Interesariusz – kim jest i jak zarządzać nim w projekcie? Poradnik

Interesariusz to ktoś – osoba, grupa, organizacja, a nawet instytucja – kto ma wpływ na realizację projektu, firmy czy jakiegoś przedsięwzięcia. Jednocześnie sam jest przez nie dotknięty. Myślę, że to dość proste, prawda? Ważne jest, żeby zrozumieć, kto jest kim i co go motywuje. W ten sposób łatwiej nam zidentyfikować tych, którzy mogą nam pomóc osiągnąć cel, ale też tych, którzy mogą nam spróbować utrudnić życie. W tym artykule rozłożymy sobie tę definicję na czynniki pierwsze, przyjrzymy się różnym typom interesariuszy i podpowiem Ci, jak sobie z nimi radzić, żeby Twój projekt czy firma odniosły sukces.

Czym tak naprawdę jest interesariusz? Rozłóżmy to na czynniki pierwsze.

Najprościej mówiąc, interesariusz to każdy, kto ma jakikolwiek udział w projekcie albo organizacji, albo jest przez nie w jakikolwiek sposób dotknięty. Ta definicja jest naprawdę szeroka – obejmuje ludzi bezpośrednio zaangażowanych w robotę, ale też takich, którzy tylko przyglądają się z boku albo komentują. Koncepcja ta, którą rozwinął R. Edward Freeman, mocno podkreśla, jak bardzo projekt i jego otoczenie są ze sobą powiązane.

Definicja ta na dobre zagościła w zarządzaniu projektami, czego najlepszym przykładem jest PMBOK Guide. Określa on interesariuszy jako osoby, grupy lub organizacje, na które projekt ma wpływ lub które wpływają na projekt. Termin ten pojawił się już w 1963 roku i wywodzi się ze Stanford Research Institute. Od tamtej pory stał się nieodłącznym elementem teorii i praktyki w takich dziedzinach jak zarządzanie strategiczne, zarządzanie projektami czy inżynieria wymagań. Pamiętajmy, że zarówno przychylność, jak i sprzeciw interesariusza mogą przesądzić o powodzeniu lub porażce całego przedsięwzięcia.

Rodzaje interesariuszy: kto jest kim w tym towarzystwie?

Na początku możemy podzielić interesariuszy na dwie główne grupy: wewnętrznych i zewnętrznych. To takie uniwersalne rozróżnienie, które pomaga zrozumieć, skąd nadciągają różne wpływy i kto tak naprawdę jest zaangażowany w nasz projekt czy firmę.

Interesariusze wewnętrzni

To są osoby i grupy, które są bezpośrednio związane z organizacją lub projektem. Często to oni napędzają codzienną pracę i są odpowiedzialni za sukces. Zazwyczaj należą do nich:

• Pracownicy: wszyscy, od członków zespołu projektowego, przez specjalistów, po pracowników administracji – ci, którzy na co dzień wykonują zadania.
• Menedżerowie: osoby, które nadzorują zespoły, zasoby i dbają o przebieg procesów.
• Udziałowcy i inwestorzy: ci, którzy włożyli swój kapitał i liczą na zwrot z inwestycji.
• Rada nadzorcza: ciało zarządcze, które czuwa nad strategią i nadzoruje zarząd.
• Sponsorzy projektów: osoby lub grupy, które finansują projekt i mają największy wpływ na jego dalszy kształt.

Ci ludzie zazwyczaj są najbliżej projektu i oczekują od niego konkretnych korzyści.

Interesariusze zewnętrzni

Ta grupa to podmioty spoza naszej organizacji, które jednak mocno na nią wpływają lub są przez nią dotknięte. Kto się tu zalicza? Między innymi:

• Klienci: osoby, firmy czy instytucje, które korzystają z naszych produktów lub usług.
• Dostawcy i wykonawcy: firmy lub osoby, które dostarczają nam potrzebne materiały lub świadczą usługi.
• Władze państwowe i agencje regulacyjne: urzędy, które tworzą i egzekwują prawa i przepisy.
• Samorządy: lokalne władze, które dbają o interesy społeczności.
• Konkurenci: inne firmy działające na tym samym rynku, które mogą reagować na nasze ruchy.
• Media: organizacje informacyjne, które kształtują opinię publiczną.
• Związki zawodowe: organizacje reprezentujące interesy pracowników.
• Organizacje pozarządowe (NGO): grupy działające w ważnych obszarach społecznych czy środowiskowych.
• Instytucje finansowe: banki, fundusze inwestycyjne – czyli ci, którzy mogą zapewnić nam finansowanie.
• Społeczności lokalne: mieszkańcy okolic, na które nasz projekt może mieć wpływ.

Ci interesariusze wymieniają z nami zasoby, są przez nas dotknięci, a ich nastawienie może nam albo bardzo pomóc, albo skutecznie wszystko zablokować.

