Akta osobowe – co to? Twój przewodnik po dokumentach kadrowych

Pomyśl o aktach osobowych pracownika jak o takiej osobistej teczce dla każdego, kogo zatrudniasz. To nie tylko formalność, ale kawałek szerszej dokumentacji pracowniczej, który jest obowiązkowy dla każdego pracodawcy w Polsce. Prawo pracy jasno to określa. Te akta pomagają Ci śledzić, jak rozwija się zatrudnienie, oceniać ludzi, a nawet bronić się, gdyby pojawiły się jakieś roszczenia. Dla pracownika to z kolei pewność, że jego prawa i historia pracy są udokumentowane.

Struktura akt osobowych: Pięć części, które musisz znać

Akta osobowe pracownika dzielą się na pięć części, od A do E. Każda z nich zawiera inne typy dokumentów i zgodnie z rozporządzeniem powinna być uporządkowana chronologicznie, a dokumenty ponumerowane. Na początku każdej części znajdziesz spis treści, co ułatwia szybkie odnalezienie wszystkiego, czego potrzebujesz.

Część A: Dokumenty z rekrutacji i badań lekarskich

Tutaj znajdziesz wszystko, co związane z przyjmowaniem pracownika i pierwszymi badaniami. To między innymi:

• kwestionariusz osobowy kandydata,
• CV,
• świadectwa pracy od poprzednich pracodawców,
• dyplomy i certyfikaty potwierdzające kwalifikacje,
• skierowanie na badania wstępne, okresowe lub kontrolne wraz z orzeczeniem lekarskim.

Dzięki tym dokumentom masz pewność, że kandydat ma odpowiednie umiejętności i jest zdolny do pracy.

Część B: Dokumenty związane z zatrudnieniem i jego przebiegiem

W tej części gromadzisz dokumenty dotyczące całego okresu zatrudnienia – od momentu nawiązania współpracy, przez jej trwanie, aż po ewentualne zmiany. Znajdziesz tu:

• umowę o pracę,
• wszelkie aneksy zmieniające warunki,
• zakres obowiązków,
• potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy, ryzykiem zawodowym czy warunkami zatrudnienia.

Umieścisz tu również dokumentację dotyczącą czasu pracy, wniosków urlopowych, szkoleń, urlopów rodzicielskich, a także informacje o ewentualnych potrąceniach z wynagrodzenia czy przyznanych nagrodach.

Część C: Dokumenty kończące zatrudnienie

Gdy stosunek pracy dobiega końca, dokumenty trafiają do części C. Znajdą się tu przede wszystkim:

• oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopie wydanych świadectw pracy,
• wnioski pracownika o sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy.

Jeśli strony zawarły umowę o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia, jej oryginał również trafia do tej sekcji.

Część D: Dokumenty dotyczące odpowiedzialności pracownika

Ta część jest przeznaczona na dokumenty dotyczące ewentualnej odpowiedzialności porządkowej lub innej kary, pod warunkiem że przewidziano możliwość jej zatarcia. Mogą to być odpisy zawiadomień o nałożeniu kary, na przykład nagany czy upomnienia, o ile kary te mogą zostać formalnie usunięte z akt po określonym czasie. To sposób na udokumentowanie sytuacji dyscyplinarnych zgodnie z zasadami zacierania kar.

Część E: Dokumenty dotyczące odpowiedzialności karnej lub za przestępstwa skarbowe

W części E znajdą się dokumenty dotyczące odpowiedzialności karnej lub za przestępstwa skarbowe, również te, po których następuje zatarcia. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik został skazany prawomocnym wyrokiem sądu, a informacje te są niezbędne do prawidłowego stosowania przepisów prawa pracy. Podobnie jak w części D, dokumenty te umieszcza się tu pod warunkiem, że przepisy przewidują możliwość ich usunięcia z akt po upływie określonego czasu.

Obowiązki pracodawcy: Jak prowadzić i przechowywać akta?

Jako pracodawca masz obowiązek prowadzić akta dla każdego pracownika, dzieląc dokumenty na odpowiednie części (A–E) i dbając o chronologiczne ułożenie. Równie ważne jest przechowywanie akt osobowych w sposób zapewniający ich poufność, kompletność i dostępność. Po zakończeniu współpracy musisz poinformować byłego pracownika o okresie przechowywania jego akt i wskazać termin odbioru.

