Faktura korygująca – co to? Kiedy i jak ją wystawić? Kompleksowy przewodnik

Faktura korygująca, czyli potocznie korekta faktury sprzedaży, to dokument, który wystawiasz, żeby poprawić błędy lub wprowadzić zmiany we wcześniej wystawionej fakturze. To naprawdę ważne narzędzie, które pomaga utrzymać porządek w rozliczeniach podatkowych i księgowych – zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojego klienta. Pomyłka przy wystawieniu lub rozliczeniu takiej korekty może się zemścić, na przykład w postaci kar finansowych czy zaległości podatkowych. Dlatego warto dobrze poznać zasady jej stosowania, żeby uniknąć kłopotów z urzędem skarbowym i działać zgodnie z prawem.

Kiedy powinieneś wystawić fakturę korygującą? Rozbieramy to na czynniki pierwsze

Przepisy nie mówią sztywno, w jakim konkretnie terminie musisz wystawić korektę, ale jasno określają sytuacje, kiedy jest ona potrzebna, i jak się do tego zabrać. Powinieneś ją wystawić od razu, jak tylko zauważysz błąd na oryginalnej fakturze, albo gdy klient zwróci towar albo Ty zwrócisz mu zapłatę.

Jeśli korekta wynika z błędu, który wpłynął na kwotę podatku VAT, powinieneś ująć ją w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystawiłeś pierwotną fakturę. Gdy korekta dotyczy zdarzenia, które miało miejsce już po transakcji – na przykład zwrotu towaru albo udzielenia rabatu po tym, jak faktura została wydana – musisz ją rozliczyć w okresie, w którym wystawiasz korektę. Generalnie, fakturę korygującą można wystawić aż do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zazwyczaj przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności.

Najczęściej spotykane sytuacje, gdy musisz wystawić fakturę korygującą, to:

• Błędy w danych na pierwotnej fakturze – na przykład zła cena jednostkowa, nieprawidłowa ilość towarów lub usług, albo pomyłka w danych Twojego klienta.
• Zwrot towarów, które były objęte wcześniejszą fakturą.
• Udzielenie rabatu po wystawieniu faktury sprzedaży – może to być wynik późniejszych ustaleń lub osiągnięcia pewnych progów zakupowych.
• Zmiany w stawce VAT albo w kwocie podatku należnego, które wynikają z przepisów albo z tego, że pierwotnie źle zastosowałeś stawkę.
• Zwrot zapłaty, który Ty, jako sprzedawca, dokonujesz na rzecz nabywcy.

Każde z tych zdarzeń wymaga odpowiedniej dokumentacji i prawidłowego wystawienia faktury korygującej. Chodzi o to, by dokument dokładnie odzwierciedlał faktyczny przebieg transakcji i był zgodny z przepisami.

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca? Ważne wymagania

Faktura korygująca musi zawierać wszystkie dane, które są wymagane na fakturze pierwotnej. Dodatkowo, musi być jasno oznaczona i zawierać wyjaśnienie, co dokładnie zmieniasz. Musisz podać numer i datę wystawienia tej pierwotnej faktury, do której wystawiasz korektę. Na dokumencie musi być wyraźny napis „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”.

Co więcej, absolutnie kluczowe jest podanie przyczyny wystawienia faktury korygującej – czyli jasnego uzasadnienia, dlaczego wprowadzasz te zmiany.

Ważnym elementem jest szczegółowy opis zmian. Powinieneś dokładnie wskazać, które dane zostały zmienione i jak wyglądają po korekcie. Przedstaw wartości korygowane, na przykład:

• Kwotę netto, VAT i kwotę brutto dla każdej pozycji.
• Cenę jednostkową korygowanego towaru lub usługi.
• Ilość korygowanych towarów lub usług.
• Zastosowaną stawkę VAT.