Są też inne sposoby podziału, na przykład na interesariuszy pozytywnych (jak zleceniodawcy czy partnerzy biznesowi) i negatywnych (jak grupy protestujące przeciwko naszym działaniom czy konkurenci próbujący nam zaszkodzić). Wiesz, wszystko zależy od konkretnej sytuacji – czy mówimy o firmie jako całości, czy o jednym, konkretnym projekcie.

Rola interesariuszy w zarządzaniu projektami i biznesie

Interesariusze odgrywają naprawdę kluczową rolę w sukcesie każdego projektu i każdej strategii biznesowej. To, jak bardzo są zaangażowani, czego oczekują i jaki mają wpływ, może przesądzić o tym, czy osiągniemy sukces, czy poniesiemy porażkę. Dlatego tak ważne jest, żeby od samego początku wiedzieć, kim oni są, jakie mają potrzeby i jak nimi zarządzać.

Kiedy mówimy o zarządzaniu projektami, interesariusze to wszyscy, którzy mają jakikolwiek wpływ na projekt lub są przez niego dotknięci. Mogą to być osoby z wewnątrz – zespół projektowy, sponsorzy, kierownik projektu – ale też spoza organizacji: klienci, dostawcy, a nawet lokalna społeczność czy konkurencja. Ich wpływ może być dobry (wsparcie, zasoby) albo zły (opór, utrudnienia). Kiedy od razu zidentyfikujemy i przeanalizujemy interesariuszy, możemy lepiej zrozumieć ich potrzeby, wartości i układ sił. To z kolei jest nieodzowne przy planowaniu działań, określaniu zakresu projektu, a nawet przy podejmowaniu decyzji, czy projekt w ogóle ma sens. Zarządzanie nimi polega na budowaniu dobrych relacji, minimalizowaniu ryzyka konfliktów i zwiększaniu ich zaangażowania, co w efekcie prowadzi do lepszych wyników projektu. PMBOK Guide podpowiada, że warto stworzyć tzw. mapę interesariuszy, która oceni ich wpływ i zainteresowanie projektem. Bo wiesz, ignorowanie tych grup to prosta droga do poważnych problemów, opóźnień, a nawet całkowitego niepowodzenia.

W kontekście strategii biznesowej interesariusze to podmioty, które naszą firmą albo kierują, albo są przez nią dotknięte. Są to właściciele, pracownicy, klienci, dostawcy, ale też urzędy i społeczności, w których firma działa. Decyzje strategiczne podejmowane przez zarząd muszą brać pod uwagę opinie i interesy tych grup, żeby firma mogła stabilnie funkcjonować na rynku. Dzisiaj firmy coraz częściej rozumieją, że warto aktywnie współpracować z interesariuszami – ich wsparcie to przecież świetna baza do budowania przewagi konkurencyjnej i innowacyjności. Badania, takie jak te prowadzone przez Lynda Bourne czy analizy projektu TRISTAR, wielokrotnie pokazywały, że im lepiej zarządzamy interesariuszami, tym większy sukces odnosi organizacja. Ignorowanie potrzeb kluczowych grup może skutkować utratą reputacji, bojkotem produktów, problemami z pracownikami, a w ostatecznym rozrachunku – klapą całej strategii biznesowej.

Jak sprawnie zarządzać interesariuszami? Sprawdzone kroki i narzędzia.

Dobre zarządzanie interesariuszami to proces, który wymaga systematycznego podejścia. Chodzi o to, żeby wszyscy ważni gracze byli świadomi, rozumiani i odpowiednio zaangażowani w realizację projektu lub strategii. Ten proces składa się z kilku etapów: identyfikacji, mapowania, analizy i planowania angażowania.