Okresy przechowywania akt osobowych

Okres przechowywania akt zależy od tego, kiedy pracownik był zatrudniony:

• Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. (lub w latach 1999-2018, jeśli złożono odpowiedni raport do ZUS): Akta przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
• Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r. (lub w latach 1999-2018, ale bez złożonego raportu ZUS): Tutaj okres przechowywania wynosi 50 lat od dnia ustania zatrudnienia.

Przykład: Jeśli pracownik, zatrudniony od 2020 roku, zakończył pracę 15 maja 2024 r., jego akta będą przechowywane do 31 grudnia 2034 r. Jeśli natomiast pracownik pracował do 1998 roku, jego akta będą przechowywane przez 50 lat od daty zakończenia pracy.

Warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej

Przepisy prawa pracy wymagają, aby akta osobowe były przechowywane w sposób gwarantujący ich poufność, integralność, kompletność oraz dostępność. Oznacza to konieczność ochrony przed nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniem czy zniszczeniem. Dokumentacja papierowa powinna być przechowywana w bezpiecznych, zamkniętych szafach, w miejscach niedostępnych dla osób postronnych. Elektroniczne akta (e-akta) wymagają odpowiednich zabezpieczeń technicznych, takich jak silne hasła, szyfrowanie danych, kontrola dostępu i regularne tworzenie kopii zapasowych, by zapobiec utracie danych.

Obowiązki pracodawcy po zakończeniu zatrudnienia

Po ustaniu stosunku pracy, w dniu wydania świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi pisemną informację o okresie przechowywania jego akt osobowych. Informacja ta musi zawierać dokładną datę, do kiedy akta będą przechowywane (czyli 10 lub 50 lat od zakończenia zatrudnienia, zgodnie z przepisami). Pracodawca musi też wskazać termin, w którym pracownik może odebrać swoją dokumentację pracowniczą. To ważny element ochrony danych osobowych byłego pracownika.

Dostęp do akt osobowych: Kto może zerkać w dokumenty?

Dostęp do akt osobowych pracownika jest ściśle kontrolowany przez polskie prawo, w tym Kodeks pracy oraz przepisy o ochronie danych osobowych, znane jako RODO. Chodzi o ochronę prywatności pracownika i bezpieczeństwo gromadzonych danych. Dostęp mają tylko wybrane osoby, co minimalizuje ryzyko nieuprawnionego zapoznania się z wrażliwymi informacjami.

Kto ma prawo dostępu do akt osobowych?

W firmie prawo do wglądu w akta mają przede wszystkim osoby zarządzające, takie jak członkowie zarządu czy właściciele, ponieważ reprezentują one pracodawcę. Pracodawca może też upoważnić konkretne osoby, na przykład z działu kadr, do przeglądania akt w zakresie ich obowiązków. Takie upoważnienie musi być pisemne i jasno określać zakres dostępu. W niektórych sytuacjach prawo dostępu mogą mieć też przedstawiciele związków zawodowych czy społeczny inspektor pracy, ale tylko w ramach swoich kompetencji.

Prawa byłego pracownika i osób trzecich

Obecny i były pracownik mają prawo wglądu do swoich akt osobowych w dowolnym momencie, niezależnie od tego, czy stosunek pracy trwa, czy już się zakończył. Prawo to obejmuje również możliwość żądania sporządzenia kopii całości lub części dokumentacji. Osoby trzecie, w tym członkowie rodziny pracownika, mogą uzyskać dostęp do akt tylko za jego wyraźną, pisemną zgodą lub na mocy postanowienia sądu. Bez tego udostępnienie danych jest niemożliwe i stanowi naruszenie przepisów.

Bezpieczeństwo danych zgodnie z RODO

Przechowywanie akt osobowych, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, musi być zgodne z RODO. Oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Akta papierowe powinny być przechowywane w zamykanych szafach, w pomieszczeniach zabezpieczonych przed dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku elektronicznych akt osobowych kluczowe są hasła dostępu, szyfrowanie danych, regularne tworzenie kopii zapasowych oraz kontrola nad tym, kto i kiedy uzyskał dostęp do systemu. Wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych wymagają zgłoszenia do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w ciągu 72 godzin od ich stwierdzenia.

Konsekwencje prawne i finansowe błędów w aktach osobowych

Nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych to poważne naruszenie prawa pracy i może wiązać się z dotkliwymi konsekwencjami dla pracodawcy. Jest to wykroczenie, za które grożą kary finansowe, a także inne sankcje administracyjne i prawne, które mogą wpłynąć na dalsze funkcjonowanie firmy. Dlatego niezwykle ważne jest dokładne przestrzeganie przepisów dotyczących gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji pracowniczej.

