Faktura proforma – co to jest, jak ją wystawić i co powinna zawierać?

Faktura proforma to taki papier, który jest swego rodzaju ofertą lub zapowiedzią tego, co potem znajdzie się na właściwej fakturze. Nie traktuj jej jako dokumentu księgowego czy podatkowego – jej głównym zadaniem jest potwierdzenie wartości i warunków, na jakich ma dojść do transakcji.

Czym dokładnie jest faktura proforma? Krótka definicja i garść podstaw

Samo słowo „proforma” pochodzi z łaciny i oznacza „dla formy”. I właśnie taką rolę pełni ten dokument – jest głównie informacyjny. To ważne: nie zobowiązuje ona nikogo do zapłaty, tak samo jak sprzedawca nie musi jej od razu księgować. Jej cel to przedstawienie kwoty, której można się spodziewać, a czasem stanowi podstawę do wpłaty zaliczki. Dzięki niej łatwiej negocjować i wszystko jasno ustalić, zanim transakcja dobiegnie końca.

Często mylimy fakturę proforma z tą właściwą, VAT-owską. Kluczowa różnica jest taka, że proforma ma tylko informować – nie ma mocy prawnej ani podatkowej, więc nie da się na jej podstawie niczego rozliczyć.

Co sprawia, że faktura proforma jest „pełna”? Co musi zawierać?

Żeby taka faktura proforma dobrze spełniała swoją rolę informacyjną i ofertową, musi zawierać kilka ważnych rzeczy. Oto co w niej powinno się znaleźć:

• Wyraźne napisanie „Faktura proforma” lub „Proforma”: To absolutna podstawa, żeby od razu było wiadomo, że to nie jest dokument księgowy. Bez tego kluczowy przekaz ginie.
• Data wystawienia: Mówi nam, kiedy oferta została przygotowana. To ważne, żeby wiedzieć, w jakim okresie czasowym oferta jest aktualna.
• Pełne dane sprzedawcy: Czyli nazwa firmy, adres, NIP i dane do kontaktu – telefon czy e-mail. Dzięki nim wiadomo, od kogo ta oferta pochodzi.
• Dane nabywcy/klienta: Podobnie jak w przypadku sprzedawcy, musimy wiedzieć, do kogo jest skierowana ta proforma. Nazwa firmy lub imię i nazwisko oraz adres są tu kluczowe.
• Dokładny opis towarów lub usług: Trzeba jasno powiedzieć, co oferujemy. Chodzi o specyfikację, modele, ile tego jest, w jakich jednostkach i co jest w tym szczególnego.
• Wartość finansowa: Koniecznie trzeba podać kwotę netto i brutto. Dobrze też zaznaczyć, jakie podatki czy inne opłaty wchodzą w grę. Informacje o tym, kiedy i jak zapłacić, też są bardzo ważne.
• Termin ważności oferty (jeśli jest): Jeśli oferta ma ograniczony czasowo charakter, trzeba to zaznaczyć. Unikniemy wtedy nieporozumień, a klient będzie wiedział, jak długo wszystko jest aktualne.
• Numeracja faktury proforma (dobra praktyka): Chociaż nie jest to wymóg prawny, warto ponumerować takie dokumenty. Ułatwia to potem zarządzanie nimi i szybkie odnalezienie konkretnej proformy.
• Dodatkowe informacje (opcjonalnie): Tutaj można umieścić wszystko, co jeszcze warto wiedzieć – szczegóły o dostawie, zwrotach, gwarancji, kosztach transportu czy harmonogramach. Im więcej jasnych informacji, tym lepiej.

Dzięki tym elementom klient dostaje pełny obraz tego, co proponujemy, i łatwiej mu podjąć decyzję.

Kiedy najlepiej wystawić fakturę proforma?

