Faktura do paragonu – co to? Wszystko, co musisz wiedzieć, aby się nie pogubić

Faktura do paragonu to taki dokument, który dostajesz, gdy chcesz rozliczyć zakupy zrobione na firmę, a pierwotnie dostałeś zwykły paragon fiskalny. Pomyśl o tym jak o dokumencie, który oficjalnie potwierdza Twoje wydatki – szczególnie ważne, gdy prowadzisz własną działalność. Od 2020 roku przepisy trochę namieszały w tej kwestii, wprowadzając nowe zasady. Ten dokument jest mocno powiązany z tym, co było nabite na kasę fiskalną. Co ciekawe, może być wystawiony zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla zwykłego Kowalskiego, czyli osoby fizycznej. Pamiętaj, że takie faktury trzeba uwzględnić w pliku JPK_VAT i odpowiednio oznaczyć (jako FP). Całość bazuje na Ustawie o VAT.

Co mówi prawo o fakturach do paragonu w Polsce?

W polskim porządku prawnym, a konkretnie w cywilnym i podatkowym, temat faktury do paragonu reguluje przede wszystkim Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT). Konkretnie chodzi o artykuły 106b ust. 5 i 106i ust. 6. Nie można też zapomnieć o rozporządzeniach dotyczących kas fiskalnych. Najważniejsze, co musisz zapamiętać, to to, że inaczej traktuje się Przedsiębiorcę (czyli podatnika VAT), a inaczej Osobę fizyczną (konsumenta). Przepisy są tu naprawdę różne. Jak już dobrze zrozumiesz te podstawy prawne, to będziesz mógł bez problemu dokumentować swoje transakcje i nie narazić się na żadne błędy.

Faktura do paragonu dla firmy (przedsiębiorcy)

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i chcesz dostać fakturę do paragonu, jest jeden warunek, który musisz spełnić: na paragonie musi być Twój numer NIP. Bez tego sprzedawca po prostu nie wystawi Ci faktury na firmę. Wynika to z art. 106b ust. 5 Ustawy o VAT. Ale uwaga, jest mały haczyk: jeśli wartość paragonu brutto nie przekracza 450 zł (albo 100 euro), to taki paragon z wpisanym NIP-em jest już traktowany jako faktura uproszczona. Czyli w takiej sytuacji nie potrzebujesz już dodatkowej, pełnej faktury. To tzw. Limit dla Faktury Uproszczonej. Gdyby transakcja była droższa, wtedy potrzebujesz już pełnej faktury VAT. Pamiętaj, że wystawienie faktury niezgodnie z przepisami, albo bez wymaganego NIP-u dla przedsiębiorcy, może się skończyć karą.

Faktura do paragonu dla osoby fizycznej (konsumenta)

Jeśli jesteś osobą fizyczną i nie prowadzisz działalności, też masz prawo dostać fakturę do paragonu. W takiej sytuacji Sprzedawca ma obowiązek Ci ją wystawić, jeśli tylko o to poprosisz. Różnica jest taka, że na tej fakturze nie będzie Twojego numeru NIP. Zwykle masz na to czas 3 miesiące od końca miesiąca, w którym zrobiłeś zakupy. Taka faktura jest imienna, ale nie daje Ci możliwości odliczenia podatku VAT.

Kiedy możesz wystawić fakturę do paragonu? Terminy i zasady gry

Pamiętaj, że Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu, ale tylko wtedy, gdy spełnisz określone warunki i zrobisz to w wyznaczonym czasie. Niezależnie od tego, czy jesteś Przedsiębiorcą, czy Osobą fizyczną, musisz zgłosić swoje żądanie w konkretnym terminie. Kluczowe dla firm jest też to, żeby na paragonie był numer NIP nabywcy.

Oto, kiedy możesz poprosić o fakturę:

• Do 15. dnia następnego miesiąca: jeśli poprosisz o fakturę w tym samym miesiącu kalendarzowym, w którym dokonałeś zakupu lub otrzymałeś zapłatę.
• Do 15 dni od zgłoszenia: gdy zgłoszenie nastąpi już po zakończeniu miesiąca, w którym zrobiłeś zakupy, ale nadal mieszcząc się w ustawowym terminie 3 miesięcy.
• Ogólny termin: zgłoszenie musi nastąpić nie później niż 3 miesiące od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub otrzymałeś zapłatę.