Warto też pamiętać o różnicy między fakturą korygującą a notą korygującą. Fakturę korygującą zawsze wystawia sprzedawca. Natomiast notę korygującą wystawia nabywca, głównie po to, by poprawić drobne dane identyfikacyjne, takie jak adres czy nazwa, jeśli nie wpływają one na kwotę podatku. Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy.

Jak i kiedy wprowadzić fakturę korygującą do ksiąg?

Sposób i termin zaksięgowania faktury korygującej zależy od tego, czy jest to korekta „in plus” (czyli zwiększająca wartość) czy „in minus” (zmniejszająca wartość), a także od przyczyny jej wystawienia.

Jeśli masz do czynienia z korektą „in plus”, która zwiększa pierwotną kwotę faktury, zazwyczaj rozlicza się ją w miesiącu wystawienia tej faktury korygującej. Chyba że korekta dotyczy błędów, które miały wpływ na okres wystawienia pierwotnej faktury. Jeśli korekta naprawia błąd z poprzedniego okresu rozliczeniowego, który wpłynął na deklarację VAT, powinieneś ująć ją w tym samym okresie. Natomiast korekta wynikająca ze zdarzenia po transakcji, na przykład podwyższenia ceny, jest ujmowana na bieżąco w okresie jej wystawienia.

W przypadku korekty „in minus”, czyli obniżającej wartość pierwotnej faktury, od 1 stycznia 2023 roku nie ma już formalnego wymogu potwierdzania odbioru tej faktury przez nabywcę, aby sprzedawca mógł ją rozliczyć. Zarówno nabywca, jak i sprzedawca mogą rozliczyć korektę na bieżąco – czyli w okresie, w którym ją otrzymają lub wystawią. Trzeba jednak pamiętać o warunkach handlowych i dokumentacji, które mogą mieć wpływ na moment ujęcia korekty. Zgodnie z tym, co mówią urzędy skarbowe i doradcy podatkowi, korekta powinna odzwierciedlać rzeczywisty stan transakcji i być zgodna z przepisami.

Jakie są konsekwencje błędnej korekty faktury sprzedaży i czego unikać?

Niewłaściwa korekta faktury sprzedaży może prowadzić do poważnych problemów finansowych i podatkowych. Mowa tu o karach finansowych, zaległościach podatkowych i komplikacjach w prawidłowym rozliczeniu VAT. Organy podatkowe często traktują błędy w dokumentacji jako podstawę do nałożenia sankcji. Mogą to być kary skarbowe albo grzywny za wystawienie faktury niezgodnej z prawdą lub niedopełnienie obowiązków ewidencyjnych.

Oto potencjalne konsekwencje błędnej korekty faktury:

• Nałożenie grzywny: Jeśli wystawisz fakturę korygującą w sposób nieprawidłowy, możesz zostać ukarany grzywną, której wysokość może sięgnąć nawet 240 stawek dziennych.
• Powstanie zaległości podatkowej: Niewłaściwe rozliczenie korekty, zwłaszcza tej „in minus”, może skutkować zaniżeniem należnego lub naliczonego podatku VAT. Prowadzi to do powstania zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę.
• Konieczność wystawienia kolejnych korekt: Błędna faktura korygująca może wymagać dalszych działań naprawczych. Czasem trzeba wystawić kolejną korektę, a nawet anulować pierwotną fakturę korygującą.
• Zafałszowanie dokumentacji: Nieprawidłowa korekta wprowadza nieścisłości do Twoich ksiąg rachunkowych. Podczas kontroli podatkowej może to być podstawą do zakwestionowania prawidłowości rozliczeń Twojej firmy.
• Utrudnienia w rozliczeniach: Błędy mogą prowadzić do sporów z kontrahentami i problemów z prawidłowym rozliczeniem VAT przez obie strony transakcji.

Żeby uniknąć tych problemów, musisz zadbać o to, by korekta faktury była zgodna z rzeczywistością gospodarczą i przepisami prawa. Pamiętaj też o prawidłowym jej udokumentowaniu i zaksięgowaniu we właściwym terminie.

Jakie są najczęstsze błędy przy korekcie faktury sprzedaży? Na co uważać?

