Cyfryzacja a digitalizacja – czym są, czym się różnią i na czym polegają te procesy? Poradnik

Gdy mylisz cyfryzację z dygitalizacją, Twoje plany inwestycyjne szybko wezmą w łeb. Jako menedżerowie i przedsiębiorcy często wrzucamy te dwa słowa do jednego worka, a potem dziwimy się, że systemy IT nie działają tak, jak chcieliśmy. Jeśli jednak dobrze uchwycisz tę różnicę, bez problemu nadasz właściwy kierunek swoim działaniom operacyjnym. Dzisiejszy rynek pędzi jak szalony, więc musisz szybko reagować na zmiany. Pewnie chętnie inwestujesz w nowe systemy, ale czy potrafisz dokładnie nazwać to, co właściwie dzieje się w Twojej firmie? Kiedy brakuje precyzji w określaniu procesów, ucierpi też Twoja komunikacja z dostawcami oprogramowania. Liczby od McKinsey dobitnie pokazują, z jak wielkim wyzwaniem się mierzysz. Zaledwie 16% cyfrowych transformacji przynosi firmom trwałe zyski i lepsze wyniki. Jeśli działasz w tradycyjnej branży, sytuacja wygląda jeszcze trudniej, bo tam wskaźnik sukcesu spada do marnych 4-11%.

Dlaczego pojęcia cyfryzacja a digitalizacja wywołują chaos pojęciowy w biznesie?

Niski wskaźnik sukcesu wdrożeń technologicznych często wynika z faktu, że menedżerowie mylą dygitalizację danych z głęboką cyfryzacją procesów operacyjnych. Bez zmiany nawyków i kultury organizacyjnej samo wdrożenie oprogramowania staje się jedynie kosztownym skanowaniem papieru.

Czym jest digitalizacja i jak jej definicję tłumaczy relacja cyfryzacja a digitalizacja?

Digitalizacja to po prostu czysta technologia: zamieniasz papier i analogowe dane na zera i jedynki. Chodzi tu przede wszystkim o bezpieczne zapisanie informacji i ułatwienie dostępu do Twoich archiwów. Sam proces nie wywraca jednak do góry nogami tego, jak na co dzień działasz.

W codziennej pracy dygitalizację zobaczysz wtedy, gdy wyrzucasz papier na rzecz plików w komputerze. Świetnym przykładem będzie skanowanie faktur kosztowych do formatu PDF. Albo przepisywanie zgłoszeń z papierowych karteczek do arkusza w Excelu.

W ten sposób budujesz swoje pierwsze cyfrowe archiwum i powoli zapominasz o uginających się półkach z segregatorami. O wiele szybciej znajdziesz potrzebne dokumenty, a pożar czy zalanie biura nie zniszczą Twoich danych. Digitalizacja to pierwszy, fundamentalny krok w technologicznej ewolucji Twojej firmy.

Co oznacza pojęcie cyfryzacja w biznesie i jak na jego tle wypada porównanie cyfryzacja a digitalizacja?

Cyfryzacja idzie o krok dalej: usprawnia i automatyzuje Twoje codzienne procesy. Wykorzystujesz w niej te wszystkie wcześniej zebrane, cyfrowe dane, żeby całkowicie przebudować dotychczasowe metody pracy. Dzięki temu cała Twoja firma zaczyna działać o wiele sprawniej.

Digitalizacja kręci się wokół dokumentów, natomiast cyfryzacja zmienia całe operacje. Przestajesz jedynie chomikować pliki PDF na dysku. Wdrażasz system workflow, który sam odczyta dane z faktury i od razu prześle ją szefowi do zatwierdzenia.

Właśnie tak cyfryzacja uwalnia Twoich ludzi od nudnej, powtarzalnej pracy. Systemy potrafią same generować raporty, wysyłać powiadomienia do klientów czy kontrolować stany w magazynie. Automatyzacja ogranicza pomyłki do minimum, a Ty widzisz realne oszczędności w firmowym portfelu.

Czym jest transformacja cyfrowa firmy i gdzie w tym procesie plasuje się zależność cyfryzacja a digitalizacja?

Transformacja cyfrowa to już głęboka przebudowa Twojego modelu biznesowego i kultury w zespole. Mówimy tu o najbardziej zaawansowanym etapie technologicznej drogi, który wstrząsa całą organizacją. Taka zmiana potrzebuje pełnego zaangażowania z Twojej strony, jak i ze strony każdego pracownika.

Digitalizacja i cyfryzacja dają Ci fundament, bez którego nawet nie masz co marzyć o transformacji. Ta zmiana to przecież coś znacznie więcej niż zakup nowego oprogramowania czy wymiana komputerów na szybsze modele. Chodzi o to, żebyś przy użyciu technologii dał swojemu klientowi zupełnie nową jakość.