Kary finansowe za nieprawidłowości

Najpoważniejszą karą za niewłaściwe prowadzenie akt osobowych jest grzywna sądowa, której wysokość może wynosić od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Jest ona wymierzana przez sąd pracy na wniosek inspektora Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), który wykrył naruszenia podczas kontroli. Ponadto, inspektor PIP może nałożyć na pracodawcę mandat karny w wysokości do 2000 zł za pojedyncze uchybienie, a w przypadku powtarzających się błędów, kwota mandatu może wzrosnąć do 5000 zł.

Inne sankcje i obowiązki

Oprócz kar finansowych, Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę nakaz uzupełnienia dokumentacji w określonym terminie. Niewykonanie tego polecenia również wiąże się z sankcjami. Pracodawca, który nie dopełni obowiązków związanych z prowadzeniem akt osobowych, ponosi odpowiedzialność, a w przypadku osób prawnych, odpowiedzialność ta może dotyczyć członków zarządu lub innych osób reprezentujących firmę. Dodatkowym ryzykiem są sankcje RODO nakładane przez UODO za naruszenie ochrony danych osobowych, które również mogą sięgać wysokich kwot.

Dodatkowe ryzyka i konsekwencje operacyjne

Nieprawidłowości w aktach osobowych mogą prowadzić do licznych problemów operacyjnych i prawnych. Mogą one utrudniać lub uniemożliwiać prawidłowe ustalenie praw pracowniczych, na przykład w przypadku sporów sądowych dotyczących wypowiedzenia umowy, mobbingu czy dochodzenia odszkodowań. Przechowywanie niedozwolonych danych, brak odpowiednich zabezpieczeń czy nieprzestrzeganie okresów przechowywania to tylko niektóre z błędów, które mogą skutkować dodatkowymi karami administracyjnymi.

Archiwizacja akt osobowych po zakończeniu stosunku pracy

Archiwizacja akt osobowych po zakończeniu stosunku pracy to proces przechowywania dokumentacji przez ściśle określony czas, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić jej bezpieczeństwo i ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, niezależnie od tego, czy akta przechowywane są w formie papierowej, czy elektronicznej. Po upływie wymaganego okresu, akta mogą zostać odebrane przez byłego pracownika lub trwale zniszczone.

Okresy przechowywania po ustaniu zatrudnienia

Okres przechowywania akt osobowych po zakończeniu stosunku pracy jest uzależniony od daty zatrudnienia pracownika.

• Dla osób, których zatrudnienie ustało przed 1 stycznia 1999 roku, akta przechowuje się przez 50 lat od dnia ustania zatrudnienia.
• W przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, okres ten wynosi również 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny OSW i uzyskał od ZUS raporty RIA, wtedy okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia.
• Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania wynosi standardowo 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Procedura odbioru lub zniszczenia dokumentacji

Po upływie wymaganego okresu przechowywania, pracodawca informuje byłego pracownika o konieczności odbioru akt. Pracownik ma na to zazwyczaj miesiąc od dnia otrzymania powiadomienia. Jeśli były pracownik nie odbierze dokumentacji w wyznaczonym terminie, pracodawca ma prawo do jej zniszczenia. Zniszczenie musi nastąpić w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu odbioru i musi być przeprowadzone w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich informacji. Najczęściej odbywa się to poprzez profesjonalną utylizację dokumentów.

Co w przypadku likwidacji firmy?

W sytuacji likwidacji lub upadłości pracodawcy, obowiązek przechowywania akt osobowych nie wygasa. W takiej sytuacji, dokumentacja powinna zostać przekazana do przechowalni akt, zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych lub właściwy Marszałek Województwa podejmuje decyzję o dalszym losie akt, które mogą zostać przejęte przez archiwum państwowe lub przekazane do przechowywania specjalistycznej firmie archiwizacyjnej.

Często popełniane błędy w prowadzeniu akt osobowych

Choć nie ma szczegółowych statystyk, praktyka kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) i analizy ekspertów wskazują na powtarzające się uchybienia w aktach osobowych. Często są one związane z brakiem aktualizacji dokumentacji, niewłaściwym jej przechowywaniem, brakami formalnymi czy naruszeniami przepisów o ochronie danych osobowych.

