Controlling – co to? Kompleksowy przewodnik po funkcjach, celach i narzędziach

Controlling to coś więcej niż tylko „kontrolowanie”. To taki systematyczny proces, który wspiera zarządzanie firmą, łącząc w sobie planowanie, kontrolę, analizę i sterowanie działaniami. Wszystko po to, żeby te działania skutecznie prowadziły do realizacji celów przedsiębiorstwa. Pomyśl o tym jak o koordynacji całego cyklu zarządczego – to po prostu klucz do tego, by firma działała sprawnie i osiągała to, co zaplanowała. W tym artykule zagłębimy się w to, czym dokładnie jest controlling, jakie ma zadania, do czego służy i czym różni się od zwykłego księgowania. Mam nadzieję, że dzięki temu poczujesz się pewniej, rozumiejąc, jak ważną rolę controlling odgrywa dzisiaj w prowadzeniu biznesu.

Czym dokładnie jest controlling?

W najprostszych słowach, controlling to proces zarządczy, który pomaga organizacji realizować jej cele poprzez planowanie, monitorowanie, analizę i – jeśli trzeba – korygowanie bieżących działań. To system mocno zorientowany na konkretne wyniki. Łączy w sobie kilka kluczowych elementów: planowanie celów, sprawdzanie, jak sobie z nimi radzimy, i wprowadzanie poprawek, gdy coś idzie nie tak. Cały czas widzimy, że rola controllera ewoluuje – to już nie tylko ktoś, kto pilnuje liczb, ale staje się strategicznym partnerem dla zarządu. Jego zadaniem jest stworzenie sensownego systemu controllingu i dostarczenie jasnych informacji o tym, co się dzieje, gdzie jesteśmy i jakie potencjalne ryzyka na nas czyhają.

Jakie są główne funkcje controllingu?

Controlling można sprowadzić do czterech kluczowych funkcji, które razem tworzą spójny system zarządzania. To takie cztery filary, na których opiera się dążenie firmy do celu:

• Planowanie: Tutaj przygotowujemy plany finansowe i budżety. Definiujemy też, do czego firma ma dążyć, zarówno w krótkim, jak i w długim terminie. To taki punkt wyjścia, który mówi nam, dokąd zmierzamy.
• Kontrola: Polega na porównaniu tego, co faktycznie osiągnęliśmy, z tym, co zaplanowaliśmy. Analizujemy, skąd wzięły się różnice – to ważne, żeby potem móc je skorygować i uniknąć podobnych wpadek w przyszłości.
• Sterowanie: Dzięki tej funkcji możemy na bieżąco korygować odchylenia od przyjętych założeń. Pozwala to szybko reagować na zmiany – czy to rynkowe, czy wewnętrzne – przez optymalizację procesów, zmianę budżetów albo dostosowanie zasobów.
• Koordynacja: Ta funkcja dba o to, żeby wszystkie zespoły i działy działały w zgodzie. Zapobiega sytuacji, w której ktoś podejmuje decyzje w oderwaniu od całościowych interesów firmy, zapewniając spójność wszystkich działań.

Jakie są zadania praktyczne controllingu?

W praktyce controlling sprowadza się do konkretnych zadań, które na co dzień pomagają menedżerom podejmować lepsze decyzje i sprawiają, że organizacja działa sprawniej. Oto kilka przykładów:

• Budżetowanie i pilnowanie kosztów – to podstawa zarządzania finansami.
• Analiza tego, jak firma sobie radzi i czy jest rentowna – pozwala ocenić, co działa, a co nie.
• Prognozowanie i przydzielanie kosztów – pomaga lepiej zaplanować wydatki i wykorzystać zasoby tam, gdzie są najbardziej potrzebne.
• Przygotowywanie raportów dla zarządu – żeby kadra kierownicza wiedziała, co się dzieje.
• Monitorowanie realizacji strategii firmy – czy zbliżamy się do tych długoterminowych celów.
• Pomaganie w podejmowaniu decyzji w oparciu o dane i analizę ryzyka – żeby decyzje były świadome i racjonalne.

Jaki jest główny cel controllingu?

Głównym celem controllingu jest po prostu dostarczanie menedżerom takich informacji, które są im potrzebne do skutecznego kierowania firmą. Chodzi o to, żeby zarząd mógł podejmować dobre decyzje, które faktycznie doprowadzą do osiągnięcia zamierzonych wyników. Controlling ma zapewnić firmie skuteczność i efektywność, wspierać jej rozwój i sprawiać, że wyniki będą coraz lepsze.

Jakie narzędzia i techniki stosuje się w controllingu?

W controllingu używamy sporo różnych narzędzi i technik. Można je podzielić na kilka grup, w zależności od tego, czy służą planowaniu, analizie, czy wspieraniu decyzji. To, które wybierzemy, zależy od tego, jaka jest nasza firma i jakie ma cele.

