Informacja prasowa – co to jest i jaką pełni funkcję? Kompletny przewodnik

Wyobraź sobie, że masz ważną wiadomość do przekazania światu – coś, co mogłoby zainteresować wiele osób. Właśnie do tego służy informacja prasowa. To oficjalne, ale zwięzłe ogłoszenie, które wysyłasz prosto do mediów. Chodzi w nim o to, żeby podzielić się istotnymi nowinkami dotyczącymi Twojej firmy, organizacji albo jakiejkolwiek innej instytucji. Traktuj ją jak kluczowe narzędzie w kontaktach z dziennikarzami – to właśnie na jej podstawie mogą powstać ciekawe artykuły czy materiały. Dobrze napisana informacja prasowa pozwala Twojej firmie czy organizacji opowiedzieć publiczności o sukcesach, ważnych wydarzeniach czy podjętych decyzjach. W tym artykule pokażę Ci, czym dokładnie jest informacja prasowa, jakie cechy ją wyróżniają, kiedy warto jej użyć, co powinna zawierać i jak napisać taką, która naprawdę działa.

Czym dokładnie jest informacja prasowa?

Mówiąc najprościej, informacja prasowa to formalny komunikat skierowany do dziennikarzy i mediów. Jego celem jest poinformowanie ich o czymś nowym i istotnym. To taki pisemny lub elektroniczny sygnał, który ma wzbudzić zainteresowanie tematem i – co najważniejsze – zachęcić do publikacji. Tak naprawdę, dajesz mediom gotowy materiał, który mogą wykorzystać. Choć tworzysz ją Ty, nadawca, pamiętaj, że powinna być napisana obiektywnie i zawierać fakty, a nie tylko puste hasła marketingowe.

Kluczowe cechy skutecznej informacji prasowej

Żeby Twoja informacja prasowa miała szansę na publikację i dobre przyjęcie przez dziennikarzy, musi mieć kilka konkretnych cech. Po pierwsze, musi być aktualna i mieć wartość medialną. Czyli musi dotyczyć czegoś, co dzieje się teraz i co zainteresuje ludzi. Po drugie, zwięzłość i klarowność to podstawa. Dziennikarze cenią sobie proste teksty, które od razu przechodzą do rzeczy. Ważne jest też, żeby trzymała się dziennikarskiej struktury, odpowiadając na pytania: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak (tzw. 5W+H). To ułatwia im szybkie zrozumienie tematu. Choć powinna wyglądać jak obiektywny news, możesz subtelnie zaznaczyć, z jakiego punktu widzenia piszesz. Pamiętaj też, żeby dopasować komunikat do konkretnej redakcji i jej odbiorców.

Oto kilka najważniejszych cech, na które warto zwrócić uwagę:

• Aktualność i wartość medialna: Wiadomość musi być świeża i mieć znaczenie dla mediów i ich czytelników.
• Zwięzłość i klarowność: Krótki, prosty tekst bez zbędnego żargonu, pisany „od ogółu do szczegółu”.
• Struktura dziennikarska (5W+H): Odpowiedź na kluczowe pytania: Kto, Co, Gdzie, Kiedy, Dlaczego i Jak.
• Obiektywna forma z możliwością perswazji: Prezentowanie faktów z zachowaniem punktu widzenia nadawcy.
• Dostosowanie do redakcji: Dopasowanie języka i treści do standardów i oczekiwań konkretnych mediów.

Kiedy używać informacji prasowej?

Informacja prasowa to świetne narzędzie, gdy chcesz coś zakomunikować na wielu polach – w biznesie czy w organizacji. Najlepiej stosuj ją, gdy:

• Ogłaszasz nowe produkty lub usługi, które mogą zaciekawić rynek.
• Informujesz o ważnych wydarzeniach, takich jak konferencje, targi czy firmowe gale.
• Prezentujesz wyniki finansowe.
• Komunikujesz zmiany w strukturze firmy.
• Opowiadasz o projektach związanych ze społeczną odpowiedzialnością biznesu (CSR).
• Reagujesz na sytuacje kryzysowe lub komunikujesz ważne, potencjalnie kontrowersyjne decyzje.
• Chcesz budować relacje z dziennikarzami i kształtować pozytywny wizerunek marki.

