Faktura zwolniona z VAT – co to? Przewodnik dla sprzedawców i nabywców

Czy zdarzyło Ci się kiedyś otrzymać fakturę, na której próżno było szukać kwoty podatku VAT? Zastanawiałeś się wtedy, o co chodzi? Najpewniej był to dokument zwolniony z VAT. Wystawia go firma, która z mocy prawa nie musi naliczać ani odprowadzać podatku od towarów i usług. Taka faktura nie ma podanej stawki ani kwoty VAT, a sprzedawca nie pobiera tego podatku od kupującego. Postanowiłem więc wyjaśnić Ci wszystko, co powinieneś wiedzieć o fakturze zwolnionej z VAT. Kto może ją wystawić, kiedy jest potrzebna, na jakiej podstawie prawnej i jakie to niesie konsekwencje dla Ciebie i Twojego kontrahenta – oto wszystko, co musisz wiedzieć, żeby się w tym wszystkim połapać.

Czym jest faktura zwolniona z VAT?

Mówiąc najprościej, faktura zwolniona z VAT potwierdza sprzedaż towarów lub usług przez przedsiębiorcę, który zgodnie z ustawą o VAT jest z tego podatku zwolniony. Oznacza to, że nie nalicza on VAT-u od swojej sprzedaży, bo jego działalność po prostu nie podlega opodatkowaniu tym podatkiem. W przeciwieństwie do standardowej faktury VAT, gdzie widzisz stawkę (np. 23%, 8%, 5%) i kwotę podatku, faktura zwolniona tych elementów nie zawiera.

Najważniejsza różnica dla Ciebie, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT? Taka faktura nie pozwoli Ci na odliczenie podatku naliczonego. Kwota, którą widzisz na fakturze zwolnionej, to już ostateczna cena netto, która dla Ciebie będzie kosztem uzyskania przychodu. Dokument ten, mimo braku VAT-u, nadal jest dowodem sprzedaży i jest ważny dla celów księgowych – zarówno dla sprzedawcy, jak i dla Ciebie jako nabywcy.

Kto może wystawić fakturę zwolnioną z VAT? Podstawy zwolnienia

Aby móc wystawić fakturę zwolnioną z VAT, musisz po prostu mieć status podatnika zwolnionego. W polskim prawie są dwie główne drogi do tego zwolnienia: podmiotowa i przedmiotowa. Obie opierają się na innych zasadach i są uregulowane w ustawie o VAT.

Zwolnienie podmiotowe VAT

Zwolnienie podmiotowe jest dla przedsiębiorców, których roczna wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekracza pewnego progu. Obecnie, na rok 2025, jest to 200 000 zł netto. Pamiętaj, że od 2026 roku limit ten ma wzrosnąć do 240 000 zł, zgodnie z artykułem 113 ust. 1 ustawy o VAT. Jest to zwolnienie ogólne, dostępne dla wszystkich małych firm i osób prowadzących jednoosobową działalność, które mieszczą się w tych limitach obrotowych. Co ważne, przy zwolnieniu podmiotowym nie musisz podawać na fakturze podstawy prawnej zwolnienia, ale i tak należy odpowiednio oznaczyć fakturę jako zwolnioną.

Zwolnienie przedmiotowe VAT

Zwolnienie przedmiotowe dotyczy konkretnych towarów lub usług, które z mocy prawa są zwolnione z VAT ze względu na ich charakter. Ustawa o VAT wymienia sporo takich przypadków, na przykład w artykule 43 ust. 1. Do popularnych przykładów należą:

• Usługi medyczne świadczone przez uprawnione podmioty.
• Usługi edukacyjne realizowane przez instytucje wpisane do odpowiednich rejestrów.
• Usługi finansowe i ubezpieczeniowe.

W tym przypadku, trzeba podać podstawę prawną zwolnienia na fakturze, czyli konkretny artykuł i punkt ustawy.

Wyłączenia ze zwolnienia

Pamiętaj też, że są towary i usługi, które generalnie nie kwalifikują się do żadnych zwolnień, nawet jeśli sprzedawca spełnia warunki zwolnienia podmiotowego. Najczęściej są to:

• Sprzedaż biżuterii.
• Towary objęte akcyzą.
• Nowe środki transportu.
• Samochody i ich części sprzedawane online.
• Komputery i sprzęt AGD sprzedawane online.

Faktura a rachunek: kiedy można użyć rachunku?

Dla przedsiębiorcy zwolnionego z VAT, głównym dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest faktura. Jednak w pewnych sytuacjach, gdy kupuje od Ciebie osoba fizyczna nieprowadząca działalności i nie prosi o fakturę, możesz zamiast niej wystawić rachunek. To taka uproszczona forma dokumentowania transakcji.

