Faktura elektroniczna – co to jest, jak działa i dlaczego warto ją wdrożyć?

Faktura elektroniczna, czyli e-faktura, to w zasadzie cyfrowy odpowiednik zwykłej faktury papierowej. Brzmi prosto, ale w dzisiejszych czasach, gdy firmy coraz śmielej wkraczają w świat cyfrowy, staje się ona nieocenionym narzędziem, jeśli chodzi o zarządzanie finansami i księgowością. Zaraz wszystko Ci o niej opowiem, patrząc na przepisy Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT).

Czym dokładnie jest faktura elektroniczna?

Wyobraź sobie zwykłą fakturę, tylko że zamiast drukarki masz tutaj komputer, a zamiast poczty – internet. E-faktura to taki cyfrowy dokument, który ma wszystkie potrzebne informacje wymagane prawem, ale przesyłasz go elektronicznie. Co ważne, jest ona traktowana na równi z papierową, o ile spełnisz kilka warunków. E-faktura może mieć formę pliku PDF, XML, JPG czy DOC. Wysyłasz ją e-mailem, przez specjalne platformy do fakturowania albo systemy EDI – wszystko to oczywiście online.

Co sprawia, że e-faktura jest „ta właściwa”?

Żeby taka elektroniczna faktura miała moc prawną i była uznana za prawidłową, musi spełniać kilka ważnych warunków. To one gwarantują, że dokument jest wiarygodny i bezpieczny w obrocie gospodarczym. Bez nich możesz mieć problemy z urzędem skarbowym. Kluczowe przepisy mówią, że musisz mieć pewność, kto wystawił fakturę i że jej treść się nie zmieniła.

• Autentyczność pochodzenia – to potwierdzenie, że faktura faktycznie wyszła od tego, kto jest na niej podpisany. Chodzi o to, żeby nikt jej nie podrobił ani nie przypisał komuś innemu.
• Integralność treści – oznacza, że zawartość faktury nie została zmieniona po jej wystawieniu. Dzięki temu masz pewność, że to, co otrzymałeś, jest dokładnie tym, co zostało wysłane.
• Czytelność – faktura musi być zrozumiała dla każdego, kto z nią pracuje, zarówno dla Ciebie, jak i dla systemów komputerowych, które ją przetwarzają.
• Równoważność prawna z wersją papierową – to podstawa. Prawo, w tym wspomniana Ustawa o VAT, traktuje e-fakturę tak samo jak papierową, o ile spełnia ona powyższe warunki.
• Obowiązkowe elementy – zgodnie z artykułem 106e Ustawy o VAT, faktura musi zawierać: datę wystawienia, unikalny numer, dane stron transakcji (nazwy, adresy, NIP), datę dostawy towarów lub wykonania usługi, szczegółowy opis tego, co sprzedajesz lub wykonujesz, jednostkę miary i ilość, cenę jednostkową netto, wartość netto, stawki VAT oraz kwotę należności ogółem.
• Forma i przechowywanie – e-faktury możesz mieć w różnych formatach (PDF, XML). Ważne, żeby przechowywać je przez określony czas, zazwyczaj przez 10 lat, zgodnie z przepisami.
• Wymóg zgodności technologicznej – musisz mieć system, który pozwoli Ci bezpiecznie tworzyć, wysyłać, odbierać i archiwizować e-faktury.

Faktura ustrukturyzowana a zwykła faktura elektroniczna

Wspomniałem o różnych formatach. Faktura ustrukturyzowana to taki specjalny rodzaj e-faktury, który jest stworzony z myślą o maszynach, a nie ludziach. Zwykła faktura elektroniczna, na przykład w PDF-ie, jest dla nas czytelna. Natomiast faktura ustrukturyzowana, najczęściej w formacie XML, jest stworzona tak, żeby komputery mogły ją łatwo przetwarzać, zgodnie z europejskimi standardami (jak EN 16931). W Polsce takim przykładem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wymaga właśnie tego formatu, żeby usprawnić obieg dokumentów i poprawić kontrolę skarbową.

Co potrafią systemy do e-fakturowania?

Nowoczesne systemy do wystawiania faktur elektronicznych oferują mnóstwo funkcji, które naprawdę ułatwiają życie w firmie. Automatyzują wiele procesów finansowo-księgowych, usprawniają obieg dokumentów i potrafią łączyć się z innymi systemami, z których korzystasz. Dzięki temu można sporo zaoszczędzić i po prostu pracować wydajniej.

Systemy te pozwalają na:

• Automatyzację procesów – od tworzenia faktury, przez jej wysyłkę, aż po zaksięgowanie. Zapomnij o ręcznym wprowadzaniu danych!
• Integrację z systemami ERP i księgowymi – dzięki temu wszystko działa płynnie i dane są spójne.
• Wysyłkę i odbiór online – dokumenty krążą między firmami błyskawicznie.
• Śledzenie statusu w czasie rzeczywistym – wiesz, na jakim etapie są płatności i rozliczenia.
• Zapewnienie zgodności z przepisami – systemy mają wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa i autoryzacji.
• Zdalne podpisywanie i pieczętowanie dokumentów – potwierdza to ich autentyczność i nienaruszalność.
• Bezpieczne przechowywanie i archiwizację dokumentów cyfrowo.
• Tworzenie faktur ustrukturyzowanych w formatach XML czy UBL, co jest kluczowe do współpracy z systemami typu KSeF.
• Zarządzanie dokumentami na bieżąco, dając dostęp do informacji uprawnionym osobom.

