Beneficjent rzeczywisty – kto to jest i jak go zidentyfikować? Przewodnik

Beneficjent rzeczywisty, czyli UBO (Ultimate Beneficial Owner), to nic innego jak osoba fizyczna, która ostatecznie kontroluje lub czerpie korzyści z danej firmy czy organizacji. Wiedza ta jest naprawdę istotna dla przejrzystości w biznesie i zapewnienia bezpieczeństwa. Po co w ogóle wprowadzono obowiązek identyfikacji UBO w Polsce? Głównie po to, by utrudnić pranie brudnych pieniędzy i finansowanie terroryzmu, zgodnie z wytycznymi Unii Europejskiej. W tym przewodniku wyjaśnimy Ci, kto konkretnie jest beneficjentem rzeczywistym, jakie zasady nim rządzą, jak zgłosić go do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) i co grozi za niedopełnienie tych formalności.

Beneficjent rzeczywisty (UBO) – definicja i praktyczne znaczenie

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML), beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna lub kilka osób fizycznych, które sprawują bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad firmą. Ta kontrola może wynikać z przepisów prawa lub faktycznych okoliczności, które pozwalają na podejmowanie kluczowych decyzji. Chodzi o sytuacje, gdy ktoś faktycznie rządzi firmą, nawet jeśli nie jest oficjalnym właścicielem wszystkich udziałów. Pamiętaj – beneficjentem rzeczywistym zawsze musi być osoba fizyczna, nigdy inna firma, fundacja czy spółka. To ten „ostatni właściciel”, który ma decydujący głos.

To rozróżnienie jest niezwykle ważne w świecie prawnym i finansowym. Pozwala nam ustalić, kto tak naprawdę stoi za transakcjami i strukturami własnościowymi, co jest kluczowe w zapobieganiu oszustwom. Ustawa AML nakłada na wiele instytucji finansowych obowiązek sprawdzania, kto jest beneficjentem rzeczywistym ich klientów.

Kluczowe kryteria, które pomogą Ci zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego (UBO) w Polsce

W polskim prawie kryteria ustalania beneficjenta rzeczywistego są dość precyzyjnie określone. Chodzi o to, by łatwiej było wskazać osobę fizyczną, która faktycznie kieruje firmą. Podstawą jest tu wspomniana ustawa AML. Mówi ona, że beneficjentem rzeczywistym jest każda osoba fizyczna, która bezpośrednio lub pośrednio kontroluje firmę, mając wpływ na jej działania, niezależnie od tego, czy wynika to z przepisów prawa, czy z innych okoliczności.

Główne kryteria dla spółek i innych organizacji korporacyjnych

• Posiada więcej niż 25% akcji lub udziałów, albo więcej niż 25% głosów na zgromadzeniu wspólników. To podstawowy wskaźnik, który pokazuje realny udział w decyzjach i kapitale firmy.
• Sprawuje kontrolę nad spółką w inny sposób, na przykład przez umowy lub inne ustalenia, które dają jej decydujący wpływ na zarząd lub inne organy. Nawet jeśli formalnie ma mniej niż 25% udziałów, ale faktycznie może blokować kluczowe decyzje, jest beneficjentem rzeczywistym.
• Jest członkiem wyższej kadry zarządzającej, np. prezesem zarządu, ale tylko w specyficznych sytuacjach. Dotyczy to przypadków, gdy nie można ustalić beneficjenta właścicielskiego, a jednocześnie nie ma podejrzeń o pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.
• Należy do grupy podmiotów powiązanych, które wspólnie kontrolują ponad 25% udziałów lub głosów. Tutaj sumuje się udziały i głosy osób fizycznych, które działają w porozumieniu.

Co z innymi typami podmiotów?

• Fundacja rodzinna: Tutaj beneficjentami mogą być fundator, członkowie zarządu i rady nadzorczej, osoby, które mają prawo do świadczeń zgodnie ze statutem, beneficjenci po likwidacji, a także osoby faktycznie sprawujące kontrolę.
• Trusty i fundacje: Zazwyczaj obejmuje to założyciela, powiernika, nadzorcę, beneficjentów czerpiących korzyści oraz osoby faktycznie kontrolujące strukturę.
• Fundacje i stowarzyszenia: Do beneficjentów rzeczywistych zaliczamy fundatorów, członków organów zarządzających oraz osoby, które faktycznie decydują o tym, jak wykorzystywany jest majątek lub środki.
• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG): W prostych strukturach, takich jak JDG, beneficjentem rzeczywistym jest sam przedsiębiorca.
• Spółki osobowe: W spółkach takich jak jawna czy partnerska kluczowe jest ustalenie, kto ma faktyczną zdolność do reprezentowania spółki i podejmowania ważnych decyzji.