Co więcej, Sprzedawca może Cię poprosić o zwrot oryginalnego paragonu w zamian za wystawioną fakturę. Jeśli nie spełnisz tych warunków, na przykład zgłosisz się za późno, Sprzedawca może odmówić wystawienia faktury, bo nie będzie to już jego ustawowy obowiązek wystawienia faktury do paragonu. Oczywiście, sprzedawca może Ci taką fakturę wystawić dobrowolnie nawet po terminie, ale to już jego dobra wola, a nie wymóg prawny.

Limit kwotowy i faktura uproszczona – co to oznacza w praktyce?

Paragon fiskalny z Twoim NIP-em, którego wartość brutto nie przekracza 450 zł (czyli około 100 euro), jest w świetle przepisów VAT traktowany jak faktura uproszczona. W takiej sytuacji nie musisz się już martwić o dodatkową fakturę VAT, bo sam paragon z NIP-em wystarczy jako dokument księgowy dla Przedsiębiorcy. To takie małe ułatwienie dla mniejszych transakcji. Jest to tak zwana faktura uproszczona dla mniejszych kwot.

Ale jeśli wartość transakcji na paragonie jest wyższa niż 450 zł brutto, to sprzedawca musi już wystawić Ci pełną fakturę VAT, z Twoim numerem NIP. Pamiętaj, że wystawienie paragonu bez NIP dla przedsiębiorcy, który potem żąda faktury, jest niedopuszczalne i może prowadzić do poważnych problemów podatkowych. Zapamiętaj: Limit D la Faktury Uproszczonej i Limit Euro dla Faktury Uproszczonej to tak naprawdę jedno i to samo – chodzi o uproszczenie formalności przy mniejszych kwotach.

Jak powinna wyglądać prawidłowa faktura do paragonu? Co musi się na niej znaleźć?

Dobrze wystawiona faktura do paragonu musi zawierać wszystko to, co standardowa faktura VAT, zgodnie z przepisami. Czyli: datę wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy (wraz z ich numerami NIP), datę sprzedaży (taką samą jak na paragonie), a także dokładny opis sprzedanych towarów lub usług, ich liczbę, ceny netto, wartości netto, stawki VAT i kwotę podatku.

Ale jest jeden warunek, bez którego nic z tego nie będzie: paragon musi zawierać numer NIP nabywcy. Bez tego Sprzedawca nie wystawi faktury dla Przedsiębiorcy. Faktura do paragonu, zwłaszcza ta do 450 zł brutto, może być traktowana jako faktura uproszczona, ale musi spełniać wszystkie wymogi formalne. Wszystko musi się zgadzać, żeby nie było problemów z rozliczeniem VAT.

Czy sprzedawca musi wystawić fakturę do paragonu?

Tak, sprzedawca ma ustawowy obowiązek wystawić fakturę do paragonu, o ile nabywca zgłosi takie żądanie i spełni odpowiednie warunki. Dotyczy to zarówno Przedsiębiorcy, jak i Osoby fizycznej (konsumenta). Nabywca musi pamiętać o terminach, a firma musi mieć NIP na paragonie. Jeśli te warunki nie są spełnione, Sprzedawca ma prawo odmówić wystawienia faktury.

Kiedy prosisz o fakturę, musisz zwrócić oryginalny paragon sprzedawcy. Jeśli zgłosisz się po terminie, sprzedawca nie musi już wystawiać faktury, choć oczywiście może to zrobić dobrowolnie. Ważne jest, żeby wiedzieć, kiedy jest to jego obowiązek, a kiedy po prostu dobra wola.

Co się dzieje z paragonem, gdy dostaniesz fakturę?

Paragon, który posłużył do wystawienia faktury, ma swoją dalszą drogę. Jeśli faktura jest dla Przedsiębiorcy (nawet uproszczona), paragon z jego numerem NIP jest traktowany jako dokument pierwotny. Potem może trafić z powrotem do klienta albo zostać u sprzedawcy – to zależy od wewnętrznych procedur firmy i przepisów. W przypadku faktury uproszczonej (paragon z NIP do 450 zł brutto), to właśnie paragon staje się głównym dokumentem księgowym. Gdy natomiast wystawiono pełną fakturę VAT do droższego paragonu, zazwyczaj paragon zostaje u sprzedawcy albo przekazany klientowi, zależnie od ustaleń.

Kontrole KAS i kary za błędy przy fakturach do paragonów

Organy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) regularnie sprawdzają, czy firmy prawidłowo dokumentują sprzedaż, w tym właśnie faktury do paragonów. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą się dla sprzedawcy skończyć sporymi karami. Najczęściej chodzi o sytuacje, gdy faktura dla firmy jest wystawiana bez wymaganego numeru NIP nabywcy na paragonie. W takich przypadkach kara może wynieść nawet 100% kwoty VAT z danej transakcji. KAS może też nakładać mandaty za inne wykroczenia. Dlatego tak ważne jest, żeby każdą sprzedaż dokumentować jak należy, żeby uniknąć problemów z urzędem.

