Jak napisać wypowiedzenie? Praktyczny poradnik

Chcąc zakończyć współpracę, czy to jako pracownik, czy jako pracodawca, zazwyczaj musimy przygotować dokument zwany wypowiedzeniem umowy o pracę. To taki formalny krok, który musi być zgodny z prawem, żeby był ważny i nie prowadził do późniejszych problemów. Jeśli źle coś sformułujesz albo pominiesz istotne informacje, takie oświadczenie może okazać się nieważne. Ten artykuł przeprowadzi Cię przez cały proces pisania wypowiedzenia umowy o pracę. Wyjaśnię Ci wszystkie ważne kwestie i podpowiem, jak uniknąć kłopotów z prawem. Skupimy się na tym, jak napisać wypowiedzenie tak, żeby wszystko było w porządku i chroniło interesy każdej ze stron.

Co musi zawierać dobre wypowiedzenie umowy o pracę?

Żeby wypowiedzenie umowy o pracę było ważne prawnie, musi zawierać kilka ściśle określonych elementów. Dzięki temu masz pewność, że jest poprawne. Jeśli czegoś zabraknie, dokument może być nieważny albo stanowić podstawę do roszczeń. Każde wypowiedzenie, niezależnie od tego, czy składasz je jako pracownik, czy jako pracodawca, musi być jasne i precyzyjne. Ważne, żeby zawrzeć w nim dane stron, wyraźne oświadczenie o chęci zakończenia pracy, a także datę, z którą umowa ma wygasnąć. Dbałość o te szczegóły to podstawa prawidłowego rozwiązania umowy.

Jakie dane stron i identyfikację umowy musisz zawrzeć w wypowiedzeniu?

Koniecznie musisz jasno określić, kto jest stroną umowy, czyli kto daje wypowiedzenie i kto je otrzymuje. Jako pracownik podaj swoje imię i nazwisko, adres zamieszkania, a jeśli chcesz, też numer telefonu i adres e-mail. Pracodawcę zidentyfikuj przez pełną nazwę firmy, adres siedziby oraz numer NIP. Dobrym pomysłem jest też wpisanie daty zawarcia umowy o pracę, którą chcesz rozwiązać. Dzięki temu będzie wiadomo, o którą dokładnie umowę chodzi. Precyzyjne podanie danych stron i dokumentu pomoże uniknąć wszelkich nieporozumień.

Jak powinno brzmieć oświadczenie o wypowiedzeniu?

Treść wypowiedzenia musi być jednoznaczna i nie pozostawiać żadnych wątpliwości co do tego, że chcesz zakończyć stosunek pracy. Powinieneś tam zawrzeć informację o długości okresu wypowiedzenia, który zależy od przepisów prawa lub umowy, a także wskazać przewidywaną datę zakończenia umowy. Zazwyczaj stosuje się takie sformułowanie:

Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu [data zawarcia umowy] z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na dzień [data zakończenia umowy].

Pamiętaj, że jako pracownik nie musisz podawać przyczyny wypowiedzenia.

Jaka jest wymagana forma dokumentu i podpis?

Prawo pracy w Polsce wymaga, aby wypowiedzenie umowy o pracę było sporządzone na piśmie. Czyli musi to być dokument papierowy z Twoim odręcznym podpisem albo dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli nie zachowasz tej formy, wypowiedzenie może być nieważne. Zawsze warto przygotować dwa egzemplarze dokumentu – jeden dla pracodawcy, drugi dla siebie. Dobrze też, żeby pracownik potwierdził odbiór dokumentu własnoręcznym podpisem na egzemplarzu pracodawcy, zaznaczając przy tym datę odbioru.

Jakie dodatkowe elementy musi zawierać wypowiedzenie przez pracodawcę?

Gdy pracodawca wypowiada umowę o pracę, ma dodatkowe obowiązki prawne w porównaniu do pracownika. Chodzi o to, żeby pracownik miał pewną ochronę i mógł zareagować na decyzję pracodawcy. Pracodawca musi nie tylko jasno wyrazić swoją wolę, ale też uzasadnić swoją decyzję i poinformować pracownika o jego prawach. Te dodatkowe elementy są naprawdę ważne dla ważności wypowiedzenia, zwłaszcza jeśli chodzi o umowy na czas nieokreślony.

Dlaczego pracodawca musi podać uzasadnienie przyczyny wypowiedzenia?