Spójrz na to, jak zrobiła to IKEA. Szwedzki gigant całkowicie zmienił tradycyjne kupowanie mebli. Połączyli zakupy w sklepach stacjonarnych z aplikacją mobilną i rozszerzoną rzeczywistością. Kupili też platformę TaskRabbit, dzięki czemu klienci mogą zamówić montaż szafy bezpośrednio przez internet.

Jakie są najważniejsze różnice, gdy zestawimy ze sobą pojęcia cyfryzacja a digitalizacja?

Najprościej rzecz ujmując: digitalizacja skupia się na danych, a cyfryzacja usprawnia całe procesy. Pierwszy z tych kroków ma charakter czysto techniczny i lokalny. Drugi z kolei wymaga od Ciebie strategicznego myślenia, bo wpłynie na pracę wielu różnych działów w Twojej firmie.

Dopiero przejście od dygitalizacji do cyfryzacji da Ci realną przewagę nad konkurencją. Przecież zamiana papierka na plik PDF ułatwia tylko proste zadania biurowe. Prawdziwa rewolucja zaczyna się wtedy, gdy ten plik krąży automatycznie między systemami bez Twojego udziału.

Przygotowałem dla Ciebie zestawienie, które pokazuje te różnice jak na dłoni:

Cecha porównania	Digitalizacja (Digitization)	Cyfryzacja (Digitalization)	Transformacja cyfrowa (Digital Transformation)
Główny obszar koncentracji	Dane, dokumenty, konwersja formatów analogowych	Procesy operacyjne, przepływy pracy, automatyzacja	Model biznesowy, kultura organizacyjna, rynek
Główny cel biznesowy	Łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji	Optymalizacja działań, oszczędność czasu i kosztów	Tworzenie nowych źródeł przychodu i zmiana kultury
Poziom wpływu na firmę	Niski (usprawnienie pracy jednostki)	Średni (zmiana sposobu działania działów)	Wysoki (przebudowa całej strategii organizacji)
Przykładowe działanie	Skanowanie papierowych faktur do formatu PDF	Automatyczny obieg i księgowanie dokumentów	Zmiana sprzedaży na model subskrypcyjny online

Jakie praktyczne przykłady z rynku najlepiej ilustrują dylemat cyfryzacja a digitalizacja?

Nic tak nie przemawia do wyobraźni, jak przykłady z życia. Pokazują one drogę od zwykłego zapisywania plików na dysku do wdrożenia zaawansowanych systemów zarządzania. Zobacz, jak z tym wyzwaniem poradziły sobie znane marki:

• Gerda – polski producent zabezpieczeń i drzwi zaczął od skanowania dokumentów, po czym wdrożył system Comarch DMS, połączył go z ERP i w pełni zautomatyzował obieg informacji oraz produkcję,
• Lux Med – ta sieć medyczna sprawnie przeszła od papierowych teczek pacjentów do kompleksowych e-usług, dzięki czemu dziś bez trudu zarezerwujesz wizytę, odbierzesz e-skierowanie czy skorzystasz z porady lekarskiej online,
• PKO Bank Polski – bankowy gigant schował papierowe procedury do szafy i postawił na zaawansowaną aplikację mobilną, w której załatwisz dziś większość spraw urzędowych i finansowych.

Szerokie zmiany zachodzą też w innych branżach usługowych i handlowych, które znasz z codziennego życia:

• Żabka – sieć stworzyła autonomiczne sklepy Żabka Nano, które wykorzystują sztuczną inteligencję i zaawansowane systemy wizyjne do bezobsługowych zakupów,
• Allegro – ten gigant handlu internetowego zautomatyzował transakcje, dopasowywanie ofert do Twoich gustów oraz całą logistykę,
• Starbucks – sieć kawiarni połączyła program lojalnościowy z systemem mobilnych zamówień, przez co pyszne latte dostajesz znacznie szybciej.

Jak wygląda dojrzałość technologiczna w Polsce, gdy analizujemy zagadnienie cyfryzacja a digitalizacja?

Muszę przyznać, że dojrzałość cyfrowa naszych rodzimych firm wciąż mocno odstaje od europejskiej czołówki. Wiele polskich przedsiębiorstw zatrzymało się na prostych usprawnieniach biurowych. Cały czas rzadko decydujemy się na odważną, głęboką przebudowę modelu biznesowego.

Wskaźnik DESI, który mierzy postęp cyfrowy w Europie, jasno obnaża nasze zaległości. Tylko 13% firm nad Wisłą może pochwalić się wysokim stopniem zaawansowania technologicznego. Nawet średnia dla Europy Środkowo-Wschodniej, wynosząca 16%, wygląda przy nas lepiej, choć ona także nie powala na kolana.

Zestaw to z unijnymi liderami, u których ten wskaźnik sięga aż 35%. Bez szybkiego wdrożenia zaawansowanych systemów polskie biznesy zaczną przegrywać z zagraniczną konkurencją. Zwykłe skanowanie faktur już nie wystarczy, żeby utrzymać się na powierzchni.