Najlepszy moment na wystawienie faktury proforma to oczywiście etap przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru, a także przed otrzymaniem jakiejkolwiek zaliczki czy przedpłaty. Chodzi o to, żeby klient wiedział, co go czeka pod względem ceny i warunków, i mógł spokojnie przygotować się do płatności. Nie ma sztywnych przepisów mówiących, kiedy dokładnie trzeba ją wystawić – często dzieje się to po prostu na etapie rozmów handlowych albo po potwierdzeniu zamówienia. Pamiętaj jednak o jednej, bardzo ważnej rzeczy: faktura proforma nigdy nie powinna pojawić się po tym, jak już dostaliśmy jakąkolwiek zapłatę. W takiej sytuacji należy wystawić albo fakturę zaliczkową, albo od razu właściwą fakturę VAT, która potwierdza sprzedaż i podlega księgowaniu oraz opodatkowaniu. Proforma to czysta informacja i potwierdzenie oferty, nic więcej.

Faktura proforma a faktura VAT: w czym tkwi różnica?

Faktura proforma i faktura VAT to dwie zupełnie inne bajki, choć obie krążą wokół pieniędzy w biznesie. Faktura proforma to taki dokument „na próbę”, który niczego nie generuje ani podatkowo, ani księgowo. Pokazuje, jaka będzie cena, jakie będą terminy płatności – taka wstępna propozycja. Jej wystawienie nie sprawia, że pojawia się obowiązek zapłaty VAT, ani też nie daje prawa do jego odliczenia.

Faktura VAT to już co innego. To oficjalny papier, który potwierdza, że transakcja sprzedaży faktycznie miała miejsce. Jest podstawą do rozliczenia VAT-u – sprzedawca musi go zapłacić, a kupujący może go sobie odliczyć. Faktura VAT zawiera wszystkie niezbędne dane, żeby wszystko było jasne: numer, daty, dane stron, kwoty netto, VAT i brutto.

Podsumowując, kluczowe różnice wyglądają tak:

• Charakter: Proforma to handlowa informacja, VAT to dokument księgowy.
• Podatki: Proforma niczego nie generuje podatkowo, VAT – tak.
• Funkcja: Proforma to oferta przed transakcją, VAT to potwierdzenie po niej.
• Księgowość: Proformy nie wpisujemy do ksiąg, fakturę VAT – tak.

Mówiąc prościej, faktura proforma to taka propozycja, a dopiero gdy ją zaakceptujesz i zapłacisz (albo zamówienie zostanie zrealizowane), sprzedawca wystawia fakturę VAT – ten prawdziwy, wiążący dokument.

Jeśli chcesz mieć spokój w księgowości i nie martwić się o błędy podatkowe, musisz dobrze rozróżniać fakturę proforma od VAT. Proforma to tylko zapowiedź, a VAT to już dokument, który ma moc prawną.

Gdzie faktura proforma przydaje się w praktyce?

Faktura proforma to takie uniwersalne narzędzie, które pomaga w codziennej pracy wielu firm. Ułatwia dogadanie się i ustala pewne rzeczy na wstępie. Oto kilka sytuacji, gdzie się sprawdza:

• Potwierdzenie warunków zamówienia i oferty: Pozwala sprzedawcy pokazać klientowi, co dokładnie oferuje – cenę, termin dostawy, sposób płatności – zanim wszystko zostanie ostatecznie podpisane. Klient ma wtedy czas na przemyślenie.
• Zabezpieczenie przedpłaty lub zaliczki: Szczególnie przy transakcjach zagranicznych, proforma może być wezwaniem do zapłaty, zanim towar wyruszy w drogę. Sprzedawca ma pewność, że otrzyma pieniądze, a kupujący wie, ile dokładnie ma zapłacić.
• Pomoc w sprawach celnych lub przy staraniu się o finansowanie: Przy handlu zagranicznym, proforma bywa potrzebna do celnych formalności albo jako jeden z dokumentów przy staraniu się o kredyt, bo pokazuje szacunkową wartość towarów.
• Formalne potwierdzenie zamówień: Gdy zamówienie było bardziej na luzie, np. przez telefon, faktura proforma może je sformalizować i upewnić obie strony, że wszystko zostało dobrze zrozumiane.
• W branży usługowej: Używa się jej, żeby pokazać zakres prac i ich przewidywany koszt. Dzięki temu klient wie, czego się spodziewać, zanim zgodzi się na zlecenie.
• W handlu hurtowym i detalicznym: Pomaga przy potwierdzaniu większych zamówień lub tych składanych online, co ułatwia cały proces od zamówienia po płatność.
• W branżach z harmonogramami: Na przykład w budownictwie, faktura proforma może pomóc ustalić, kiedy i ile płatności ma nastąpić w związku z poszczególnymi etapami budowy.