Pamiętaj, że dla każdej firmy trzeba przeprowadzić dokładną analizę jej struktury własnościowej i zarządczej, aby prawidłowo zidentyfikować wszystkich beneficjentów rzeczywistych.

Jak praktycznie ustalić, kto jest beneficjentem rzeczywistym? Kroki do podjęcia

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego (UBO) w praktyce wymaga kilku etapów. Trzeba połączyć analizę formalną z oceną sytuacji faktycznej. Najważniejsze jest dokładne zbadanie struktury własnościowej i mechanizmów kontroli nad firmą. Podstawą są oczywiście przepisy ustawy AML, ale ich zastosowanie wymaga konkretnych działań.

Proces identyfikacji UBO zazwyczaj wygląda tak:

• Sprawdź bezpośrednich właścicieli: Zobacz, kto bezpośrednio posiada udziały lub akcje w firmie. Ważne jest, czy ten udział przekracza 25%. Te informacje znajdziesz w księdze udziałów, rejestrze akcjonariuszy lub dokumentach spółki.
• Przeanalizuj pośrednią własność: Tutaj trzeba zbadać łańcuchy powiązań między firmami. Oblicz, jaki udział ma dana osoba fizyczna w firmie poprzez posiadane udziały w innych spółkach, które z kolei mają udziały w badanej firmie.
• Oceń faktyczną kontrolę i uprawnienia: Ważne jest nie tylko posiadanie udziałów, ale też to, kto faktycznie decyduje o sprawach firmy. Sprawdź prawa do głosów, umowy zarządcze, możliwość powoływania organów czy sposób podziału zysków. Nawet bez większościowego pakietu akcji, osoba mająca wpływ na kluczowe decyzje może być beneficjentem rzeczywistym.
• Sprawdź osoby na kluczowych stanowiskach: Jeśli nie da się jednoznacznie ustalić beneficjenta właścicielskiego lub są wątpliwości, pod uwagę brane są osoby pełniące najwyższe funkcje zarządcze, takie jak prezes zarządu. Muszą one jednak faktycznie sprawować kontrolę nad firmą.
• Weryfikuj dokumenty i dane zewnętrzne: Kluczowe jest porównanie informacji z wewnętrznych dokumentów firmy (statut, umowy, rejestry) z danymi z publicznych rejestrów, takich jak CRBR czy KRS. Warto też korzystać z zewnętrznych baz danych.
• Rozmawiaj z klientem i proś o dodatkowe dokumenty: Gdy masz wątpliwości lub potrzebujesz więcej informacji, instytucje zobowiązane przeprowadzają wywiady z klientami i proszą o dodatkowe dokumenty, np. schematy właścicielskie, umowy powiernicze czy listy udziałowców.
• Przeprowadź udokumentowaną analizę prawną: W skomplikowanych przypadkach, gdy mimo wszystko nie da się jednoznacznie wskazać beneficjenta rzeczywistego, trzeba przygotować pisemną analizę prawną. Opisuje ona strukturę własności, zastosowane kryteria i przedstawia wnioski dotyczące identyfikacji UBO.
• Działaj w przypadku podejrzeń lub rozbieżności: Jeśli wykryjesz nieprawidłowości, rozbieżności w danych lub masz uzasadnione podejrzenia o ukrywanie beneficjenta rzeczywistego, musisz podjąć dodatkowe kroki. Może to być pogłębione badanie due diligence, zgłoszenie podejrzenia odpowiednim organom lub wstrzymanie transakcji.

Ważne jest też, aby dokumentować wszystkie podjęte działania i decyzje. To dowód Twojej staranności. Pamiętaj też o zasadzie łączenia udziałów – sumuje się udziały osoby fizycznej, także te posiadane pośrednio, by określić jej łączny wpływ na firmę.