Kiedy pracodawca wypowiada umowę o pracę na czas nieokreślony, musi podać przyczynę rozwiązania stosunku pracy. Przyczyna rozwiązania musi być prawdziwa, konkretna i uzasadniona. Nie wystarczą ogólniki; trzeba dokładnie opisać sytuację albo zdarzenie, które doprowadziło do decyzji o wypowiedzeniu. Na przykład, zamiast pisać „niewłaściwe wykonywanie obowiązków”, trzeba podać konkretne przykłady, daty i konsekwencje zaniedbań. Pracownik może wtedy ocenić, czy podana przyczyna jest słuszna i czy chce iść z tym do sądu pracy.

Jakie pouczenie o prawie do odwołania musi zawierać wypowiedzenie od pracodawcy?

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o jego prawie do odwołania się od wypowiedzenia do właściwego sądu pracy. W piśmie z wypowiedzeniem musi znaleźć się jasne pouczenie o prawie do odwołania, ze wskazaniem terminu na złożenie odwołania, który wynosi 21 dni od daty doręczenia pisma, a także pełny adres sądu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy. Chociaż pominięcie tego pouczenia nie wpływa na ważność samego wypowiedzenia, może wydłużyć termin, w którym pracownik może złożyć odwołanie.

Jak określić okres wypowiedzenia i datę zakończenia umowy?

Okres wypowiedzenia to czas od momentu złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu do faktycznego zakończenia umowy o pracę. Jego długość zależy od rodzaju umowy i stażu pracy u danego pracodawcy. Jeśli nie zachowasz odpowiedniego okresu wypowiedzenia albo źle go obliczysz, może to doprowadzić do błędów w procesie rozwiązywania umowy. Poprawne obliczenie daty zakończenia umowy jest ważne dla obu stron, żeby mogły odpowiednio zaplanować dalsze kroki.

Tabela: Okresy wypowiedzenia w zależności od stażu pracy

Rodzaj umowy i staż pracy	Okres wypowiedzenia
Umowa na okres próbny (do 2 tygodni)	3 dni robocze
Umowa na okres próbny (od 2 tygodni do 3 miesięcy)	1 tydzień
Umowa na okres próbny (powyżej 3 miesięcy)	2 tygodnie
Umowa na czas nieokreślony lub określony (poniżej 6 miesięcy stażu)	2 tygodnie
Umowa na czas nieokreślony lub określony (od 6 miesięcy do 3 lat stażu)	1 miesiąc
Umowa na czas nieokreślony lub określony (powyżej 3 lat stażu)	3 miesiące

Jak obliczyć datę zakończenia umowy?

Aby obliczyć datę zakończenia umowy, dodaj okres wypowiedzenia do dnia, w którym wręczyłeś pismo z wypowiedzeniem. Dzień doręczenia pisma nie wlicza się do okresu wypowiedzenia. Na przykład, jeśli umowa o pracę została wypowiedziana w poniedziałek, 1 lipca 2024 roku, a obowiązuje dwutygodniowy okres wypowiedzenia, to ostatnim dniem zatrudnienia będzie 15 lipca 2024 roku (przy założeniu, że pracownik nie jest chroniony przed zwolnieniem). W przypadku wypowiedzenia miesięcznego, kończy się ono z ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego.

Jaki jest prawidłowy sposób doręczenia wypowiedzenia?

Sposób doręczenia wypowiedzenia ma kluczowe znaczenie dla jego ważności i momentu, od którego zaczyna biec okres wypowiedzenia. Jeśli doręczysz je nieprawidłowo, mogą pojawić się spory i wypowiedzenie może zostać uznane za nieskuteczne. Jest kilka dopuszczalnych metod, które zapewniają skuteczne przekazanie dokumentu drugiej stronie i pozwalają na udowodnienie tego faktu.

Najlepsze praktyki i potwierdzenie odbioru

Najpewniejszym sposobem jest osobiste doręczenie pisma pracownikowi lub pracodawcy. Wtedy druga strona powinna podpisać potwierdzenie odbioru na egzemplarzu składającego wypowiedzenie, zaznaczając datę jego otrzymania. Można też wysłać wypowiedzenie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres zamieszkania pracownika lub adres siedziby pracodawcy. Taka metoda daje dowód nadania i doręczenia. Jest też możliwe doręczenie elektroniczne, jeśli obie strony wyraziły na to zgodę i używają formy elektronicznej z kwalifikowanym podpisem.

Czym różni się wypowiedzenie umowy cywilnoprawnej od umowy o pracę?