Jakie bariery cyfryzacji w MŚP sprawiają, że problematyka cyfryzacja a digitalizacja jest tak trudna?

Dlaczego mniejsze firmy tak ciężko wchodzą w ten cyfrowy świat? Sektor MŚP zderza się z barierami, które skutecznie hamują rozwój. Brakuje ludzi, pieniędzy i czasu, a same problemy mają naturę zarówno techniczną, jak i czysto ludzką.

Gdy liczysz każdy grosz, bardzo ostrożnie planujesz wydatki. Jako przedsiębiorca pewnie nie masz wolnej chwili na testowanie skomplikowanego oprogramowania, a Twoi pracownicy mogą kręcić nosem na samą myśl o porzuceniu starych, bezpiecznych nawyków.

Do największych przeszkód należą:

• Brak kompetencji IT – na rynku brakuje rąk do pracy, a bez zaufanego specjalisty ciężko samodzielnie postawić skomplikowany system,
• Wysokie koszty na start – licencje, serwery i wdrożenie potrafią błyskawicznie wydrenować firmowy budżet,
• Strach o bezpieczeństwo i RODO – obawa przed wyciekiem poufnych informacji i karami za naruszenie ochrony danych skutecznie zniechęca do chmury,
• Problem z łączeniem systemów – stare, wysłużone oprogramowanie rzadko kiedy chce gładko współpracować z nowinkami technologicznymi,
• Opór zespołu – pracownicy wolą stare, sprawdzone ścieżki i często buntują się przeciwko nowym, nieznanym aplikacjom,
• Trudność w ocenie zysków – kadrze zarządzającej ciężko czasem oszacować, kiedy tak naprawdę zwróci się inwestycja w nowe technologie.

Jak mądrze zaplanować rozwój technologiczny, biorąc pod uwagę wnioski z tematu cyfryzacja a digitalizacja?

Żeby nie przepalić budżetu, zacznij od porządnego audytu i wprowadzaj zmiany krok po kroku. Zanim kupisz jakąkolwiek licencję, określ dokładne cele biznesowe. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych wydatków i uchronisz projekt przed porażką.

Przechodzenie od zbierania danych do pełnej automatyzacji zaplanuj etapami. Dobrym pomysłem jest wystartowanie z jednym, ważnym obszarem – na przykład obsługą klienta czy wystawianiem faktur. Dopiero gdy tam wszystko zadziała jak w zegarku, przenieś te rozwiązania na resztę firmy.

Cyfryzacja nie polega na bezkrytycznym kupowaniu najnowszego oprogramowania dostępnego na rynku. Prawdziwym sukcesem jest takie przeprojektowanie procesów biznesowych, aby technologia służyła ludziom, a nie odwrotnie.

Chcesz sprawdzić, jak głęboko możesz ulepszyć swój biznes? Odezwij się do naszych doradców. Chętnie pomożemy Ci przeprowadzić rzetelny audyt procesów w Twojej firmie. Pobierz też nasz darmowy e-book o automatyzacji pracy w sektorze MŚP!

FAQ – najczęściej zadawane pytania o cyfryzację i digitalizację

Czy w codziennej praktyce biznesowej cyfryzacja a digitalizacja oznaczają dokładnie to samo?

Zdecydowanie nie. Digitalizacja zmienia tylko formę danych (np. papier na plik), a cyfryzacja całkowicie przekształca sposób, w jaki z tych danych korzystasz w codziennej pracy. Można powiedzieć, że digitalizacja to zaledwie techniczny rozbieg przed właściwym usprawnieniem firmy.

Jakie są najczęstsze przykłady działań, które najlepiej obrazują zagadnienie cyfryzacja a digitalizacja?

Wyobraź sobie skanowanie papierowej faktury do pliku PDF – to czysta digitalizacja, dzięki której łatwiej przechowasz dokument. Jeśli jednak ten dokument automatycznie odczyta system OCR i sam wyśle go do zaksięgowania, mamy do czynienia z cyfryzacją.

Dlaczego transformacje cyfrowe kończą się niepowodzeniem, gdy pomijana jest różnica cyfryzacja a digitalizacja?

Projekty te sypią się głównie dlatego, że firmy kupują drogie zabawki technologiczne, zapominając o ludziach i ich nawykach. Bez szkolenia zespołu i zmiany dotychczasowych procedur nawet najbardziej zaawansowane oprogramowanie skończy jako drogi odtwarzacz prostych zadań.

Jakie mierzalne korzyści zyskuje przedsiębiorstwo, gdy zrozumie jak działa cyfryzacja a digitalizacja?

Świadomość tych różnic uratuje Twój budżet IT przed wyrzuceniem pieniędzy w błoto. Zyskasz znacznie szybszy przepływ informacji, obetniesz koszty operacyjne i zbudujesz silną pozycję na rynku, o której konkurencja może tylko pomarzyć.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!