Faktura zaliczkowa – co to jest i jak ją wystawić? Kompletny przewodnik

Zastanawiasz się, czym właściwie jest faktura zaliczkowa i kiedy powinieneś ją stosować? To taki dokument, który wystawiasz, gdy dostajesz od kogoś pieniądze – część lub całość zapłaty – zanim zdążysz dostarczyć towar albo wykonać usługę. W polskim systemie prawnym to ważna sprawa, która wiąże obie strony transakcji: sprzedawcę i nabywcę. W przeciwieństwie do faktury pro forma, ta zaliczkowa ma już realne skutki prawne i podatkowe, a co najważniejsze, pozwala rozliczyć podatek VAT. W tym artykule zagłębimy się w temat: dowiesz się, co to jest, jakie informacje powinna zawierać, jak wpływa na Twoje podatki i czym różni się od innych dokumentów.

Po co właściwie potrzebna jest faktura zaliczkowa?

Mówiąc wprost, faktura zaliczkowa to dowód na to, że sprzedawca otrzymał od kupującego jakąś formę przedpłaty – zaliczkę, zadatek czy cokolwiek innego – zanim transakcja została w pełni zrealizowana. Jej główna rola to po prostu udokumentowanie tej częściowej płatności. To z kolei zabezpiecza całą umowę i jasno określa zobowiązania każdej ze stron. Najważniejsze jest jednak to, że faktura zaliczkowa uruchamia obowiązek naliczenia podatku VAT od razu w momencie otrzymania przez sprzedawcę pieniędzy. Warto wiedzieć, że podatek ten oblicza się według specjalnego wzoru:

(kwota zaliczki × stawka VAT) / (100 + stawka VAT)

To jeden z tych dokumentów, które mają bezpośredni wpływ na to, jak kształtuje się Twoje zobowiązanie podatkowe w VAT.

Kiedy faktura zaliczkowa musi się pojawić? Obowiązek i terminy

Fakturę zaliczkową musisz wystawić zawsze, gdy dostaniesz od klienta jakąkolwiek część zapłaty (lub całość!) jeszcze przed tym, jak dostarczysz mu towar albo wykonasz usługę. Najczęściej dzieje się tak, gdy Twój klient jest firmą (podatnikiem VAT) i wpłaca zaliczkę, zanim jeszcze otrzyma to, co zamówił. Co ciekawe, obowiązek wystawienia takiej faktury powstaje nawet wtedy, gdy termin zapłaty zaliczki już minął, nawet jeśli pieniądze jeszcze nie dotarły. Jeśli zaliczka nie pokrywa całej wartości transakcji, wystawiasz fakturę zaliczkową na tę wpłaconą kwotę, a resztę rozliczysz na fakturze końcowej. A jeśli zdarzy się, że zaliczka pokryje 100% wartości? Wtedy faktura zaliczkowa może zastąpić fakturę końcową.

Co do terminów, przepisy mówią jasno: fakturę zaliczkową powinieneś wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym wpłynęła zaliczka. Możesz ją też wystawić wcześniej – ale nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Chodzi o to, żeby nikt nie wystawiał tzw. „pustych faktur”, które nie mają pokrycia w realnej transakcji.

Co musi znaleźć się na fakturze zaliczkowej? Obowiązkowe elementy

Żeby faktura zaliczkowa była w pełni poprawna i miała moc prawną, musi zawierać kilka konkretnych elementów. Jeśli czegoś zabraknie, mogą pojawić się problemy z odliczeniem VAT przez kupującego albo z nieprawidłowym rozliczeniem po Twojej stronie. Dlatego pamiętaj, żeby na fakturze znalazły się:

• Data wystawienia – czyli kiedy fakturę sporządzono.
• Unikalny numer – żeby łatwo ją zidentyfikować.
• Dane sprzedawcy i nabywcy – pełne nazwy, adresy i numery NIP. Jeśli transakcja dotyczy firm zagranicznych, potrzebny będzie też numer VAT-UE nabywcy.
• Data otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia faktury.
• Kwota otrzymanej zapłaty – ta brutto, czyli wszystko razem z podatkiem.
• Kwota podatku VAT – wraz z podaniem właściwej stawki, obliczona od kwoty zaliczki.
• Szczegółowe informacje o zamówieniu lub umowie – nazwa towaru lub usługi, cena jednostkowa netto, ilość, wartość netto zamówienia, stawka VAT, suma VAT i wartość ogółem.

