Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – co to takiego i jak się za to zabrać? Przewodnik

Często zdarza się, że jako przedsiębiorcy, zwłaszcza ci działający na mniejszą skalę albo freelancerzy, dokonujemy sprzedaży, której nie zawsze dokumentujemy formalnym rachunkiem, paragonem czy fakturą. W takich sytuacjach niezwykle ważne jest, żeby dobrze rozumieć, czym właściwie jest ewidencja sprzedaży bezrachunkowej. To taki specjalny rejestr, który służy do dokumentowania transakcji, dla których nie wystawiliśmy standardowych dokumentów fiskalnych. Chodzi o to, żeby jak najdokładniej odzwierciedlić osiągnięte przychody. Wiem, że zrozumienie tej kwestii jest niezbędne dla wielu z nas, szczególnie gdy jesteśmy zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, a mimo to sprzedajemy coś osobom prywatnym. Prawidłowe prowadzenie takiego rejestru to po prostu podstawa, żeby nie mieć problemów z przepisami podatkowymi.

Co to takiego, ta ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?

Mówiąc najprościej, ewidencja sprzedaży bezrachunkowej to taki rejestr transakcji sprzedaży towarów czy usług, które nie zostały udokumentowane fakturą VAT, rachunkiem ani paragonem z kasy fiskalnej. To taki nasz wewnętrzny, księgowy dowód, którego głównym zadaniem jest dokumentowanie uzyskanych przychodów. Te przychody, które znajdą się w rejestrze, muszą potem trafić do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). To kluczowe, żeby dokładnie rozliczyć podatek dochodowy.

Takie transakcje, które wpisujemy do ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, to te, w których ani my, ani nasz klient nie wystawił ani nie poprosił o żaden formalny dokument potwierdzający transakcję. Wyobraź sobie taką sytuację: sprzedajesz swoje rękodzieło osobie prywatnej na lokalnym targu. Obie strony są zadowolone z ustnej umowy i nie potrzebują dodatkowych papierków. Ewidencja ta dba o to, żeby nawet takie drobne transakcje zostały prawidłowo ujęte w naszych księgach.

Kto właściwie musi prowadzić tę ewidencję?

Podstawowym warunkiem, żeby zacząć prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej, jest sytuacja, w której jesteśmy zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, a jednocześnie sprzedajemy coś określonym odbiorcom. Dotyczy to przede wszystkim:

• Osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej: Mówimy tu o sprzedaży prywatnych przedmiotów albo usług świadczonych na niewielką skalę dla klientów indywidualnych.
• Rolników ryczałtowych: Sprzedają oni swoje produkty rolne i korzystają ze specjalnych zasad rozliczeń.
• Przedsiębiorców korzystających ze zwolnień z kasy fiskalnej: Jest sporo sytuacji, kiedy możemy być zwolnieni z posiadania kasy, a i tak sprzedajemy osobom fizycznym.
• Osób prowadzących działalność nierejestrowaną: Tutaj sprawa jest prosta – dopóki nasze miesięczne przychody nie przekroczą ustawowego progu, musimy prowadzić taką ewidencję, o ile sprzedaż nie jest dokumentowana paragonem.

Nawet jeśli jesteśmy czynnymi podatnikami VAT, możemy mieć sprzedaż bezrachunkową. Wtedy mamy wybór: albo rejestrujemy te przychody bezpośrednio w naszej ewidencji VAT (która potem służy do sporządzenia JPK_V7), albo prowadzimy osobną ewidencję bezrachunkową, jeśli tak jest dla nas wygodniej.

Co musi się znaleźć w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej?

Przepisy prawa jasno mówią, jakie informacje musimy umieścić w każdej pozycji naszej ewidencji. Ustawodawca przewidział minimalny zestaw danych, który jest niezbędny, żeby transakcja była prawidłowo udokumentowana. Są to:

1. Numer kolejny wpisu: Każdy kolejny zapis musi mieć swój unikalny numer porządkowy, co ułatwia śledzenie kolejności transakcji.
2. Data uzyskania przychodu: Musimy dokładnie zaznaczyć dzień, w którym dostaliśmy zapłatę za sprzedany towar lub usługę.
3. Kwota przychodu: Chodzi o wartość sprzedaży brutto lub netto, zależnie od tego, jak przyjęliśmy prowadzić naszą księgowość. To podstawa do rozliczeń podatkowych.

