Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych – co to? Kompletny przewodnik

Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę, wszystko gra, wysyłasz towar albo wykonujesz usługę, a potem… czekasz na zapłatę. I czekasz. I nic. Właśnie w takich sytuacjach wkraczają odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. To taki specjalny rodzaj odsetek, który dotyczy głównie relacji między firmami albo między firmą a instytucją publiczną. Ich zadanie jest proste: mają trochę zdyscyplinować tych, którzy się z płatnościami ociągają, ukarać ich za to, a ciebie, czyli wierzyciela, jakoś wynagrodzić za kłopot. Całe to zamieszanie reguluje specjalna ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Chodzi tu o to, żebyś wiedział, że kiedy ktoś nie płaci na czas, to nie tylko masz prawo do swoich pieniędzy, ale też do pewnego rodzaju rekompensaty za to oczekiwanie i potencjalne problemy, które się z tym wiążą. To nie są zwykłe odsetki, które naliczasz, gdy ktoś spóźnia się ze spłatą kredytu. Tutaj mamy do czynienia z czymś specyficznym, co ma bezpośredni wpływ na to, jak szybko firmy rozliczają się między sobą. A chodzi o to, żeby obie strony grały fair i dotrzymywały terminów. Pamiętaj, że jako wierzyciel masz prawo naliczać te odsetki od pierwszego dnia po tym, jak minie termin płatności, i to bez względu na to, czy poniosłeś jakąś konkretną szkodę.

Podstawa prawna i stawka odsetek handlowych

Jeśli chodzi o to, co stoi za tym wszystkim prawnie, to głównym aktem jest ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Co do wysokości odsetek, to sprawa jest powiązana ze stopą referencyjną Narodowego Banku Polskiego (NBP).

• Dla większości umów między firmami, czyli mówiąc potocznie, jeśli jesteś przedsiębiorcą i sprzedajesz innemu przedsiębiorcy, stawka to stopa referencyjna NBP plus 8 punktów procentowych.
• Sytuacja wygląda trochę inaczej, gdy dłużnikiem jest publiczna placówka medyczna. Wtedy stawka rośnie do stopy referencyjnej NBP plus 10 punktów procentowych.

Te stawki są wyższe niż te „zwykłe” odsetki ustawowe za opóźnienie, które znajdziesz w Kodeksie cywilnym. Dlaczego? Chodzi o to, żeby mocniej zachęcić do terminowego regulowania faktur w świecie biznesu.

Kiedy i jak naliczyć odsetki handlowe?

Jasna sprawa, odsetki handlowe zaczynasz naliczać dopiero wtedy, gdy minie ustalony termin płatności. Co jednak, gdy w umowie takiego terminu nie ma? Wtedy liczy się od dnia, w którym otrzymałeś fakturę albo inny dokument, który potwierdza dług i też powinien zawierać termin płatności. Zazwyczaj, jeśli nic nie jest ustalone, przyjmuje się, że termin płatności to 30 dni od daty dostarczenia towaru lub wykonania usługi.

Jest też taka sytuacja, gdy w umowie jest zapisany termin płatności dłuższy niż 60 dni. Jeśli taki termin jest ewidentnie niekorzystny dla Ciebie jako wierzyciela, możesz zacząć naliczać odsetki już od 60. dnia po otrzymaniu faktury, ale tylko pod warunkiem, że sam wszystko zrobiłeś, jak należy. Ważne jest to, że nie musisz udowadniać, że poniosłeś jakąś konkretną szkodę, żeby dostać te odsetki. To już jest ustawowa sankcja za samo opóźnienie.

Załóżmy taki scenariusz: Firma A sprzedała firmie B towar 10 maja. Fakturę wystawiono tego samego dnia, a termin zapłaty to 45 dni. Termin mija 24 czerwca. Jeśli firma B nie zapłaci do tego dnia, to od 25 czerwca firma A może już naliczać odsetki. Proste, prawda?

Różnice między odsetkami handlowymi a zwykłymi odsetkami ustawowymi

Chociaż oba rodzaje odsetek mają za zadanie rekompensować opóźnienie w płatności, to jednak różnią się zastosowaniem. Odsetki handlowe, o których mówimy, regulowane są przez specjalną ustawę i dotyczą wyłącznie transakcji między firmami lub między firmą a instytucją publiczną. Zwykłe odsetki ustawowe, które znajdziesz w Kodeksie cywilnym, mają szersze zastosowanie – obejmują wszystkie inne zobowiązania pieniężne, czyli np. sytuacje, gdy pożyczasz pieniądze znajomemu albo kupujesz coś na raty u osoby prywatnej.

Dodatkowo, jak już wspomniałem, odsetki handlowe są zwykle wyższe. Mają silniejszy „straszak” na dłużników w świecie biznesu. Zobaczmy to w tabeli:

Cecha	Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych	Ogólne odsetki ustawowe za opóźnienie
Podstawa prawna	Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych	Art. 481 Kodeksu cywilnego
Stosowanie	Transakcje między przedsiębiorcami lub przedsiębiorcą a podmiotem publicznym	Wszelkie zobowiązania pieniężne
Stawka (przykład)	Stopa referencyjna NBP + 8 p.p.	Stopa referencyjna NBP + 5,5 p.p.
Cel	Dyscyplinowanie płatności w obrocie gospodarczym	Rekompensata za zwłokę w każdym zobowiązaniu

Kiedy masz prawo do odsetek?