1. Narzędzia analityczno-planistyczne: Tutaj mamy budżetowanie, prognozowanie finansowe i operacyjne. Ważna jest też analiza odchyleń planu od wykonania (zarówno przychodów, jak i kosztów), kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) oraz różnego rodzaju analizy finansowe. Dzięki nim na bieżąco wiemy, jak firma sobie radzi.
2. Techniki zarządczo-strategiczne: W tej grupie znajdziemy tworzenie scenariuszy rozwoju, strategiczną kartę wyników (Balanced Scorecard) – która obejmuje wskaźniki finansowe i niefinansowe. Do tego dochodzą analizy ABC/XYZ do klasyfikowania działań, analiza SWOT (uwzględniająca czynniki wewnętrzne i zewnętrzne) i analizy macierzowe. Pozwalają one spojrzeć na strategię firmy holistycznie.
3. Oprogramowanie IT: Często zaczyna się od Excela, bo jest pod ręką. Ale coraz popularniejsze stają się specjalistyczne systemy BI (Business Intelligence) i ERP (Enterprise Resource Planning). Pozwalają one zebrać dane z różnych miejsc i stworzyć zaawansowane kokpity menedżerskie (dashboardy).

Jak controlling wpływa na procesy decyzyjne?

Controlling wspiera podejmowanie decyzji przede wszystkim dzięki dostarczaniu rzetelnych i aktualnych danych. Dzięki temu menedżerowie mogą podejmować świadome i trafne wybory na każdym szczeblu zarządzania. To po prostu niezbędne, żeby firma dobrze funkcjonowała.

• Dostarczanie informacji decyzyjnych: Controlling zbiera, analizuje i prezentuje dane w sposób, który jest zrozumiały dla zarządu. Menedżerowie dostają dzięki temu narzędzia, które pomagają im podejmować skuteczne decyzje, zarówno te planistyczne, jak i bieżące. To sprawia, że proces decyzyjny jest szybszy i bardziej efektywny.
• Wsparcie decyzji strategicznych i operacyjnych: Controlling pomaga w zarządzaniu zarówno na poziomie strategicznym, jak i operacyjnym. Dostarcza danych od samego początku projektu aż do jego zakończenia. Zarząd może dzięki temu podejmować mądre strategiczne ruchy, które lepiej dopasowują firmę do tego dynamicznie zmieniającego się otoczenia rynkowego.
• Monitorowanie i analiza wyników: Dzięki controllingowi możemy na bieżąco śledzić wyniki firmy. Właściciele i zarząd mogą podejmować świadome decyzje oparte na faktach, a nie na domysłach. Dokładna kontrola kosztów, analiza wyników i szybkie wykrywanie nieefektywności pozwalają od razu zareagować na pojawiające się wyzwania.
• Optymalizacja decyzji biznesowych: Controlling dostarcza precyzyjnych danych analitycznych, dzięki którym można podejmować bardziej świadome decyzje operacyjne. Skraca też czas potrzebny na analizę danych i pozwala lepiej wykorzystać dostępne informacje zarządcze. Wszystko to przekłada się na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów i szybsze reagowanie na zmiany.

Jak controlling stosuje się w Polsce?

W Polsce controlling obecny jest w mniejszości firm, ale ta grupa szybko rośnie. Widać wyraźne różnice między dużymi przedsiębiorstwami a sektorem MŚP, a także między poszczególnymi branżami. Chociaż nie ma jednego, oficjalnego wskaźnika jego powszechności, dostępne dane pokazują rosnące zainteresowanie i wdrażanie tej funkcji.

Z badań wynika, że controlling jest znacznie częściej spotykany w dużych firmach, podczas gdy w małych i średnich jego implementacja jest mniejsza. Sektor usług – na przykład firmy IT, logistyczne czy marketingowe – wykazuje większą otwartość na wdrażanie narzędzi controllingu i zaawansowanego raportowania. Obserwujemy też coraz większe zapotrzebowanie na specjalistów od controllingu na rynku pracy, co pośrednio świadczy o tym, że te funkcje są tworzone i rozwijane w polskich firmach.

• Co ciekawe, spora część firm planuje inwestycje w narzędzia IT wspierające controlling, co sugeruje, że chcą go sformalizować lub rozwijać.
• Wiele przedsiębiorstw rozważa też wprowadzenie controllingu jako nowej dziedziny zarządzania albo znaczącą przebudowę obecnego modelu.
• Brakuje jednolitych, aktualnych danych statystycznych o powszechności controllingu w Polsce; dostępne informacje są fragmentaryczne.

Controlling a tradycyjne księgowanie: kluczowe różnice

Controlling i księgowość to dwa różne, choć powiązane ze sobą obszary zarządzania finansami firmy. Różnią się celami, perspektywą czasową i zakresem analizowanych danych. Zrozumienie tych różnic jest ważne, by obie funkcje mogły działać jak najlepiej.