Choć te trzy elementy są obowiązkowe, wielu z nas decyduje się dodać coś od siebie. Zawsze warto zapisać krótki opis tego, co sprzedaliśmy – to może bardzo pomóc w identyfikacji transakcji w przyszłości. A dla czynnych podatników VAT kluczowe jest odnotowanie stawki VAT, nawet jeśli nie wystawiliśmy faktury.

Jak właściwie prowadzić tę ewidencję?

Prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej wymaga spełnienia pewnych formalnych wymogów, żeby organy kontrolne uznały ją za prawidłową. Przede wszystkim, ewidencja musi mieć formę, która spełnia wymogi dokumentacji księgowej – może to być forma fizyczna lub cyfrowa. Musi być zbroszurowana, co oznacza, że karty powinny być trwale ze sobą połączone, a także ponumerowana, żeby nikt nie mógł wyrywać czy dodawać stron. Ważne jest też podsumowanie wartości przychodu z każdego dnia.

Ewidencję powinniśmy przechowywać tam, gdzie prowadzimy działalność gospodarczą, zgodnie z przepisami dotyczącymi sposobu jej prowadzenia. Jeśli prowadzimy księgowość samodzielnie, kluczowe jest szybkie przenoszenie danych do KPiR. Przychody z ewidencji bezrachunkowej musimy wpisać do KPiR najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym dniu roboczym, zazwyczaj jako zbiorczą kwotę dzienną w kolumnie „Sprzedaż towarów i usług”. Jeśli nasze rozliczenia księgowe prowadzi biuro rachunkowe, mamy trochę więcej czasu – możemy zaksięgować te przychody do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Współczesne narzędzia, takie jak programy księgowe, oferują nam tutaj spore wsparcie. Programy takie jak Faktura XL, inFakt, wFirma.pl czy Symfonia pozwalają na łatwe wprowadzanie danych i automatyczne generowanie raportów. Oczywiście, zawsze pozostaje tradycyjna metoda, czyli prowadzenie księgi ręcznie, ale to wymaga już więcej staranności i precyzji.

Kiedy sprzedaż można uznać za bezrachunkową?

Żeby daną transakcję można było uznać za sprzedaż bezrachunkową i tym samym objąć ją obowiązkiem prowadzenia specjalnej ewidencji, muszą zostać spełnione pewne kryteria. Te warunki, które kwalifikują sprzedaż jako bezrachunkową, to:

1. Zwolnienie sprzedawcy z obowiązku posiadania kasy fiskalnej: Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy z mocy prawa nie musimy jej mieć, jak i wtedy, gdy korzystamy ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego.
2. Określony rodzaj nabywcy: Klientem musi być osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy.
3. Brak żądania dokumentu przez nabywcę: Kupujący nie może poprosić o wystawienie faktury czy paragonu. Jeśli taki klient zgłosi takie życzenie, sprzedaż traci charakter bezrachunkowej i musimy ją udokumentować zgodnie z przepisami.

Są też sytuacje, które jednoznacznie wykluczają transakcję ze sprzedaży bezrachunkowej. Do takich sytuacji zaliczamy przede wszystkim:

• Wszystkie transakcje, które zostały udokumentowane fakturą VAT lub paragonem fiskalnym.
• Sprzedaż dokonywaną pomiędzy dwoma podatnikami VAT.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej może obejmować zarówno sprzedaż dokonywaną osobiście w punkcie sprzedaży, jak i sprzedaż wysyłkową – pod warunkiem że wszystkie wymienione wyżej warunki są spełnione.

Co nam grozi za błędy w tej ewidencji?

Jeśli nie będziemy prowadzić ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, będziemy ją prowadzić nierzetelnie albo całkowicie ją pominiemy, możemy narazić się na poważne konsekwencje prawne i finansowe. Organy podatkowe traktują ten rejestr jako ważny dowód potwierdzający nasze przychody.

Najpoważniejsze konsekwencje dotyczą odpowiedzialności karno-skarbowej. Niewykonanie obowiązku prowadzenia rejestru lub jego prowadzenie w sposób nierzetelny może skutkować nałożeniem kar grzywny, zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym, nawet do 240 stawek dziennych. W mniej skomplikowanych przypadkach grzywna może zostać nałożona jako kara za wykroczenie skarbowe. A jeśli sprzedaż bezrachunkowa powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej (czyli wcale nie powinna być bezrachunkowa), grozi za to odrębna kara grzywny.

