Niszczarka do dokumentów – co to? Przewodnik po bezpieczeństwie informacji

Obecnie dobra niszczarka to nie luksus, a absolutna konieczność. Po prostu musisz ją mieć, żeby chronić swoje poufne informacje przed niepowołanymi rękami i dotrzymać kroku przepisom. To urządzenie robi porządek z dokumentami, dbając o bezpieczeństwo wszystkiego, co wrażliwe – od umów, przez dane finansowe, po dane osobowe. A skoro mowa o przepisach, to pamiętaj o RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych), które stawia bardzo wysokie wymagania dotyczące tego, jak dbamy o informacje. Różne rodzaje cięcia – od prostych pasków po drobne ścinki – oferują różne poziomy bezpieczeństwa, więc możesz dobrać to, co najlepiej pasuje do Twoich potrzeb.

Co to jest niszczarka i jak to właściwie działa?

Najprościej mówiąc, niszczarka do dokumentów to sprzęt, który mieli papier (i nie tylko!), żeby nikt już nie mógł odczytać tego, co było na nim napisane. Jak to robi? Tnie papier na cienkie paski albo takie malutkie ścinki, zależnie od modelu. Niektóre nowsze modele poradzą sobie nawet z kartami kredytowymi, płytami CD/DVD, a czasem nawet z dokumentami w folii. Podstawą każdej niszczarki jest jej mechanizm cięcia i wielkość kosza na ścinki. To one decydują, jak szybko i sprawnie urządzenie działa.

Poziomy bezpieczeństwa niszczarek według normy DIN 66399: jak wybrać najlepszy?

Norma DIN 66399 dzieli niszczarki na sześć kategorii bezpieczeństwa (od P-1 do P-7), a do tego dochodzi jeszcze poziom dla nośników elektronicznych. Wybór odpowiedniego poziomu to klucz do skutecznej ochrony Twoich danych – od tych mniej ważnych po absolutnie tajne.

Oto jak wyglądają poziomy bezpieczeństwa według DIN 66399:

• P-1: Tutaj wrzucamy dokumenty, które nie są super ważne, ot, zwykła korespondencja. Papier tnie się na paski szersze niż 12 mm.
• P-2: Do dokumentów wewnętrznych, które nie powinny wychodzić poza firmę. Paski mają maksymalnie 6 mm szerokości.
• P-3: Jeśli masz poufne dokumenty, które wymagają lepszej ochrony, wybierz ten poziom. Papier tnie się na paski o szerokości do 2 mm.
• P-4: Tutaj mamy już dokumenty bardzo poufne, na przykład z wrażliwymi danymi osobowymi. Papier zamienia się w ścinki o powierzchni do 160 mm².
• P-5: Gdy niszczysz tajne informacje, potrzebujesz bardzo drobnych ścinków. Powierzchnia takiego ścinka to maksymalnie 30 mm².
• P-6: Dla dokumentów z wyjątkowo tajnymi informacjami. Ścinki mają powierzchnię nie większą niż 10 mm².
• P-7: To absolutny top bezpieczeństwa, dla materiałów ściśle tajnych. Dokumenty zamieniają się w mikroskopijne cząstki o powierzchni do 5 mm².

Pamiętaj, że wybór odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa niszczarki to podstawa, jeśli chcesz mieć pewność, że nikt nie odtworzy Twoich dokumentów. Zazwyczaj niszczarki tnące na ścinki są bezpieczniejsze niż te tnące na paski.

Dlaczego niewłaściwe niszczenie dokumentów to problem? Twarde dane i ryzyko

Źle zniszczone dokumenty to prosta droga do naruszenia bezpieczeństwa danych i kradzieży tożsamości. W Polsce coraz częściej zdarzają się takie incydenty, a błędy w obsłudze dokumentacji papierowej, w tym jej niszczenie, są tego częstą przyczyną. Takie zaniedbania mogą doprowadzić do wycieku wrażliwych danych osobowych, które potem lądują w rękach przestępców.