Najczęściej popełniane błędy przy korekcie faktury sprzedaży to przede wszystkim niewłaściwe oznaczenie dokumentu, pomyłki w datach, brak uzasadnienia korekty, a także nieprawidłowe stosowanie faktury korygującej zamiast noty korygującej. Te błędy mogą spowodować, że organy podatkowe zakwestionują prawidłowość dokonanej korekty, a to z kolei może prowadzić do innych negatywnych konsekwencji.

Oto lista najczęstszych pomyłek:

• Niewłaściwe oznaczenie dokumentu: Jeśli brakuje wyraźnego napisu „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”, dokument może nie zostać uznany za formalną korektę, co stwarza problemy z księgowością.
• Błędne podanie daty: Często wpisuje się datę wystawienia faktury korygującej zamiast właściwej daty sprzedaży lub daty pierwotnej faktury. To prowadzi do rozbieżności w ewidencjach i deklaracjach podatkowych.
• Brak jasnego uzasadnienia korekty: Jeśli nie wskażesz przyczyny dokonania korekty (np. zwrot towaru, pomyłka w cenie), kontrolerom trudniej będzie zrozumieć sytuację, co może budzić ich wątpliwości.
• Nieprawidłowa korekta danych merytorycznych: Błędy w kwocie, stawce VAT, ilości towaru wymagają wystawienia faktury korygującej, a nie noty.
• Mylenie faktury korygującej z notą korygującą: Niewłaściwe użycie jednego dokumentu zamiast drugiego może mieć konsekwencje prawne i podatkowe.
• Nieprawidłowa korekta danych identyfikacyjnych: Chociaż dane takie jak NIP czy adres można poprawić notą korygującą, błędy w tym obszarze wymagają szczególnej uwagi i zgodności z przepisami.

Żeby uniknąć tych błędów, warto dokładnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi faktur korygujących. Trzeba też być bardzo precyzyjnym i dbać o kompletność danych przy ich wystawianiu.

Statystyki i trendy: Błędy na fakturach w Polsce i rola KSeF

Statystyki dotyczące błędów na fakturach sprzedaży w Polsce pokazują, że to powszechny problem. Mowa tu o dużej liczbie fikcyjnych faktur, a także o typowych błędach formalnych i merytorycznych. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dodatkowo komplikuje sprawę. W pierwszej połowie 2024 roku wykryto ponad 140 tysięcy fikcyjnych faktur – to znaczący wzrost w porównaniu do poprzedniego roku.

Do najczęstszych błędów na fakturach sprzedaży należą:

• Nieprawidłowa numeracja faktur, brak ciągłości lub nieporządek w sekwencji numerów.
• Błędne daty wystawienia i sprzedaży, które wpływają na moment powstania obowiązku podatkowego.
• Niekompletne lub błędne dane kontrahenta, w tym nieprawidłowy NIP lub nazwa firmy.
• Nieprawidłowe zastosowanie stawek VAT i błędy w ich obliczeniach.
• Brak lub błędne oznaczenia na fakturze, takie jak kody GTU czy adnotacje o procedurach specjalnych.

Wprowadzenie KSeF oznacza, że faktur elektronicznych nie można już edytować ani wycofać. W przypadku błędu konieczne jest wystawienie faktury korygującej, a następnie nowej, poprawnej faktury. To duża zmiana, która podkreśla, jak ważne jest dbanie o dokładność już na etapie wystawiania pierwotnej faktury. Błędy na fakturach prowadzą do komplikacji w rozliczeniach VAT, konieczności przeprowadzania kontroli podatkowych i mogą skutkować sankcjami.

Podsumowanie i najlepsze praktyki

Korekta faktury sprzedaży to niezbędny proces, który zapewnia prawidłowość rozliczeń podatkowych i księgowych. Wymaga on staranności i dobrej znajomości przepisów. Podsumowując, kluczowe jest zrozumienie, kiedy korekta jest wymagana, jakie elementy musi zawierać, a także jakie są konsekwencje jej błędnego wystawienia.