Ale uwaga! Jeśli Twój klient to podmiot gospodarczy, czyli firma (nawet jeśli jest zwolniona z VAT), zawsze ma prawo zażądać faktury. W takiej sytuacji musisz mu ją wystawić, zgodnie z zasadami.

Kiedy należy wystawić fakturę zwolnioną z VAT?

Generalnie, jeśli jesteś zwolniony z VAT, nie masz obowiązku wystawiać faktury przy każdej sprzedaży, szczególnie jeśli chodzi o osoby fizyczne nieprowadzące działalności. Nie musisz dokumentować każdej transakcji, chyba że przepisy Cię do tego zobowiązują albo klient o to poprosi.

Kluczowy moment, kiedy musisz wystawić fakturę zwolnioną z VAT, to żądanie zgłoszone przez nabywcę. Klient ma prawo poprosić o wystawienie dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Jeśli klient jest osobą fizyczną, powinien zgłosić takie żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym doszło do sprzedaży lub otrzymania zapłaty. Firmy mogą żądać faktury w dowolnym momencie. To wszystko jest uregulowane w artykułach 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT.

Gdy klient zgłosi takie żądanie, masz określony czas na wystawienie faktury. Fakturę zwolnioną z VAT musisz wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonałeś sprzedaży lub otrzymałeś całość lub część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży. Przepisy dotyczące terminów wystawiania faktur znajdziesz w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.

Jakie elementy powinna zawierać faktura zwolniona z VAT?

Faktura zwolniona z VAT, tak jak każda inna, musi mieć pewne obowiązkowe dane, żeby można było zidentyfikować transakcję i jej strony. Oto podstawowe elementy:

• Data wystawienia faktury.
• Numer faktury nadany w sposób ciągły.
• Dane sprzedawcy: nazwa, adres, NIP.
• Dane nabywcy: nazwa, adres, NIP (jeśli dotyczy).
• Nazwa towaru lub usługi.
• Ilość dostarczonych towarów lub wykonanych usług.
• Cena jednostkowa netto towaru lub usługi.
• Łączna kwota należności brutto, czyli całkowita kwota do zapłaty.

Obowiązkowe informacje w przypadku specyficznych zwolnień

Przy niektórych rodzajach zwolnień, zwłaszcza przy zwolnieniu przedmiotowym, kluczowe jest umieszczenie na fakturze informacji o podstawie prawnej zwolnienia. Musisz podać konkretny przepis ustawy lub rozporządzenia, na mocy którego sprzedaż jest zwolniona z VAT. Może to być np. oznaczenie „art. 43 ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT” dla usług ubezpieczeniowych albo „art. 43 ust. 1 pkt 26 ustawy o VAT” dla usług edukacyjnych.

Wyjątki od reguły

Warto wiedzieć, że są sytuacje, gdy podanie podstawy prawnej zwolnienia nie jest obowiązkowe. Dotyczy to głównie zwolnienia podmiotowego, gdzie wystarczy zaznaczyć, że faktura jest wystawiona przez podatnika zwolnionego z VAT. Ponadto, niektóre usługi finansowe i ubezpieczeniowe, mimo że są zwolnione przedmiotowo, mogą być fakturowane bez konieczności wskazywania konkretnego przepisu prawnego, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy.

Czego nie zawiera faktura zwolniona z VAT?

Najważniejsza cecha, która odróżnia fakturę zwolnioną od standardowej faktury VAT, to całkowity brak informacji o stawce podatku VAT oraz kwocie VAT. Te pola pozostają puste lub są zastąpione odpowiednim oznaczeniem, że faktura jest zwolniona.

Konsekwencje podatkowe faktury zwolnionej z VAT

To, czy zastosujesz zwolnienie z VAT i prawidłowo wystawisz fakturę zwolnioną, ma istotne konsekwencje dla Ciebie i Twojego klienta. Zrozumienie tych skutków jest kluczowe, żeby uniknąć błędów i kłopotów z urzędem skarbowym.

Dla sprzedawcy

Jeśli jako sprzedawca korzystasz prawidłowo ze zwolnienia z VAT, Twoją główną korzyścią jest brak obowiązku naliczania, odprowadzania i rozliczania podatku VAT. Faktura zwolniona z VAT po prostu potwierdza wartość sprzedaży bez doliczania podatku. Nie powstaje podatek należny ani nie naliczasz podatku naliczonego, który można by odliczyć od zakupów.

Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy faktura jest wystawiona nieprawidłowo. Jeśli sprzedawca, mimo że ma prawo do zwolnienia, błędnie doliczy VAT do faktury, staje się zobowiązany do zapłaty tej kwoty do Urzędu Skarbowego. Nieważne, że był zwolniony. Co gorsza, jeśli okaże się, że sprzedawca w ogóle nie spełniał warunków do zwolnienia, czeka go konieczność zapłaty podatku VAT wraz z należnymi odsetkami i ewentualnymi sankcjami. Niewłaściwe dokumentowanie sprzedaży może też wpłynąć negatywnie na Twoją wiarygodność podatkową.