Żeby móc naliczać odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, musisz spełnić kilka warunków. Po pierwsze, sam musisz wszystko zrobić jak należy – dostarczyć towar albo wykonać usługę zgodnie z umową. Dłużnik z kolei musi się spóźniać z zapłatą. Ta zwłoka zaczyna się liczyć od momentu, gdy minie termin płatności ustalony w umowie. Jeśli terminu nie ma, to liczy się od 30 dni od momentu otrzymania faktury, pod warunkiem że Twoje świadczenie zostało wykonane.

A co z tymi długimi terminami płatności? Jeśli umowa przewiduje ponad 60 dni na zapłatę i jest to ewidentnie niekorzystne dla Ciebie, to możesz naliczać odsetki już od 60. dnia po otrzymaniu faktury. Oczywiście, pod warunkiem że Ty swoje obowiązki już wypełniłeś.

Konsekwencje nieterminowych płatności w transakcjach handlowych

Nieregularne płatności to nie tylko odsetki. To może być cały wachlarz nieprzyjemności. Po pierwsze, kasa fiskalna: oprócz odsetek, możesz dostać dodatkowe opłaty za brak płatności (od 40 do 100 euro) i będziesz musiał pokryć koszty związane z odzyskiwaniem pieniędzy – chodzi tu o koszty sądowe, komornicze i inne. Jeśli sprawa trafi do sądu, to dłużnik poniesie też koszty tego postępowania.

Po drugie, kłopoty prawne: wierzyciel może iść do sądu, co może skończyć się nakazem zapłaty i nawet zajęciem majątku przez komornika. Jeśli ktoś notorycznie nie płaci, może mu grozić nawet wniosek o upadłość firmy. Co gorsza, informacje o takim nierzetelnym kontrahencie mogą trafić do biur informacji gospodarczej, co bardzo utrudni mu życie w przyszłości, bo nikt nie będzie chciał z nim handlować.

Po trzecie, reputacja, która bywa ważniejsza niż pieniądze. Utrata zaufania wśród partnerów biznesowych to prosta droga do braku nowych zleceń i problemów z finansowaniem.

Po czwarte, podatki. Jeśli należność nie zostanie uregulowana w ciągu 90 dni od terminu płatności, dłużnik może mieć kłopoty z VAT-em i będzie musiał skorygować deklarację.

Podsumowując, nieterminowe płatności to:

• Finansowe problemy: odsetki, opłaty, koszty sądowe i egzekucyjne.
• Prawne komplikacje: sprawy sądowe, egzekucje, wpisy do rejestrów, ryzyko upadłości.
• Wizerunkowe wpadki: utrata zaufania, problemy z nowymi kontrahentami.
• Podatkowe zawiłości: potencjalna korekta VAT.

Statystyki opóźnień w płatnościach w Polsce (2025)

W Polsce problem z terminowością płatności jest naprawdę spory, a najbardziej odczuwają to małe i średnie firmy. Wyobraź sobie, że w drugim kwartale 2025 roku firmy z sektora MŚP czekały na przelew średnio aż 13,6 dnia! To rekord. Sektor transportu też nie ma lekko, a rosnące koszty działalności tylko pogarszają sprawę.

Kiedy spojrzymy na zadłużenie wobec ZUS-u, widzimy, że na koniec czerwca 2025 roku wiele firm miało zaległości, których łączna kwota przekroczyła 21 miliardów złotych. Co ciekawe, w przypadku zakupów konsumenckich na raty (tzw. Buy Now, Pay Later), odsetek opóźnień jest znacznie niższy. To pokazuje, że problem dotyczy głównie relacji między firmami.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Czy odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych naliczam też konsumentom?

Absolutnie nie. Te odsetki dotyczą tylko sytuacji, gdy w grę wchodzą firmy albo firmy i podmioty publiczne. Jeśli masz do czynienia z konsumentem, stosuje się ogólne odsetki ustawowe za opóźnienie.

Od czego dokładnie zależy wysokość odsetek handlowych?

Stawka odsetek handlowych to suma stopy referencyjnej NBP plus stała marża. Dla większości transakcji między firmami jest to plus 8 punktów procentowych, a w przypadku publicznych placówek medycznych – plus 10 punktów procentowych.

Czy muszę udowodnić szkodę, żeby naliczyć odsetki?

Nie, i to jest świetna wiadomość! Jako wierzyciel masz prawo naliczać odsetki od razu po upływie terminu płatności, nie musisz udowadniać żadnej konkretnej szkody. To po prostu ustawowa kara za spóźnienie.

Co jeśli termin płatności jest bardzo długi, np. 90 dni?

Jeśli termin płatności przekracza 60 dni i jest rażąco niekorzystny dla Ciebie jako wierzyciela, możesz naliczać odsetki od 60. dnia po dostarczeniu faktury. Oczywiście, pod warunkiem że sam wykonałeś swoje świadczenie.

Czy mogę ustalić w umowie inne odsetki niż ustawowe?

Tak, możecie się umówić na wyższą stawkę, ale pamiętaj, że nie może ona przekroczyć dwukrotności sumy stopy referencyjnej NBP i podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego NBP. Czyli jest pewien limit.

Pamiętaj, dbaj o terminowe rozliczenia. To naprawdę procentuje w dłuższej perspektywie! A jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, najlepiej skonsultuj się z prawnikiem.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!