Chociaż oba typy umów można zakończyć, to zasady ich wypowiadania różnią się znacznie, głównie przez odmienne regulacje prawne. Umowa o pracę podlega rygorom Kodeksu pracy, który zapewnia pracownikom szereg mechanizmów ochronnych. Z kolei umowy cywilnoprawne (jak umowa zlecenie czy umowa o świadczenie usług) regulowane są przez Kodeks cywilny, co daje stronom większą swobodę w ustalaniu warunków rozwiązania. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe, żeby uniknąć błędów i sporów.

Jakie są konsekwencje błędów w wypowiedzeniu umowy?

Błędy popełnione przy tworzeniu lub doręczaniu wypowiedzenia mogą mieć poważne konsekwencje, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. W przypadku umowy o pracę, wadliwe wypowiedzenie może spowodować jego uznanie za bezskuteczne, co oznacza, że umowa nadal obowiązuje, albo doprowadzić do przyznania pracownikowi odszkodowania. Niewłaściwie podana przyczyna rozwiązania, brak wymaganego pouczenia, czy nawet niezachowanie formy pisemnej mogą być podstawą do takich roszczeń. W przypadku umów cywilnoprawnych, błędy zwykle skutkują koniecznością zapłaty odszkodowania lub kary umownej.

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę

Poniżej znajdziesz przykładowy wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika. Pamiętaj, żeby dostosować dane do swojej sytuacji.

(Miejscowość), (data)

(Nazwa pracodawcy) (Adres pracodawcy)

(Imię i nazwisko pracownika) (Adres pracownika)

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę

Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu (data zawarcia umowy) pomiędzy (Nazwa pracodawcy) a (Imię i nazwisko pracownika).

Wypowiedzenie składam z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego (okres wypowiedzenia, np. trzy miesiące). Umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z dniem (data zakończenia umowy).

Z poważaniem,

(Własnoręczny podpis pracownika)

FAQ – najczęściej zadawane pytania o napisanie wypowiedzenia

Czy pracownik musi podawać przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę?

Nie, pracownik nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę. Wystarczy samo oświadczenie o chęci zakończenia stosunku pracy.

Jakie są konsekwencje niezachowania formy pisemnej przy wypowiedzeniu?

Jeśli nie zachowasz formy pisemnej przy wypowiedzeniu umowy o pracę (lub formy elektronicznej z kwalifikowanym podpisem), skutkuje to jego nieważnością. Taki dokument nie wywołuje skutków prawnych.

Czy można cofnąć wypowiedzenie umowy o pracę?

Cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę jest możliwe, ale potrzebujesz na to zgody drugiej strony. Bez tej zgody wypowiedzenie pozostaje w mocy.

Jakie są różnice w wypowiedzeniu umowy na czas określony i nieokreślony?

Umowy na czas nieokreślony można wypowiedzieć zawsze, zachowując okres wypowiedzenia. Umowy na czas określony można wypowiedzieć tylko w przypadkach wskazanych w umowie lub w Kodeksie pracy (np. przy rażącym naruszeniu obowiązków), a okresy wypowiedzenia mogą być inne. Pracodawca zawsze musi podać przyczynę wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony.

Co zrobić, gdy pracodawca podał fałszywe uzasadnienie wypowiedzenia?

Jeśli uważasz, że podane przez pracodawcę uzasadnienie wypowiedzenia jest fałszywe lub nierzetelne, masz prawo w ciągu 21 dni od doręczenia pisma odwołać się do sądu pracy. Sąd może wtedy orzec o uznaniu wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócić Cię do pracy lub zasądzić od pracodawcy odszkodowanie.

Podsumowanie

Poprawne sporządzenie wypowiedzenia umowy o pracę to kluczowy element zakończenia stosunku pracy, który chroni obie strony przed ewentualnymi nieporozumieniami prawnymi. Pamiętaj, że wypowiedzenie musi być przygotowane na piśmie, zawierać wszystkie potrzebne dane identyfikacyjne, jasno wyrażać chęć rozwiązania umowy i być doręczone drugiej stronie w odpowiedni sposób. Dla pracodawcy ważne jest też podanie uzasadnienia (przy umowach na czas nieokreślony) oraz pouczenie pracownika o jego prawach. Zrozumienie Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego w zakresie rozwiązywania umów to podstawa profesjonalnego podejścia. W razie wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.

Udostępnij ten artykuł znajomym, którzy potrzebują pomocy w napisaniu wypowiedzenia!

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!