Niezbędne elementy skutecznej informacji prasowej

Żeby Twoja informacja prasowa była nie tylko profesjonalna, ale też skuteczna, musi zawierać kilka kluczowych elementów, które ułatwią pracę dziennikarzom i zwiększą szansę na publikację. Na samym początku postaw na zwięzły i chwytliwy nagłówek – musi od razu mówić, o co chodzi i zachęcać do czytania. Zaraz pod nim jest lead, czyli krótka zajawka, która odpowiada na podstawowe pytania: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. To sedno wszystkiego. Dalej następuje główna treść, napisana zgodnie z zasadą odwróconej piramidy – najważniejsze informacje lądują na początku, a szczegóły i kontekst poniżej. Aby dodać wiarygodności, warto wrzucić konkretne dane, liczby i dowody. Przyda się też krótki cytat eksperta lub kogoś z organizacji. Pamiętaj o stopce (boilerplate) z krótkim opisem firmy/instytucji i pełnymi danymi kontaktowymi. Koniecznie dodaj też datę i miejsce publikacji. Na koniec, nie zapomnij o wysokiej jakości materiałach uzupełniających, takich jak zdjęcia czy logotypy.

Oto lista elementów, które powinny znaleźć się w każdej informacji prasowej:

• Nagłówek (Tytuł): Krótki, informacyjny, zawierający kluczowe słowa (idealnie 60–80 znaków).
• Lead (Zajawka): 1–3 zdania podsumowujące najważniejsze informacje (kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego).
• Treść główna (Odwrócona piramida): Najważniejsze fakty na początku, potem szczegóły i kontekst.
• Dane i dowody: Liczby, wyniki badań, konkretne fakty zwiększające wiarygodność.
• Cytaty: Krótka wypowiedź eksperta lub przedstawiciela organizacji.
• Stopka (O organizacji / Boilerplate): Krótki opis firmy/instytucji i jej działalności.
• Dane kontaktowe: Imię, nazwisko, telefon, e-mail osoby kontaktowej dla mediów.
• Data i miejsce: Informacja o miejscu i dacie publikacji komunikatu.
• Materiały uzupełniające (Załączniki): Zdjęcia, logotypy, filmy – wysokiej jakości i opisane.

Jak napisać informację prasową krok po kroku

Napisanie dobrej informacji prasowej to proces, który wymaga systematyczności. Zacznij od jasnego określenia celu, jaki chcesz osiągnąć, i tego, do kogo kierujesz swój komunikat. Potem zbierz wszystkie niezbędne informacje, odpowiadając na pytania: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak. Następnie stwórz mocny nagłówek i krótki, ale treściwy lead – to one mają przyciągnąć uwagę i przekazać esencję sprawy. Treść główną rozwijaj zgodnie z zasadą odwróconej piramidy, umieszczając najważniejsze fakty na samym początku. Wzbogać tekst o wiarygodne dane, statystyki, a może nawet cytaty, które dodadzą mu ludzkiego wymiaru. Nie zapomnij o przygotowaniu stopki z opisem organizacji i pełnymi danymi kontaktowymi do osoby odpowiedzialnej za kontakt z mediami. Aby całość wyglądała jeszcze lepiej, dołącz materiały dodatkowe, takie jak zdjęcia czy grafiki. Na samym końcu czeka Cię kluczowy etap – skrupulatna korekta. Sprawdź tekst pod kątem błędów językowych, ortograficznych i stylistycznych. Upewnij się, że jest napisany w trzeciej osobie.

Oto jak możesz to zrobić krok po kroku:

• Krok 1: Zdefiniuj cel i odbiorcę: Określ, co chcesz osiągnąć i do kogo kierujesz komunikat.
• Krok 2: Zbierz informacje (5W+H): Upewnij się, że masz wszystkie kluczowe dane.
• Krok 3: Stwórz mocny nagłówek i lead: Przyciągnij uwagę i podaj esencję.
• Krok 4: Rozwiń treść zgodnie z odwróconą piramidą: Najważniejsze fakty najpierw.
• Krok 5: Dodaj cytaty i dane: Wzbogać komunikat o wiarygodność i kontekst.
• Krok 6: Przygotuj stopkę i dane kontaktowe: Podaj niezbędne informacje o nadawcy i osobie kontaktowej.
• Krok 7: Dodaj materiały dodatkowe: Zadbaj o atrakcyjność dla mediów (zdjęcia, grafiki).
• Krok 8: Korekta i weryfikacja: Sprawdź gramatykę, ortografię i styl; upewnij się, że tekst jest w trzeciej osobie.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu informacji prasowej