Oto najlepsze praktyki przy dokonywaniu korekty faktury sprzedaży:

• Natychmiastowe wystawienie faktury korygującej: Jak tylko zauważysz błąd, działaj od razu. To minimalizuje ryzyko problemów podatkowych.
• Poprawne oznaczenie dokumentu: Jasno napisz „Faktura korygująca” lub „Korekta” i podaj dane faktury pierwotnej – to podstawa.
• Jasne uzasadnienie korekty: Precyzyjnie opisz przyczynę zmian, żeby każdy mógł łatwo je zrozumieć i zaakceptować.
• Informowanie nabywcy: Upewnij się, że Twój klient otrzymał korektę i ją zaakceptował, zwłaszcza jeśli wpływa to na jego rozliczenia podatkowe.
• Prawidłowe ujęcie w księgach: Zaksięguj korektę we właściwym okresie rozliczeniowym, zgodnie z jej charakterem i przepisami prawa.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę korygującą

Czy można skorygować fakturę VAT-marża?

Tak, fakturę VAT-marża jak najbardziej można skorygować. Procedura jest podobna do korekty zwykłej faktury, ale musisz uwzględnić specyfikę metody marży. Chodzi o rozliczanie VAT od samej marży (czyli różnicy między ceną sprzedaży a ceną zakupu). Korekta powinna odzwierciedlać zmiany w tej marży lub inne błędy, które mogły pojawić się na fakturze pierwotnej.

Czy nabywca może wystawić fakturę korygującą?

Absolutnie nie. Fakturę korygującą może wystawić tylko i wyłącznie sprzedawca. Jeśli Ty, jako nabywca, stwierdzisz błąd na fakturze pierwotnej, możesz wystawić notę korygującą. Jest ona jednak przeznaczona głównie do poprawy danych identyfikacyjnych, takich jak adres czy nazwa, i wymaga akceptacji sprzedawcy. W przypadku błędów merytorycznych (ceny, ilości, stawki VAT) powinieneś zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej.

Czy fakturę korygującą można wystawić do faktury wystawionej do paragonu?

Tak, jest to możliwe, ale procedura bywa skomplikowana. Jeśli paragon z NIP-em został wystawiony i chcesz go skorygować (np. zmienić dane nabywcy), zazwyczaj trzeba anulować pierwotny paragon i wystawić nowy z poprawnymi danymi. Następnie do tego nowego paragonu wystawia się fakturę. Alternatywnie, w niektórych sytuacjach można wystawić fakturę korygującą do pierwotnej faktury, ale zależy to od szczegółowych interpretacji i specyfiki transakcji. Warto zawsze skonsultować się z doradcą podatkowym, żeby ustalić najlepszy sposób postępowania.

Jak długo można przechowywać faktury korygujące?

Faktury korygujące, podobnie jak faktury pierwotne, należy przechowywać przez cały okres przechowywania dokumentacji podatkowej. W Polsce jest to zazwyczaj 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z daną fakturą. Oznacza to, że fakturę korygującą musisz przechowywać przez pięć lat od końca roku, w którym dokonano korekty.

Co zrobić, gdy nabywca nie chce odebrać faktury korygującej?

Jeśli nabywca odmawia odbioru faktury korygującej, powinieneś podjąć kroki, które udokumentują próbę jej doręczenia. Możesz na przykład wysłać korektę listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Jeśli korzystasz ze sprzedaży elektronicznej, użyj systemu KSeF lub innych potwierdzonych kanałów komunikacji. Pamiętaj, że od 2023 roku sprzedawca może wykazać korektę „in minus” w swoich rozliczeniach VAT nawet bez formalnego potwierdzenia odbioru przez nabywcę, o ile ma dowody na próbę jej doręczenia i korekta wynika z rzeczywistych zdarzeń gospodarczych. Kluczowe jest jednak posiadanie dokumentacji potwierdzającej próbę doręczenia i uzasadnienie samej korekty.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!