Bez tych danych dokument może być nieważny, a to już prosta droga do kłopotów.

Podatkowe konsekwencje: co się dzieje po wystawieniu i otrzymaniu faktury zaliczkowej?

Wystawienie i otrzymanie faktura zaliczkowej to nie przelewki – to konkretne konsekwencje podatkowe, zarówno dla Ciebie jako sprzedawcy, jak i dla klienta.

Dla sprzedawcy najważniejsze jest to, że z chwilą otrzymania zaliczki i wystawienia faktury zaliczkowej od razu powstaje obowiązek podatkowy w VAT. Musisz ten podatek rozliczyć w deklaracji JPK_V7 za okres, w którym dostałeś pieniądze. Co ciekawe, faktura zaliczkowa nie wpływa na podatek dochodowy (PIT lub CIT). Tutaj liczy się faktyczna dostawa towaru lub wykonanie usługi – to wtedy powstaje przychód do opodatkowania, a dokumentuje to faktura końcowa. Pamiętaj, że niewystawienie faktury zaliczkowej, gdy masz taki obowiązek, może się skończyć karami.

Dla nabywcy faktura zaliczkowa oznacza przede wszystkim możliwość odliczenia VAT naliczonego w okresie, gdy otrzymał ten dokument. Oczywiście, pod warunkiem że spełnia wszystkie standardowe wymogi do odliczenia. Podobnie jak u sprzedawcy, faktura zaliczkowa nie jest kosztem podatkowym w rozumieniu PIT czy CIT – ten pojawi się dopiero na fakturze końcowej. Są oczywiście sytuacje wyjątkowe, gdy nie musisz wystawiać faktury zaliczkowej, na przykład gdy sprzedajesz towar czy usługę osobie prywatnej, albo gdy Twoja działalność jest zwolniona z VAT.

Faktura zaliczkowa kontra faktura końcowa i pro forma – kto jest kim?

Żeby nie pomylić dokumentów i prowadzić księgowość bez błędów, musisz wiedzieć, czym się od siebie różnią:

• Faktura zaliczkowa – potwierdza otrzymanie zaliczki lub przedpłaty jeszcze przed realizacją usługi czy dostawą towaru. Nakłada na Ciebie obowiązek naliczenia i zapłaty VAT od tej wpłaconej kwoty.
• Faktura końcowa – wystawiasz ją po tym, jak towar został dostarczony lub usługa została wykonana. To ostateczne rozliczenie całej transakcji. Kwotę na tej fakturze pomniejszasz o zaliczki, które już dostałeś i udokumentowałeś fakturami zaliczkowymi. Jeśli zaliczki pokryły całość wartości, faktura końcowa może nie być potrzebna – wtedy ostatnia faktura zaliczkowa pełni jej rolę.
• Faktura pro forma – to nie jest dokument księgowy ani podatkowy. Traktuj ją jak ofertę, propozycję warunków transakcji. Nie dokumentuje ona żadnej faktycznej zapłaty i nie rodzi żadnych skutków podatkowych, nie podlega też księgowaniu.

Oto krótkie porównanie:

Aspekt	Faktura zaliczkowa	Faktura końcowa	Faktura pro forma
Cel	Dokumentuje otrzymaną zaliczkę/przedpłatę przed realizacją świadczenia.	Ostateczne rozliczenie transakcji po jej wykonaniu, z uwzględnieniem zaliczek.	Dokumentuje ofertę, propozycję warunków transakcji.
Moment wystawienia	Po otrzymaniu zaliczki/przedpłaty, przed realizacją świadczenia.	Po zakończeniu dostawy towaru lub wykonaniu usługi.	Przed transakcją, jako oferta.
Podatek VAT	Powstaje obowiązek naliczenia i zapłaty VAT od kwoty zaliczki.	Naliczany od pozostałej kwoty transakcji.	Brak skutków podatkowych.
Obowiązkowość	Wystawiana obligatoryjnie przy zaliczkach od podatników VAT.	Wystawiana, gdy zaliczki nie pokryły całości wartości.	Dobrowolna, nie jest dokumentem obowiązkowym.
Księgowanie	Podstawa do rozliczenia VAT, księgowana na koncie rozliczeń międzyokresowych.	Ujęcie całości przychodu/kosztu transakcji.	Nie podlega księgowaniu.