Faktura elektroniczna a elektroniczny obieg dokumentów (EOD)

Często słyszę pytania o różnicę między fakturą elektroniczną a elektronicznym obiegiem dokumentów (EOD). To proste: e-faktura to konkretny dokument finansowy, który potwierdza transakcję i służy do księgowania. Może być w formacie ustrukturyzowanym lub nie. EOD to natomiast znacznie szerszy system. To taka „centrala”, która automatyzuje i usprawnia zarządzanie przepływem WSZYSTKICH dokumentów w firmie – nie tylko faktur, ale też umów, wniosków czy nawet zwykłej korespondencji. E-faktura jest więc częścią, która może być zarządzana w ramach systemu EOD, ale sam EOD to coś znacznie więcej.

E-fakturowanie w Polsce (KSeF) – co musisz wiedzieć

W naszym kraju elektroniczne fakturowanie jest coraz bardziej uporządkowane, a kluczową rolę odgrywa tu Krajowy System e-Faktur (KSeF). To taka centralna platforma Ministerstwa Finansów, gdzie będziesz wystawiać, wysyłać i archiwizować faktury w ustrukturyzowanym formacie XML.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

• Od 1 lutego 2026 roku dla dużych firm.
• Od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
• Już od 1 lipca 2024 roku KSeF jest obowiązkowy dla transakcji między firmami (B2B), z pewnymi wyjątkami dla tych zwolnionych z VAT, dla których termin przesunięto na 1 stycznia 2025 roku.

Co ciekawe, przepisy zakładają, że zgoda klienta na otrzymanie e-faktury jest domniemana. Oznacza to, że możesz wysłać e-fakturę bez pytania o zgodę. Najważniejsze, by faktura gwarantowała autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Najczęściej realizuje się to przez zabezpieczenia KSeF lub podpis elektroniczny.

Faktury elektroniczne musisz przechowywać przez co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ale uwaga – faktury ustrukturyzowane, które trafiają do KSeF, są tam przechowywane przez 10 lat. Wtedy to system zajmuje się archiwizacją, zwalniając Cię z tego obowiązku. Wymagania techniczne też są jasne: format XML dla faktur ustrukturyzowanych i możliwość integracji z systemami podatkowymi. Kiedy wystawisz fakturę ustrukturyzowaną i wyślesz ją do KSeF, uznaje się ją za wystawioną w momencie, gdy system ją otrzyma i nada jej unikalny numer.

Dlaczego warto przejść na e-faktury?

Wdrożenie systemu e-faktur to prawdziwy strzał w dziesiątkę dla każdej firmy. To nie tylko oszczędność pieniędzy, ale też znaczące przyspieszenie wielu procesów. Zobacz, co konkretnie zyskujesz:

• Niższe koszty – Koniec z wydatkami na druk, papier, koperty, znaczki pocztowe czy miejsce na archiwizację fizycznych dokumentów. Koszt wygenerowania jednej e-faktury może być nawet o 60-80% niższy niż tradycyjnej!
• Szybsze przetwarzanie i płatności – E-faktury docierają błyskawicznie, co przyspiesza akceptację i realizację płatności. Poprawia to płynność finansową firmy.
• Mniej błędów – Automatyzacja oznacza mniej pomyłek przy wprowadzaniu danych. Skutkuje to mniejszą liczbą reklamacji i sporów.
• Lepsza organizacja i archiwizacja – Cyfrowe archiwa ułatwiają wyszukiwanie dokumentów, chronią je przed zniszczeniem i pozwalają na łatwą integrację z systemami księgowymi.
• Większe bezpieczeństwo – Nowoczesne szyfrowanie i zabezpieczenia minimalizują ryzyko fałszerstw.
• Ułatwienia dla administracji i transgranicznych – Cyfrowy obieg dokumentów to łatwiejsza współpraca z urzędami, usprawnienie transakcji międzynarodowych i większa przejrzystość.
• Korzyści dla planety – Mniej papieru to po prostu mniej odpadów i lepszy wpływ na środowisko.

Jeśli zintegrujesz to z systemem ERP, zarządzanie finansami stanie się jeszcze prostsze, a ryzyko błędów zniknie niemal całkowicie.

Globalny trend: e-faktury na świecie

E-fakturowanie staje się globalnym standardem. Europa jest tutaj liderem, wprowadzając przepisy, które mają ujednolicić i scyfryzować ten proces. Inicjatywy takie jak ViDA (VAT in the Digital Age) w Unii Europejskiej naciskają na stosowanie e-faktur, zwłaszcza w transakcjach B2B, i wymagają niemal natychmiastowego raportowania danych podatkowych.