Unikaj tych popularnych wpadek, bo wiele z nich może sprawić, że Twoja informacja prasowa wyląduje prosto w koszu. Po pierwsze, brak starannej korekty językowej to jeden z najczęstszych powodów odrzucenia. Błędy ortograficzne i gramatyczne po prostu podważają Twój profesjonalizm. Kolejna sprawa – pisanie w pierwszej osobie zamiast w trzeciej wygląda nieprofesjonalnie i może wprowadzić dziennikarza w błąd. Niewłaściwy albo nieczytelny tytuł, który nie mówi, o co chodzi, często zniechęca do dalszego czytania. Brak kompletu danych kontaktowych lub osoby, z którą można się skontaktować w razie pytań, to prosta droga do tego, by dziennikarz nie pogłębił tematu. Złe przygotowanie materiałów dodatkowych, np. zdjęć bez opisów, też utrudnia pracę redakcji. Nadmiar języka marketingowego, pustych frazesów i brak konkretnych danych sprawiają, że komunikat traci na wartości informacyjnej. Niedopasowanie treści do odbiorcy lub specyfiki danego medium, a także zbyt długa lub chaotyczna forma, to kolejne błędy, których powinieneś unikać.

Oto lista rzeczy, których zdecydowanie powinieneś unikać:

• Brak korekty (błędy ortograficzne i interpunkcyjne).
• Pisanie w pierwszej osobie zamiast trzeciej.
• Nieczytelny lub nieinformacyjny tytuł.
• Brak danych kontaktowych lub osoby do kontaktu.
• Złe przygotowanie załączników (np. zdjęć bez opisów).
• Nadmiar języka marketingowego i pustych frazesów.
• Niedopasowanie treści do odbiorcy/medium.
• Zbyt długa lub chaotyczna forma.

Podsumowanie: Klucz do efektywnej komunikacji z mediami

Informacja prasowa to nadal fundamentalne narzędzie w arsenale PR-owca i specjalisty od komunikacji. Kluczem do jej sukcesu jest przede wszystkim dostarczenie aktualnych, istotnych i wiarygodnych informacji. Ważne, żeby były przedstawione zwięźle, jasno i zgodnie z dziennikarskimi standardami. Pamiętaj o zasadzie odwróconej piramidy, starannie dobieraj nagłówek i lead, a także upewnij się, że komunikat zawiera wszystkie niezbędne elementy formalne, w tym kompletne dane kontaktowe. Dopasowanie treści do tego, kim jest odbiorca i jakim kanałem dystrybucji wysyłasz komunikat, znacząco zwiększa szanse na zainteresowanie mediów i finalnie na publikację. Budowanie dobrych relacji z dziennikarzami i dostarczanie im wartościowych materiałów to długoterminowa strategia, która procentuje wizerunkiem i świadomością marki. Stosując te zasady, każda firma czy organizacja będzie mogła skuteczniej komunikować się ze światem mediów.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu lub ocenie informacji prasowej, nie wahaj się skontaktować z ekspertem ds. PR.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o informację prasową

Czym różni się informacja prasowa od komunikatu marketingowego?

Informacja prasowa ma na celu przekazanie obiektywnych informacji i nowości, podczas gdy komunikat marketingowy jest bardziej perswazyjny i sprzedażowy – promuje bezpośrednio produkt lub usługę.

Jak długa powinna być informacja prasowa?

Zazwyczaj informacja prasowa nie powinna przekraczać jednej strony maszynopisu (około 400–500 słów). Chodzi o zwięzłość i umieszczenie najważniejszych informacji na początku.

Czy mogę używać języka perswazyjnego w informacji prasowej?

Należy zachować równowagę. Forma powinna być informacyjna i zbliżona do newsa, ale możesz subtelnie zaznaczyć korzystny dla siebie punkt widzenia. Unikaj jednak nadmiernych, marketingowych zachwytów.

Kto powinien być podany jako osoba kontaktowa?

Osobą kontaktową powinna być osoba z firmy lub organizacji, która dobrze zna temat i jest upoważniona do udzielania odpowiedzi mediom. Upewnij się, że jest dostępna telefonicznie i mailowo.

Jakie są najskuteczniejsze metody dystrybucji informacji prasowej?

Najlepsze są metody personalizowane: wysyłka mailowa do wybranych dziennikarzy i redakcji, dla których temat jest szczególnie ciekawy. Warto też korzystać z profesjonalnych serwisów dystrybucji informacji prasowych i umieszczać je na swojej stronie internetowej (w wirtualnym biurze prasowym).

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!