Najczęściej identyfikowane nieprawidłowości

Wśród najczęściej spotykanych błędów w aktach osobowych znajdują się:

• brak aktualizacji danych pracownika, na przykład niepodpisanie aneksu do umowy o pracę po zmianie wynagrodzenia,
• brak dokumentów potwierdzających zapoznanie się pracownika z nowymi przepisami wewnętrznymi firmy,
• nieaktualne skierowania na badania okresowe.

Często stwierdza się również nieprawidłowe przechowywanie dokumentów, na przykład dłużej niż wymagany okres 10 lub 50 lat, brak zabezpieczeń chroniących przed dostępem osób nieupoważnionych, czy przechowywanie danych, które nie są niezbędne do realizacji celu zatrudnienia.

Braki formalne i organizacyjne

Kolejną grupę błędów stanowią uchybienia formalne i organizacyjne. Mogą to być na przykład:

• brak podziału akt na pięć części (A-E),
• niechronologiczne ułożenie dokumentów wewnątrz poszczególnych sekcji,
• brak wymaganych podpisów pracowników lub świadków,
• nieczytelne skany dokumentów,
• brak dat sporządzenia dokumentacji.

Problemy te często wynikają z niedbalstwa lub braku świadomości pracodawcy co do obowiązujących wymogów prawnych.

Naruszenia ochrony danych osobowych

Naruszenia przepisów RODO stanowią coraz częstszy problem w kontekście prowadzenia akt osobowych. Dotyczy to między innymi zbierania nadmiarowych danych, które nie są konieczne do realizacji stosunku pracy, wycieków informacji na skutek braku odpowiednich zabezpieczeń systemów elektronicznych, czy nieuprawnionego udostępniania dokumentacji. Takie błędy mogą prowadzić do nałożenia wysokich kar finansowych przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Podsumowanie: Co najważniejsze w aktach osobowych?

Akta osobowe pracownika to nieodłączny element dokumentacji pracowniczej, którego prawidłowe prowadzenie i przechowywanie jest ustawowym obowiązkiem pracodawcy, wynikającym wprost z Kodeksu pracy. Ich struktura, podzielona na pięć części (A-E), oraz zasady archiwizacji i dostępu są ściśle określone prawnie. Pamiętaj o przestrzeganiu okresów przechowywania oraz zasad ochrony danych osobowych, gdyż błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nałożenia wysokich kar finansowych.

Zadbaj o prawidłowe prowadzenie akt osobowych w swojej firmie – to nie tylko obowiązek prawny, ale i klucz do sprawnego zarządzania zasobami ludzkimi i uniknięcia kosztownych błędów.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o akta osobowe

Czy akta osobowe można przechowywać elektronicznie?

Tak, akta osobowe można prowadzić w formie elektronicznej (tzw. e-akta). Jest to zgodne z przepisami, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, zgodnych z wymogami RODO, które zagwarantują poufność, integralność i dostępność danych.

Jak długo pracodawca musi przechowywać akta pracownika, który zakończył pracę 15 lat temu?

Długość przechowywania zależy od daty ustania stosunku pracy. Jeśli zatrudnienie ustało po 1 stycznia 2019 r. (lub w latach 1999-2018, jeśli złożono raport ZUS), akta przechowuje się przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Jeśli zatrudnienie ustało przed 1999 r., lub w latach 1999-2018 bez złożenia raportu ZUS, okres przechowywania wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. W przypadku pracownika, który zakończył pracę 15 lat temu, może już upłynąć termin przechowywania, jeśli spełnione są warunki krótszego okresu.

Czy pracownik ma prawo do wglądu do swoich akt po zwolnieniu?

Tak, pracownik ma prawo do wglądu w swoje akta osobowe oraz do żądania ich kopii również po ustaniu stosunku pracy. Prawo to wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz RODO i przysługuje niezależnie od tego, czy umowa o pracę była zawarta przed rokiem 2019, czy po tej dacie.

Jakie dokumenty należy przechowywać w części A akt osobowych?

W części A akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z procesem rekrutacji i wstępnymi badaniami lekarsimi. Są to między innymi: kwestionariusz osobowy kandydata, CV, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, skierowanie na badania lekarskie oraz wydane orzeczenie lekarskie.

Co się stanie, gdy pracodawca nieprawidłowo prowadzi akta osobowe?

Nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawca może zostać ukarany grzywną sądową w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł, a także otrzymać mandat karny od Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) w wysokości do 5000 zł. Ponadto, PIP może wydać nakaz uzupełnienia dokumentacji, a za naruszenia RODO grożą dodatkowe kary od Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!