Proces zarządzania interesariuszami

1. Identyfikacja Interesariuszy:
   To pierwszy i kluczowy krok. Chodzi o to, żeby wymienić wszystkie osoby, grupy lub organizacje, które mają jakiś finansowy lub emocjonalny interes w projekcie lub jego wynikach. Metody identyfikacji interesariuszy są różne i obejmują:
   • Doświadczenie zespołu projektowego.
   • Sesje burzy mózgów z kluczowymi pracownikami.
   • Analiza dokumentacji, takiej jak plany projektów czy umowy.
   • Wywiady z pracownikami, klientami czy sponsorami.
   • Benchmarking, czyli porównywanie się z podobnymi projektami czy organizacjami.
   • Wykorzystanie rejestrów organizacji i wewnętrznych baz danych.
   • Monitorowanie mediów lokalnych i branżowych, żeby wychwycić potencjalnych interesariuszy.
2. Mapowanie i Ocena Interesariuszy:
   Kiedy już mamy listę interesariuszy, trzeba ich scharakteryzować. Zastanów się nad ich wpływem i tym, jak bardzo interesuje ich projekt. Najczęściej używane narzędzia to:
   • Macierz interesów: To takie wizualne narzędzie, które dzieli interesariuszy według ich władzy/wpływu oraz zainteresowania projektem. Pozwala to ustalić priorytety w zarządzaniu nimi (np. „trzymaj blisko”, „informuj”, „monitoruj”, „nie przejmuj się zbytnio”).
   • Model Salience: Bardziej zaawansowane narzędzie, które bierze pod uwagę trzy parametry: władzę, legitymację i pilność oczekiwań interesariusza. Pomaga to dokładniej sklasyfikować ich znaczenie dla projektu.
3. Analiza Interesariuszy:
   Na tym etapie zbieramy szczegółowe informacje o każdym kluczowym interesariuszu: imię i nazwisko, rolę w organizacji/projekcie, jego oczekiwania, cele, jaki ma wpływ, jak może zareagować na nasze działania i jak może wpłynąć na projekt (pozytywnie lub negatywnie).
4. Strategie Angażowania:
   Na podstawie tych informacji opracowujemy strategie, jak angażować poszczególnych interesariuszy. Co to obejmuje?
   • Komunikację: Regularne przekazywanie informacji w sposób dopasowany do odbiorcy.
   • Konsultacje: Zapraszanie interesariuszy do udziału w podejmowaniu decyzji lub zbieranie ich opinii.
   • Partnerstwo: Budowanie silnych, wzajemnie korzystnych relacji.
   • Dialog: Otwarta rozmowa o celach, potrzebach i obawach.

Najważniejsze jest, żeby podejście dopasować do każdego interesariusza z osobna, biorąc pod uwagę jego wpływ i poziom zaangażowania. Trzeba też pamiętać, żeby zarządzać interesariuszami w sposób zintegrowany z ogólnym systemem zarządzania firmą i stale monitorować te relacje, bo potrzeby i postawy tych ludzi mogą się zmieniać.

Podsumowanie: Dlaczego ignorowanie interesariuszy to kiepski pomysł?

Interesariusze to każdy, kto ma wpływ na projekt albo jest przez niego dotknięty. Zrozumienie ich i aktywne zarządzanie ich potrzebami i oczekiwaniami to nie opcja, ale podstawa sukcesu w zarządzaniu projektami i strategii biznesowej. Kiedy ignorujemy te grupy, otwieramy drzwi do wielu negatywnych konsekwencji, które mogą zniweczyć nasze wysiłki.

Koszt zaniedbania interesariuszy jest wysoki: od ryzyka konfliktów i opóźnień, przez wzrost kosztów, po utratę zaufania kluczowych graczy. Co gorsza, może to poważnie nadszarpnąć reputację firmy, a w skrajnych przypadkach doprowadzić do całkowitego niepowodzenia projektu lub strategii biznesowej. Proaktywne podejście do zarządzania interesariuszami, oparte na otwartości, komunikacji i budowaniu relacji, to inwestycja, która zwraca się w postaci większego zaangażowania, lepszego przepływu informacji i, co najważniejsze, większego sukcesu.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o interesariuszy

Kto jest najważniejszym interesariuszem w projekcie?

Nie da się jednoznacznie wskazać jednego, „najważniejszego” interesariusza. Ich znaczenie zależy od specyfiki danego projektu. Zazwyczaj kluczowi są sponsorzy (finansowanie i wizja), klienci (odbiorcy produktu) i zespół projektowy (realizacja zadań). Ale pamiętaj – kontekst jest wszystkim, dlatego warto przeprowadzić analizę wpływu i zainteresowania każdego potencjalnego interesariusza.

Jak odróżnić interesariusza od zwykłego użytkownika systemu/produktu?

Użytkownik systemu czy produktu jest zazwyczaj jednym z rodzajów interesariuszy, ale pojęcie to jest znacznie szersze. Interesariusz to każdy, kto wpływa na projekt lub jest przez niego dotknięty – nie tylko ci, którzy bezpośrednio korzystają, ale też na przykład dostawcy, którzy dostarczają komponenty, władze regulacyjne, które ustalają normy, czy nawet opinia publiczna, która może kształtować wizerunek.

Czy konkurencja to też interesariusz?

Tak, konkurencja może być traktowana jako interesariusz zewnętrzny. Ich działania na rynku mogą wpływać na powodzenie projektu lub strategii biznesowej (np. poprzez ceny, nowe produkty), a nasze działania mogą wpłynąć na ich pozycję rynkową. Dlatego analiza ich potencjalnych reakcji i wpływu jest ważna, zwłaszcza jeśli myślisz o strategii biznesowej.

Jakie są główne zagrożenia związane z błędnym zarządzaniem interesariuszami?

Potencjalne zagrożenia są liczne i poważne. Mogą to być konflikty między grupami, opóźnienia w projekcie spowodowane brakiem współpracy lub sprzeciwem, znaczący wzrost kosztów, niezadowolenie kluczowych graczy (np. sponsorów, klientów), a także utrata reputacji firmy. W najgorszym wypadku może to doprowadzić do całkowitego niepowodzenia projektu lub strategii biznesowej.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!