Obowiązek zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR

W Polsce istnieje ustawowy obowiązek zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Jego celem jest zwiększenie przejrzystości w biznesie i walka z praniem pieniędzy. Obowiązek ten dotyczy wielu firm, a jego niewypełnienie wiąże się z poważnymi konsekwencjami.

Podstawą prawną są ustawa AML i przepisy wykonawcze. CRBR jest prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości, a dane w nim są jawne.

Do zgłoszenia zobowiązane są między innymi:

• Spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne.
• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne.
• Fundacje.
• Trusty (choć ich status w Polsce jest specyficzny, trzeba analizować ich strukturę).
• Stowarzyszenia zarejestrowane w KRS.
• Spółdzielnie.
• Przedsiębiorstwa państwowe.
• Od 2024 roku również fundacje rodzinne.

Podczas zgłoszenia musisz podać: imię i nazwisko beneficjenta rzeczywistego, numer PESEL (jeśli go posiada), obywatelstwo, adres zamieszkania oraz szczegółowy opis rodzaju i zakresu jego uprawnień. Określenie tych uprawnień jest kluczowe, by jasno przedstawić podstawę, na jakiej dana osoba jest beneficjentem.

Terminy zgłoszeń są różne. Dla już istniejących firm to zazwyczaj 7 dni od daty wpisu do rejestru lub daty powstania obowiązku. Dla nowych firm obowiązują inne terminy. Zawsze sprawdzaj aktualne przepisy.

Konsekwencje prawne braku ujawnienia lub niewłaściwego zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego

Jeśli nie zgłosisz beneficjenta rzeczywistego do CRBR lub podasz nieprawdziwe dane, mogą Cię spotkać poważne sankcje prawne i finansowe. Prawo przewiduje różne środki, by wymusić prawidłowe wypełnianie tego obowiązku. Kontrole w tym zakresie mogą prowadzić organy takie jak Krajowa Administracja Skarbowa (KAS).

Najważniejsze konsekwencje to:

• Kary pieniężne: Maksymalna kara administracyjna to nawet 1 000 000 zł. To ogromne obciążenie finansowe dla firmy.
• Kara dla beneficjenta: Jeśli beneficjent rzeczywisty odmawia współpracy i nie dostarcza potrzebnych informacji, może zostać na niego nałożona kara do 50 000 zł.
• Odpowiedzialność odszkodowawcza: Osoba reprezentująca firmę, która składa zgłoszenie do CRBR, odpowiada za szkody wyrządzone innym podmiotom z powodu braku zgłoszenia lub podania nieprawdziwych danych.
• Odpowiedzialność karna: Składanie oświadczenia o beneficjencie rzeczywistym odbywa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Oznacza to, że świadome podanie nieprawdziwych informacji może skutkować karą więzienia.
• Inne skutki: Poza karami finansowymi i prawnymi, brak prawidłowego zgłoszenia może powodować problemy w biznesie, utratę zaufania partnerów, a także prowadzić do obowiązkowych korekt danych lub dalszych kontroli.

Pamiętaj, że CRBR to rejestr jawny. Nieprawidłowe dane lub brak wpisu mogą mieć negatywny wpływ na reputację firmy i jej właścicieli.

Dlaczego identyfikacja UBO jest tak ważna? Opinie ekspertów i korzyści

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego (UBO) to fundament nowoczesnych systemów zapobiegania przestępczości finansowej i zapewniania przejrzystości w biznesie. Eksperci prawa i finansów zgodnie podkreślają jej znaczenie, wskazując na szereg korzyści. Kluczową rolę odgrywa tu ustawa AML.

Główne powody, dla których identyfikacja UBO jest tak ważna:

• Zapobieganie przestępstwom finansowym: Pomaga skutecznie walczyć z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, utrudniając ukrywanie majątku i przepływ środków z nielegalnej działalności. Bez znajomości prawdziwych beneficjentów, takie działania byłyby znacznie łatwiejsze.
• Większa przejrzystość i zaufanie na rynku: Publicznie dostępne rejestry beneficjentów rzeczywistych, takie jak CRBR, zwiększają transparentność działalności gospodarczej. Ułatwia to ocenę ryzyka kontrahentów i buduje zaufanie między uczestnikami rynku.
• Redukcja ryzyka reputacyjnego i operacyjnego dla firm: Rzetelna identyfikacja UBO chroni firmy przed ryzykiem nieświadomego udziału w nielegalnych schematach. Minimalizuje to potencjalne szkody wizerunkowe, utratę kontraktów czy trudności w pozyskaniu finansowania.
• Ułatwienie nadzoru i egzekwowania prawa: Organy nadzorcze i ścigania zyskują narzędzie do skuteczniejszego monitorowania przepływów finansowych i identyfikacji podmiotów zaangażowanych w nielegalne działania. To ułatwia prowadzenie postępowań i egzekwowanie prawa.
• Wzmocnienie procesów due diligence: Banki, inwestorzy i inne instytucje finansowe wykorzystują informacje o UBO do przeprowadzania kompleksowych analiz due diligence. Pozwala to na ocenę ryzyka związanego z potencjalnymi partnerami biznesowymi.

Opinie ekspertów wskazują, że chociaż ustalenie UBO bywa skomplikowane, zwłaszcza przy złożonych strukturach własnościowych, jest to niezbędny krok do budowania uczciwego i stabilnego środowiska biznesowego.

Podsumowanie: Beneficjent Rzeczywisty w Praktyce – Kluczowe Wnioski

Beneficjent rzeczywisty (UBO) to osoba fizyczna, która ostatecznie kontroluje lub czerpie korzyści z danej firmy. Jest to kluczowe pojęcie w dzisiejszym obrocie gospodarczym, mające na celu zapewnienie przejrzystości i zapobieganie nadużyciom finansowym. W Polsce obowiązek identyfikacji i zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) spoczywa na szerokim grępie podmiotów.

Dokładna identyfikacja UBO, zgodnie z kryteriami zawartymi w ustawie AML, jest absolutnie niezbędna. Pamiętaj o analizie zarówno własności bezpośredniej, jak i pośredniej, a także o kontroli faktycznej i formalnej. Niewłaściwe zgłoszenie lub jego brak może skutkować surowymi karami finansowymi, odpowiedzialnością odszkodowawczą, a nawet karną. Dlatego proaktywne działania i konsultacje z ekspertami są kluczowe dla zapewnienia zgodności z prawem.

Jeśli masz wątpliwości dotyczące identyfikacji beneficjenta rzeczywistego w swojej firmie lub potrzebujesz pomocy w zgłoszeniu do CRBR, skontaktuj się z naszymi ekspertami od prawa gospodarczego i AML.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o beneficjenta rzeczywistego

Kto jest beneficjentem rzeczywistym w spółce z o.o. z kilkoma wspólnikami?

Beneficjentem rzeczywistym w takiej spółce może być jeden lub kilku wspólników, w zależności od struktury udziałów i głosów, a także od tego, która osoba fizyczna faktycznie sprawuje decydujący wpływ na jej działania.

Czy prezes zarządu zawsze jest beneficjentem rzeczywistym?

Niekoniecznie. Prezes zarządu jest uznawany za beneficjenta rzeczywistego tylko w specyficznych sytuacjach, gdy nie można ustalić beneficjenta opartego na własności i jednocześnie prezes sam sprawuje faktyczną kontrolę nad spółką.

Jak często należy aktualizować dane beneficjenta rzeczywistego w CRBR?

Dane beneficjenta rzeczywistego w CRBR należy zgłosić lub zaktualizować w ciągu 7 dni od daty wystąpienia zmiany, która wpływa na jego status lub dane identyfikacyjne.

Co jeśli nie da się ustalić beneficjenta rzeczywistego?

W takiej sytuacji należy przeprowadzić udokumentowaną analizę prawną, podjąć dodatkowe czynności dochodzeniowe, a w ostateczności, zgodnie z przepisami, można wskazać osoby na wysokich stanowiskach kierowniczych (np. członków zarządu), ale z pełnym uzasadnieniem i dokumentacją potwierdzającą podjęte kroki.

Czy fundacja rodzinna musi zgłaszać beneficjentów do CRBR?

Tak, od 2024 roku fundacje rodzinne podlegają obowiązkowi zgłoszeń beneficjentów rzeczywistych do CRBR, zgodnie z przepisami wprowadzającymi nowe kategorie podmiotów zobowiązanych.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!