Dla nabywcy

Dla Ciebie, jako nabywcy, otrzymującego prawidłowo wystawioną fakturę zwolnioną z VAT, konsekwencje są zazwyczaj neutralne pod kątem VAT. Oznacza to, że nie możesz odliczyć podatku VAT jako podatku naliczonego, bo go po prostu nie ma na fakturze. Koszt zakupu towaru lub usługi stanowi dla Ciebie standardowy koszt uzyskania przychodu, który uwzględniasz w księgach rachunkowych lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Jednakże, jeśli faktura zwolniona z VAT została wystawiona nieprawidłowo, a sprzedawca nie miał do tego prawa, możesz narazić się na problemy. Ryzyko obejmuje między innymi kontrolę podatkową, a w skrajnych przypadkach może pojawić się konieczność zapłaty VAT-u, który powinien był być naliczony, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Dzieje się tak, bo organy skarbowe mogą zakwestionować prawo do odliczenia VAT, jeśli transakcja została udokumentowana niezgodnie z przepisami.

Nowości i zmiany dotyczące faktur zwolnionych z VAT

Świat podatków jest dynamiczny, a przepisy dotyczące fakturowania ciągle się zmieniają. Dwie istotne zmiany, które dotyczą również faktur zwolnionych z VAT, to wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz planowane zmiany w limitach zwolnienia podmiotowego.

Od 2025 roku obowiązkowo wszystkie faktury, również te zwolnione z VAT, będą wystawiane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). System ten ma na celu zwiększenie kontroli i przejrzystości transakcji. Każda faktura, niezależnie od tego, czy zawiera VAT, czy jest zwolniona, będzie musiała zostać przesłana do systemu KSeF, który nada jej unikalny numer identyfikacyjny.

Dodatkowo, jak już wspomniałem, od 2026 roku zmieni się limit dla zwolnienia podmiotowego z VAT. Kwota 200 000 zł wzrośnie do 240 000 zł rocznego obrotu, co oznacza, że więcej przedsiębiorców będzie mogło z tego skorzystać. Ta zmiana wpłynie na prawo do stosowania zwolnienia i potencjalnie na sposób dokumentowania sprzedaży.

Podsumowanie

Faktura zwolniona z VAT to dokument potwierdzający sprzedaż przez podmioty, które nie podlegają obowiązkowi naliczania i odprowadzania podatku VAT. Kluczowe jest zrozumienie, że zwolnienie to może wynikać albo z Twojego statusu podmiotowego (niski obrót), albo z charakteru towarów/usług (zwolnienie przedmiotowe). Prawidłowe jej wystawienie wymaga zawarcia wszystkich niezbędnych danych, a w przypadku zwolnienia przedmiotowego – również wskazania podstawy prawnej.

Zrozumienie zasad dotyczących faktur zwolnionych jest niezwykle ważne, żeby działać zgodnie z prawem i uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji podatkowych – zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojego klienta. Błędne wystawienie lub użycie takiej faktury może prowadzić do naliczenia zaległego podatku, odsetek, a nawet sankcji. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości albo sytuacja jest bardziej skomplikowana, zawsze warto porozmawiać z doradcą podatkowym.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę zwolnioną z VAT

Czy faktura zwolniona z VAT musi zawierać podstawę prawną?

Zazwyczaj tak, zwłaszcza przy zwolnieniu przedmiotowym (np. usługi medyczne, edukacyjne). W przypadku zwolnienia podmiotowego (z powodu limitu obrotu) podstawa prawna nie jest wymagana na fakturze.

Co jeśli sprzedawca popełni błąd i wystawi fakturę z VAT, mimo że jest zwolniony?

Sprzedawca będzie musiał zapłacić ten wykazany VAT do Urzędu Skarbowego, wraz z ewentualnymi odsetkami i sankcjami.

Czy mogę odliczyć VAT od faktury, na której jest informacja o zwolnieniu?

Nie. Jeśli faktura jest prawidłowo wystawiona jako zwolniona z VAT, nie daje podstaw do odliczenia podatku naliczonego, nawet jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT.

Kiedy mam obowiązek wystawić fakturę zwolnioną z VAT na żądanie klienta?

Masz obowiązek wystawić ją, jeśli klient zgłosi żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży (dla osób fizycznych) lub w dowolnym momencie (dla firm). Należy ją wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu transakcji.

Czy limit 200 000 zł (lub 240 000 zł od 2026 r.) dotyczy kwoty brutto czy netto?

Limit zwolnienia podmiotowego (art. 113 ustawy o VAT) dotyczy wartości sprzedaży opodatkowanej netto.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!