Dzięki swojej informacyjnej naturze, faktura proforma sprawia, że handel przebiega sprawniej, buduje się zaufanie, a nieporozumienia stają się rzadsze.

Faktura proforma w Polsce: statystyki i to, co naprawdę znaczy

W Polsce faktura proforma jest bardzo popularna. Służy jako informacja dla klienta przed finalizacją transakcji, bo pozwala pokazać ofertę, warunki sprzedaży i przewidywaną kwotę do zapłaty. Jest ważna, bo ułatwia negocjacje, potwierdza zamówienie i często jest podstawą do wpłacenia zaliczki.

Co ciekawe, nie ma oficjalnych, szczegółowych danych na temat tego, ile faktur proforma jest wystawianych w Polsce. Dlaczego? Bo to nie jest dokument księgowy ani podatkowy. Nie trzeba go wpisywać do żadnych firmowych rejestrów ani raportować do urzędu skarbowego. Z tego też powodu nie znajdziemy go też w systemach takich jak Krajowy System e-Faktur (KSeF), który dotyczy tylko faktur VAT. To, że jest powszechnie stosowana, wiemy raczej z obserwacji rynku i wewnętrznych analiz firm, a nie z oficjalnych statystyk państwowych.

Podsumowanie: Faktura proforma to takie narzędzie do informowania i negocjowania

Faktura proforma to naprawdę przydatne narzędzie w codziennym handlu. Pozwala jasno i szczegółowo przedstawić, jakie są proponowane warunki – ceny, terminy dostaw, sposoby płatności. Dzięki niej obie strony transakcji czują się pewniej, bo dokument ten nie rodzi żadnych zobowiązań podatkowych ani księgowych. Jego główna rola to ustalenie ram współpracy jeszcze przed jej faktycznym rozpoczęciem, co sprzyja budowaniu dobrych relacji biznesowych.

Masz jakieś pytania dotyczące faktur proforma albo VAT? Odezwij się do naszych ekspertów, chętnie pomożemy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę proforma

Czy faktura proforma jest obowiązkowa?

Nie, nikt nie każe jej wystawiać. Przedsiębiorcy używają jej, żeby pokazać ofertę lub potwierdzić warunki transakcji, zanim wszystko się wydarzy.

Czy można odliczyć VAT od faktury proforma?

Absolutnie nie. Faktura proforma służy tylko do informacji, a nie do rozliczeń podatkowych. Tylko faktura VAT daje takie możliwości.

Co jeśli wystawię fakturę proforma po otrzymaniu zapłaty?

To błąd. Jeśli dostałeś już jakieś pieniądze, powinieneś wystawić fakturę zaliczkową albo od razu fakturę VAT, bo transakcja już się dzieje.

Czy faktura proforma musi być numerowana?

Przepisy tego nie wymagają, ale numerowanie ułatwia porządek i późniejsze odnajdywanie dokumentów. Warto to robić.

Jakie dane są niezbędne na fakturze proforma?

Koniecznie trzeba podać dane sprzedawcy i nabywcy, dokładny opis towarów/usług, wartość finansową (netto, brutto), warunki płatności i wyraźnie zaznaczyć, że to „Faktura proforma”. Dobrze też dodać datę wystawienia i ewentualnie termin ważności oferty.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!