Konsekwencje księgowo-podatkowe też są znaczące. Organy podatkowe mają prawo zakwestionować wysokość zadeklarowanych przychodów, zwłaszcza gdy zauważą rozbieżności między danymi z ewidencji bezrachunkowej, zapisami w KPiR czy danymi z JPK_V7. Do najczęściej popełnianych i karanych błędów należą:

• Mieszanie transakcji udokumentowanych z nieudokumentowanymi: To prowadzi do chaosu w księgowości i może być odebrane jako próba ukrycia dochodów.
• Nieterminowe prowadzenie ewidencji: Zapisy robione z opóźnieniem utrudniają kontrolę i mogą być uznane za dowód nierzetelności.

Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, będziemy musieli je szybko naprawić, wykazać pominięte przychody i zapłacić należne podatki wraz z odsetkami. Może to również oznaczać konieczność skorygowania wcześniej złożonych deklaracji.

Podsumowanie

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej to taki nasz obowiązek, który pomaga prawidłowo rozliczać przychody, zwłaszcza gdy jesteśmy zwolnieni z posiadania kasy fiskalnej. To taki rejestr dla transakcji, które nie dostały formalnej faktury czy paragonu, ale mimo wszystko stanowią przychód podlegający opodatkowaniu. Ważne jest, żeby wiedzieć, czym jest ta ewidencja, kto musi ją prowadzić, jakie dane powinna zawierać i jak powinna być formalnie przygotowana – to wszystko, żeby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

Nawet drobne sprzedaże, których nie udokumentowaliśmy formalnie, muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w naszych księgach. Zaniedbanie tego obowiązku albo zrobienie tego po omacku może skończyć się sporymi karami finansowymi i kontrolami podatkowymi. Dlatego tak ważne jest, żebyśmy dokładnie analizowali swoje transakcje i w razie wątpliwości zawsze pytali o radę księgowego lub doradcę podatkowego. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że wszystko jest zgodnie z przepisami.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o ewidencję sprzedaży bezrachunkowej

Czym dokładnie jest sprzedaż bezrachunkowa?

Sprzedaż bezrachunkowa to transakcja sprzedaży towaru lub usługi, która nie jest dokumentowana ani fakturą VAT, ani paragonem z kasy fiskalnej, ani żadnym innym formalnym dokumentem potwierdzającym jej dokonanie. Dotyczy to najczęściej sytuacji, gdy sprzedawca jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, a kupujący będący osobą fizyczną nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnikiem ryczałtowym nie żąda wystawienia takiego dokumentu.

Czy podatnik VAT musi prowadzić osobną ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?

Niekoniecznie. Czynni podatnicy VAT mają dwie opcje: mogą albo prowadzić oddzielną ewidencję sprzedaży bezrachunkowej, albo – co jest często wygodniejsze – rejestrować te transakcje bezpośrednio w swojej ewidencji sprzedaży VAT, która stanowi podstawę do sporządzania JPK_V7. Wybór zależy od tego, co jest dla nich wygodniejsze i jaka jest skala ich działalności.

Jakie są minimalne wymogi dotyczące prowadzenia tej ewidencji?

Minimalne wymogi dotyczące ewidencji sprzedaży bezrachunkowej obejmują trzy kluczowe informacje dla każdego wpisu: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu oraz kwotę przychodu. Choć nie jest to obowiązkowe, zaleca się dodanie opisu sprzedanego towaru lub usługi oraz stawki VAT dla czynnych podatników VAT.

Co się stanie, jeśli zapomnę wpisać sprzedaż do ewidencji?

Zapomnienie o wpisaniu sprzedaży do ewidencji bezrachunkowej może skutkować nałożeniem kar finansowych, zarówno w ramach Kodeksu karnego skarbowego (kara grzywny do 240 stawek dziennych za brak prowadzenia ewidencji), jak i sankcji podatkowych. Organy kontrolne mogą zakwestionować wysokość zadeklarowanych przychodów, co może prowadzić do obowiązku zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

Czy mogę prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej w arkuszu kalkulacyjnym?

Tak, jest to możliwe, jednak arkusz kalkulacyjny musi spełniać formalne wymogi ewidencji. Oznacza to, że powinien być w jakiś sposób zabezpieczony przed zmianami (np. wydrukowany i zbroszurowany na koniec okresu rozliczeniowego) oraz ponumerowany. Wiele programów księgowych oferuje funkcje do prowadzenia takiej ewidencji, które automatycznie spełniają te wymogi.

Kiedy muszę zaksięgować przychód z ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w KPiR?

Jeśli samodzielnie prowadzisz księgowość, przychód z ewidencji sprzedaży bezrachunkowej musisz zaksięgować w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Gdy korzystasz z usług biura rachunkowego, termin ten jest wydłużony do 20. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!