Kluczowe różnice w działalności

Cecha	Księgowość	Controlling
Cel	Dokumentowanie przeszłości, zgodność z prawem, odzwierciedlenie sytuacji finansowej.	Orientacja na przyszłość, analiza przyczyn zjawisk finansowych, wsparcie decyzji zarządczych.
Perspektywa czasowa	Skupienie na zdarzeniach przeszłych.	Wybieganie w przyszłość, planowanie i wspieranie realizacji celów strategicznych.
Zakres analityczny	Rejestracja i klasyfikacja poszczególnych operacji finansowych.	Spójny obraz realizacji planów strategicznych, integracja danych finansowych i niefinansowych.
Narzędzia i techniki	Rejestrowanie i klasyfikowanie transakcji.	Kontrola budżetowa, budżetowanie zerowe, analizy scenariuszowe, KPI, raportowanie zarządcze.

Mimo tych różnic, obie funkcje powinny się wzajemnie wspierać. Controller powinien rozumieć podstawy księgowości, a księgowy – szerszy kontekst biznesowy swoich działań. Połączenie tych obszarów znacząco wpływa na rentowność i rozwój organizacji.

Współczesne postrzeganie controllingu (eksperci o controllingu)

Dzisiaj eksperci od zarządzania widzą controlling przede wszystkim jako kluczowe, strategiczne narzędzie, a nie tylko dział zajmujący się kontrolą kosztów. Uważają go za fundament nowoczesnego i efektywnego zarządzania, który buduje przewagę konkurencyjną firmy.

• Controlling mocno wspiera strategiczne decyzje zarządu, dostarczając danych do podejmowania decyzji opartych na faktach.
• Wzmacnia rentowność i kontrolę nad finansami, pomagając optymalizować koszty i monitorować kluczowe wskaźniki efektywności.
• Jest integralną częścią nowoczesnego zarządzania, pomagając menedżerom w planowaniu i koordynacji działań.
• Dzięki szybkiemu wykrywaniu odchyleń i redukcji ryzyka finansowego, controlling buduje przewagę rynkową.
• Zmienia sposób zarządzania, wpływając na wszystkie aspekty działalności firmy – od planowania po strategię.
• Łączy finanse z procesami operacyjnymi, integrując dane finansowe i niefinansowe.
• Wykorzystuje nowoczesne technologie, takie jak systemy BI i ERP, sprawiając, że controller staje się partnerem biznesowym zarządu.

Podsumowanie

Controlling to kluczowy element nowoczesnego zarządzania firmą. Łączy w sobie planowanie, kontrolę, analizę i sterowanie. Jego głównym celem jest zapewnienie skuteczności i efektywności organizacji, wspieranie zarządu w podejmowaniu dobrych decyzji i umożliwienie realizacji celów biznesowych. Wykorzystując różnorodne narzędzia, controlling dostarcza kluczowych informacji, które pozwalają optymalizować procesy, kontrolować koszty i stale poprawiać wyniki. W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, sprawny controlling to nie tylko atut, ale wręcz konieczność, żeby odnieść trwały sukces.

Czy Twoja firma wykorzystuje pełny potencjał controllingu? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc w optymalizacji Twoich procesów zarządczych!

FAQ – najczęściej zadawane pytania o controlling

Co to jest controlling i czym się różni od księgowości?

Controlling to proces zarządczy wspierający realizację celów firmy poprzez planowanie, kontrolę, analizę i sterowanie działaniami. Jest zorientowany na przyszłość i wynik. Księgowość natomiast skupia się na dokumentowaniu przeszłości, zgodności z przepisami i odzwierciedlaniu sytuacji finansowej firmy. Różnią się perspektywą czasową, celem i stosowanymi narzędziami.

Jakie są cztery główne funkcje controllingu?

Cztery główne funkcje controllingu to: planowanie (definiowanie celów i budżetów), kontrola (porównanie wyników z planami i analiza odchyleń), sterowanie (bieżące korygowanie odchyleń i reagowanie na zmiany) oraz koordynacja (synchronizacja działań różnych zespołów).

Czy controlling jest potrzebny w małych firmach?

Tak, podstawowe zasady controllingu – planowanie, monitorowanie i analiza wyników – są kluczowe dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. W małych firmach można stosować prostsze narzędzia i metody, dostosowane do specyfiki działalności, ale sama idea zarządzania opartego na danych jest uniwersalna.

Jakie są najpopularniejsze narzędzia controllingu?

Do najpopularniejszych narzędzi controllingu należą budżetowanie, prognozowanie, analiza odchyleń, kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), raporty zarządcze, arkusze kalkulacyjne (Excel) oraz systemy klasy BI i ERP. Wybór narzędzi zależy od potrzeb i skali działalności firmy.

Kto najczęściej pełni rolę controllera?

Rolę controllera najczęściej pełni osoba z wykształceniem ekonomicznym lub finansowym, która działa jako partner biznesowy dla zarządu i menedżerów. Controller jest odpowiedzialny za projektowanie systemu controllingu, dostarczanie informacji decyzyjnych oraz wspieranie firmy w osiąganiu celów strategicznych i finansowych.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!