Raporty Urzędu Ochrony Danych Osobowych i CERT Polska wielokrotnie wskazywały, że zgubienie, kradzież lub niewłaściwe zabezpieczenie dokumentów to jedne z głównych powodów naruszeń. Dane milionów Polaków są zagrożone z tego powodu. Szacuje się, że około 45% wszystkich zgłoszonych naruszeń ochrony danych osobowych w Polsce to bezpośrednia kradzież lub ujawnienie danych, często wynikające z braku odpowiednich procedur niszczenia. A liczba zgłoszeń naruszeń ciągle rośnie – w 2022 roku przekroczyła 12 700, co pokazuje, jak bardzo potrzebujemy większej świadomości w tej kwestii.

Co z tego wynika?

• Niewłaściwe niszczenie dokumentów to jedna z głównych przyczyn problemów z bezpieczeństwem danych, zaraz po zgubieniu czy kradzieży.
• Chodzi o miliony danych, co realnie grozi kradzieżą tożsamości.
• W Polsce takich incydentów jest coraz więcej, co potwierdzają raporty i statystyki.

Pamiętaj, że dane osobowe musisz chronić na każdym etapie – od momentu zebrania po bezpieczne usunięcie, zgodnie z wytycznymi RODO.

Niszczenie dokumentów: filar bezpieczeństwa informacji i zgodności z prawem

Eksperci od bezpieczeństwa informacji są zgodni: niszczenie dokumentów to fundamentalny element ochrony przed wyciekami danych, bo po prostu uniemożliwia ich odtworzenie. To nieodłączna część zarządzania bezpieczeństwem informacji i klucz do zgodności z przepisami, takim jak RODO. Przepisy te jasno mówią, że dane osobowe trzeba chronić przez cały czas ich życia, również wtedy, gdy je usuwasz.

Jak to wygląda w praktyce, żeby było bezpiecznie?

• Poufność przede wszystkim: Niszczenie dokumentów chroni przed nieautoryzowanym dostępem do danych klientów, pracowników czy tajemnic handlowych firmy.
• Spełnienie wymogów prawnych: Brak właściwego niszczenia dokumentów może oznaczać poważne kary finansowe i zniszczenie reputacji, zwłaszcza jeśli chodzi o przepisy jak RODO.
• Część strategii bezpieczeństwa: Bezpieczne niszczenie musi być wpisane w ogólną politykę bezpieczeństwa danych w firmie, poparte procedurami i szkoleniami.
• Mniejsze ryzyko: Regularne pozbywanie się niepotrzebnych dokumentów papierowych i nośników danych znacząco zmniejsza ryzyko kradzieży tożsamości i strat finansowych.
• Nowoczesne rozwiązania: Czasem warto pomyśleć o niszczeniu dokumentów od razu tam, gdzie powstają, albo skorzystać z mobilnych usług niszczenia. To dodatkowo ogranicza ryzyko wycieku danych.

W opinii ekspertów, niszczenie dokumentów to po prostu kluczowe, prawnie wymagane i skuteczne narzędzie ochrony informacji w każdej organizacji.

Jak wybrać idealną niszczarkę do domu lub biura? Praktyczne podpowiedzi

Wybór odpowiedniej niszczarki do domu czy biura to sztuka dopasowania urządzenia do Twoich potrzeb, żeby zapewnić zarówno bezpieczeństwo, jak i sprawność działania. Musisz wziąć pod uwagę, ile dokumentów niszczysz i jak wrażliwe są te dane.

Oto najważniejsze rzeczy, na które warto zwrócić uwagę:

• Poziom bezpieczeństwa: Sprawdź, czy jest zgodny z normą DIN 66399, która określa rozmiar ścinków lub pasków. W większości biur wystarczą poziomy P-3 lub P-4. Jeśli pracujesz z danymi super wrażliwymi, celuj w P-5, P-6 lub nawet P-7.
• Rodzaj cięcia: Niszczarki mogą ciąć papier na paski (choć to rzadziej stosowane, jeśli zależy nam na bezpieczeństwie) lub na drobne ścinki, które są znacznie bezpieczniejsze.
• Wydajność: Ile kartek urządzenie jest w stanie zniszczyć na raz? To wpływa na szybkość pracy. Im więcej dokumentów niszczysz, tym większa wydajność jest potrzebna.
• Pojemność kosza: Jak często będziesz musiał opróżniać kosz? Większy kosz to rzadsze opróżnianie, co jest wygodniejsze przy intensywnym użytkowaniu.
• Czas pracy ciągłej: Niektóre niszczarki mogą pracować bez przerwy przez dłuższy czas. To ważne, jeśli masz do zniszczenia całe mnóstwo papieru.
• Poziom hałasu: Warto zerknąć na to, jak głośno pracuje urządzenie, zwłaszcza jeśli masz małe biuro albo niszczarkę postawisz w domu. Cisza to spokój.
• Dodatkowe funkcje: Nowoczesne niszczarki mają różne bajery, na przykład zabezpieczenie przed zacięciem, które samo cofa papier, kiedy się zatnie, funkcję Safe Touch dla większego bezpieczeństwa albo automatyczny podajnik, który pozwala zniszczyć sporo dokumentów bez Twojej pomocy.

