład umowę albo potwierdzenie zwrotu. I oczywiście, wszystko musi być dobrze ujęte w naszych ewidencjach VAT i PIT. No i na bieżąco śledźmy zmiany w przepisach, zwłaszcza te dotyczące KSeF. Jeśli masz wątpliwości, lepiej zapytać kogoś, kto się na tym zna.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o korektę faktury

Kto wystawia fakturę korygującą?

Tylko sprzedawca, który wystawił pierwotną fakturę, może wystawić fakturę korygującą.

Czy można skorygować fakturę, jeśli kupujący się nie zgadza?

Korekta to jednostronne działanie sprzedawcy. Ale dla świętego spokoju warto dogadać się z kupującym. Przy zwrocie towaru czy rabacie zazwyczaj jego zgoda jest potrzebna.

Jakie są terminy na wystawienie faktury korygującej?

Prawo nie narzuca konkretnego terminu. Najlepiej jednak zrobić to od razu, jak tylko zauważymy błąd. Błędy dotyczące VAT trzeba korygować w odpowiednich okresach rozliczeniowych.

Czy mogę wystawić korektę do faktury sprzed kilku lat?

Generalnie tak, ale musisz pamiętać o terminach przedawnienia zobowiązań podatkowych. Jeśli zobowiązanie już się przedawniło, korekta może nie wpłynąć na Twoje rozliczenia.

Co zrobić, gdy NIP na fakturze jest błędny?

W takim przypadku zazwyczaj wystawiamy fakturę zerującą, a potem nową fakturę z poprawnymi danymi. To poważny błąd formalny, który może uniemożliwić kupującemu odliczenie VAT.

Czy korekta faktury wpływa na mój podatek dochodowy (PIT/CIT)?

Tak, bo zarówno pierwotna, jak i korygująca faktura dokumentują przychody i koszty. Poprawne rozliczenie korekty jest ważne dla Twoich ksiąg podatkowych.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!