Czy można sprawdzić, ile tych faktur do paragonów się wystawia?

Szczerze mówiąc, nie ma takich publicznie dostępnych, szczegółowych statystyk, które podawałyby dokładną liczbę wystawianych faktur do paragonów w Polsce w ostatnim czasie (powiedzmy za 2023-2024). Wiemy jednak, że dla urzędów skarbowych to ważna kwestia. Rocznie drukuje się w Polsce około 12 miliardów paragonów, co pokazuje ogrom transakcji. Dane z kontroli KAS potwierdzają, że nieprawidłowości w tym obszarze wcale nie należą do rzadkości, a kontrole kończą się mandatami. Od 2020 roku przepisy są bardziej restrykcyjne i ograniczają możliwość wystawiania faktur do paragonów – trzeba pamiętać o NIP-ie na paragonie dla firmy. A od 2026 roku wchodzi Krajowy System e-Faktur (KSeF), który ma jeszcze bardziej zdigitalizować fakturowanie.

Co mówią eksperci podatkowi o fakturach do paragonów?

Opinie ekspertów podatkowych na temat obecnych zasad dotyczących faktur do paragonów są dość zróżnicowane i budzą sporo dyskusji. Wielu specjalistów podkreśla, że wymóg posiadania numeru NIP nabywcy na paragonie, żeby móc wystawić fakturę dla Przedsiębiorcy, jest kłopotliwy w praktyce. Krytykowane jest też ryzyko kar w wysokości 100% VAT za niezamierzony błąd albo pominięcie NIP-u. Inni eksperci wskazują, że konieczność zgłaszania żądania faktury przed zakupem lub w jego trakcie bywa dla klientów niewygodna. Podkreślają, że nowe przepisy, choć mają uszczelnić system podatkowy, w praktyce generują pewne niejasności i problemy.

Podsumowanie: najważniejsze zasady dotyczące faktury do paragonu

Reasumując, faktura do paragonu wymaga spełnienia kilku kluczowych warunków. Dla Przedsiębiorcy najważniejsze jest, żeby na paragonie był jego numer NIP. Paragon do kwoty 450 zł brutto z NIP-em działa jak faktura uproszczona. Osoba fizyczna może dostać fakturę na żądanie, bez konieczności posiadania NIP-u na paragonie. W obu przypadkach Sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu, jeśli tylko nabywca zgłosi swoje żądanie w ustawowym terminie. Te faktury trzeba potem uwzględnić w JPK_VAT z oznaczeniem FP. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, najlepiej skonsultuj się z doradcą podatkowym.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę do paragonu

Czy jako osoba fizyczna mogę dostać fakturę do paragonu, jeśli nie prowadzę firmy?

Jasne, że tak! Jako osoba fizyczna masz prawo poprosić o fakturę do paragonu. Sprzedawca musi Ci ją wystawić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonałeś zakupu, pod warunkiem, że zgłosisz takie żądanie. Na fakturze nie będzie Twojego NIP-u.

Jakie są warunki, żeby firma dostała fakturę do paragonu?

Najważniejsze to mieć numer NIP na paragonie fiskalnym. Jeśli paragon zawiera NIP, możesz dostać fakturę do kwoty 450 zł brutto (to będzie faktura uproszczona) albo pełną fakturę VAT, jeśli transakcja jest droższa. Pamiętaj też o terminach zgłoszenia żądania.

Czy paragon do 450 zł z NIP-em to już faktura?

Tak, dokładnie tak. Paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy, którego wartość brutto nie przekracza 450 zł (lub 100 euro), jest traktowany jak faktura uproszczona. Nie trzeba już wystawiać dodatkowej, pełnej faktury VAT.

Co się stanie, jeśli sprzedawca wystawi fakturę do paragonu bez NIP dla firmy?

To niezgodne z prawem. Sprzedawca może dostać karę podatkową, często w wysokości 100% kwoty VAT z tej transakcji.

Ile czasu mam na zgłoszenie chęci otrzymania faktury do paragonu?

Generalnie masz 3 miesiące od końca miesiąca, w którym zrobiłeś zakup. Dokładne terminy mogą się różnić w zależności od tego, kiedy zgłosisz żądanie w stosunku do miesiąca sprzedaży, ale ogólny termin to właśnie te 3 miesiące od końca miesiąca sprzedaży. Sprzedawca też ma swoje terminy na wystawienie faktury.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!