Błędy, które się zdarzają – i jak ich unikać przy fakturach zaliczkowych

Przy wystawianiu faktur zaliczkowych podatnicy często popełniają błędy, które potem trudno naprawić. Jednym z najczęstszych jest wystawienie faktury zanim faktycznie dostaniesz pieniądze. Taka „pusta faktura” może narobić kłopotów z podatkiem VAT, a jej korekta bywa żmudna. Dlatego pamiętaj: wystawiaj fakturę zaliczkową dopiero po otrzymaniu zapłaty albo upewnij się, że pieniądze dotrą w terminie.

Kolejny błąd to wystawianie faktury zaliczkowej przez osoby, które nie są czynnymi podatnikami VAT (np. korzystają ze zwolnienia). Oni takiej faktury nie muszą wystawiać, a rozliczenie robią zazwyczaj na fakturze końcowej. Problemem bywa też nieprawidłowe obliczenie VAT od zaliczki – nie wystarczy pomnożyć kwoty przez stawkę, trzeba użyć wspomnianego wcześniej proporcjonalnego wzoru.

Dodatkowe rady od ekspertów, które mogą Ci pomóc:

• Dokładnie sprawdzaj daty – zarówno datę wystawienia faktury, jak i datę otrzymania zapłaty.
• Upewnij się co do stawek VAT – stawka VAT na fakturze zaliczkowej musi być zgodna z tą dla danej usługi lub towaru.
• Archiwizuj wszystko – przechowuj faktury zgodnie z przepisami, nie zapomnij o kopiach faktur zaliczkowych i końcowych.
• Wykorzystaj oprogramowanie – nowoczesne systemy do fakturowania i księgowości mogą znacząco pomóc w unikaniu błędów i usprawnić cały proces. Zwłaszcza teraz, gdy zbliża się obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Podsumowując

Faktura zaliczkowa to ważny dokument księgowy. Jej głównym celem jest udokumentowanie tego, że sprzedawca dostał zaliczkę przed realizacją usługi czy dostawą towaru. W momencie otrzymania zapłaty od razu powstaje obowiązek podatkowy w VAT, który musisz potem rozliczyć. Pamiętaj, żeby faktura zawierała wszystkie wymagane elementy. Prawidłowe jej wystawienie i rozliczenie to najlepszy sposób na uniknięcie błędów i potencjalnych problemów z urzędem skarbowym. Kluczowe jest też, aby odróżniać ją od faktury pro forma, która nie ma żadnych skutków podatkowych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę zaliczkową

Czy zawsze muszę wystawić fakturę zaliczkową, gdy otrzymam zaliczkę?

Tak, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, transakcja podlega opodatkowaniu VAT, a odbiorca zaliczki jest podmiotem gospodarczym. Są wyjątki, np. gdy zaliczkę wpłaca osoba fizyczna nieprowadząca działalności – faktura wystawiana jest tylko na jej żądanie.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT od otrzymanej zaliczki?

Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania przez sprzedawcę całości lub części zapłaty, czyli zaliczki. Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który potwierdza ten fakt i pozwala na rozliczenie podatku.

Czy faktura zaliczkowa jest obowiązkowa dla transakcji z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności?

Nie, faktura zaliczkowa dla takich transakcji jest wystawiana wyłącznie na żądanie osoby fizycznej. Bez takiego żądania nie ma obowiązku jej wystawiania.

Jak obliczyć VAT na fakturze zaliczkowej?

Podatek VAT od zaliczki oblicza się proporcjonalnie. Stosuje się wzór: kwota VAT = (kwota zaliczki brutto × stawka VAT) / (100 + stawka VAT).

Czy faktura zaliczkowa wpływa na podatek dochodowy (PIT/CIT)?

Nie, faktura zaliczkowa sama w sobie nie wpływa na podatek dochodowy. Rozliczenie przychodu (lub kosztu dla nabywcy) następuje dopiero w momencie wystawienia faktury końcowej, po wykonaniu świadczenia.

Czy faktura zaliczkowa to to samo co faktura pro forma?

Absolutnie nie. Faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym i podatkowym z pełnymi skutkami prawnymi. Faktura pro forma jest jedynie dokumentem ofertowym, bez skutków podatkowych, nie podlega księgowaniu.

Co zrobić, jeśli wystawiłem fakturę zaliczkową, ale klient nie zapłacił zaliczki?

Jeśli faktura została wystawiona przed otrzymaniem zaliczki, a płatność nie nastąpiła, należy ją skorygować. W przypadku, gdy jest to związane z obowiązkiem podatkowym, korekta musi być dokonana niezwłocznie, aby uniknąć błędów w rozliczeniach VAT.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!