Do domu często wystarczą proste modele o niższym poziomie bezpieczeństwa i mniejszej wydajności. Do biura lepiej wybrać coś bardziej zaawansowanego, biorąc pod uwagę ilość i rodzaj przetwarzanych danych.

Podsumowanie: Niszczarka to inwestycja w Twój spokój i bezpieczeństwo

Niszczarka do dokumentów to po prostu niezastąpione narzędzie. Gwarantuje ochronę Twoich wrażliwych danych i pomaga Ci dotrzymać kroku przepisom, w tym RODO. Jej głównym zadaniem jest zapobieganie wyciekom informacji, co chroni zarówno Ciebie, jak i Twoich klientów przed potencjalnymi problemami, jak na przykład kradzież tożsamości. Wybór odpowiedniego modelu, uwzględniający wymagany poziom bezpieczeństwa i potrzebne funkcje, jest kluczowy dla skutecznego zabezpieczenia informacji. Tak naprawdę, niszczarka do dokumentów to po prostu inwestycja w święty spokój i fundamentalny element bezpieczeństwa danych w każdej organizacji.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o niszczarkę do dokumentów

Jak często muszę opróżniać kosz niszczarki?

To zależy od wielkości kosza i tego, jak często używasz niszczarki. Jeśli masz duży kosz, będziesz go opróżniać rzadziej, co jest wygodne, gdy niszczysz dużo papieru. Dobrą praktyką jest opróżnianie kosza, gdy jest wypełniony w około 70-80%, żeby uniknąć zacięcia się urządzenia albo rozsypania ścinków.

Czy niszczarka poradzi sobie ze zszywkami i spinaczami?

To zależy od konkretnego modelu niszczarki. Wiele standardowych modeli biurowych radzi sobie z małymi zszywkami i spinaczami, ale zawsze warto sprawdzić instrukcję obsługi. Duże metalowe elementy mogą uszkodzić mechanizm cięcia niszczarki.

Jaki poziom bezpieczeństwa wystarczy w domu?

W domu zazwyczaj niszczymy wyciągi bankowe, stare rachunki czy niepotrzebne formularze. W takim przypadku wystarczy niższy poziom bezpieczeństwa, na przykład P-1 do P-3 według normy DIN 66399. Zapewnią one podstawową ochronę przed przypadkowym odczytaniem danych.

Czy niszczarka zniszczy też dokumenty elektroniczne?

Niszczarka służy do niszczenia papierowych nośników informacji, kart kredytowych czy płyt CD/DVD. Do bezpiecznego niszczenia danych elektronicznych z dysków twardych, pendrive’ów czy kart pamięci potrzebne są inne metody, na przykład fizyczne zniszczenie dysku lub specjalne oprogramowanie do usuwania danych.

Czy mogę zamiast kupować niszczarkę, skorzystać z usług zewnętrznych?

Oczywiście, że tak! Zamiast kupować własną niszczarkę, możesz skorzystać z profesjonalnych usług niszczenia dokumentów. Firmy te zajmują się bezpieczną utylizacją dokumentacji papierowej i elektronicznej, często oferując niszczenie na miejscu u klienta (np. mobilne usługi niszczenia). To świetne rozwiązanie dla firm, które mają bardzo dużo dokumentów do zniszczenia albo chcą uniknąć kosztów związanych z zakupem i konserwacją własnego sprzętu.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!