Rynek e-fakturowania w Europie rośnie w szalonym tempie. Szacuje się, że w latach 2023-2028 zwiększy się on o ponad 6 miliardów dolarów, z rocznym tempem wzrostu blisko 18,6%. Kraje takie jak Włochy, Francja i Polska przodują we wdrażaniu zaawansowanych systemów. We Włoszech system SDI znacząco zmniejszył lukę VAT.

Poza Europą też dzieje się dużo. Kraje Ameryki Łacińskiej (np. Brazylia, Chile) oraz azjatyckie (np. Singapur, Korea Południowa) również mocno stawiają na cyfryzację faktur, wprowadzając krajowe systemy obowiązkowego e-fakturowania. Tam, gdzie jeszcze nie ma tak ścisłych przepisów, firmy i tak chętniej sięgają po elektroniczne fakturowanie, bo widzą realne korzyści operacyjne i finansowe, zwłaszcza w rozliczeniach B2B i B2G. Widać wyraźnie, że obowiązkowe e-fakturowanie staje się nieuniknionym kierunkiem rozwoju biznesu na całym świecie.

Przyszłość e-faktur i cyfrowa rewolucja w firmach

Wszyscy zgodnie twierdzą, że faktury elektroniczne i systemy takie jak KSeF to ogromny krok naprzód w cyfrowej transformacji biznesu. Ich wpływ jest rewolucyjny, bo nie tylko usprawniają finanse, ale też zmuszają firmy do modernizacji systemów IT i adaptacji do nowych technologii. W najbliższych latach e-faktury zdominują obrót gospodarczy, wypierając tradycyjne dokumenty papierowe.

Co jeszcze przyniesie przyszłość e-faktur i cyfrowej transformacji?

• Pełna automatyzacja i wydajność – E-faktury pozwalają na całkowitą automatyzację procesów związanych z fakturowaniem. To drastycznie skraca czas pracy i obniża koszty.
• Uszczelnienie systemu podatkowego – Systemy takie jak KSeF poprawiają przejrzystość transakcji, ułatwiają kontrolę skarbową i znacząco ograniczają oszustwa podatkowe oraz zwiększają ściągalność VAT.
• Wymóg adaptacji technologicznej – Obowiązkowe wdrożenie KSeF to dla wielu firm bodziec do inwestowania w nowe systemy, integracji ich z istniejącą infrastrukturą IT i szkolenia pracowników. To podstawa cyfrowej transformacji.
• Poprawa bezpieczeństwa i kontroli – Elektroniczne archiwizowanie dokumentów i cyfrowe podpisywanie zwiększają bezpieczeństwo obrotu, minimalizując ryzyko utraty danych czy fałszerstw.
• Wyzwania adaptacyjne – Firmy, zwłaszcza mniejsze, mogą napotkać bariery związane z kosztami wdrożenia i koniecznością zmian organizacyjnych. Okresy przejściowe i wsparcie ze strony dostawców rozwiązań IT są kluczowe, aby ten proces przebiegł sprawniej.

Podsumowując, faktury elektroniczne to nie tylko nowocześniejsza forma dokumentu, ale prawdziwy katalizator zmian, który napędza cyfryzację biznesu. Korzyści czerpią z tego zarówno przedsiębiorstwa, jak i administracja publiczna.

Podsumowanie

Faktura elektroniczna to cyfrowy dokument, który ma taką samą moc prawną jak tradycyjna faktura papierowa. Gwarantując autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, staje się bezpiecznym i efektywnym narzędziem w rozliczeniach. Systemy e-fakturowania, wspierane przez regulacje takie jak Krajowy System e-Faktur (KSeF), otwierają drzwi do automatyzacji procesów, redukcji kosztów i zwiększenia efektywności operacyjnej. Cyfryzacja obiegu dokumentów to nieunikniony kierunek rozwoju, a zrozumienie i wdrożenie e-faktur jest kluczowe dla przyszłości każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę elektroniczną

Czy faktura elektroniczna (e-faktura) ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa?

Tak, faktura elektroniczna ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa, pod warunkiem że spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące jej formy, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, określone w przepisach Ustawy o VAT.

Czym różni się faktura ustrukturyzowana od zwykłej faktury elektronicznej (np. PDF)?

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna w formacie maszynowo-czytelnym (np. XML), zgodnym z normami takimi jak EN 16931. Umożliwia ona automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe i integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Zwykła faktura elektroniczna, np. w formacie PDF, jest głównie czytelna dla człowieka i wymaga manualnego wprowadzania danych do systemu.

Czy muszę mieć zgodę klienta na wysyłanie mu e-faktur?

Obecnie, przed pełnym wdrożeniem KSeF, zgoda kontrahenta na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną jest często wymagana. Jednakże, przepisy prawne się zmieniają, a KSeF ma stać się domyślnym, standardowym kanałem komunikacji dla faktur w transakcjach B2B, co może ograniczyć potrzebę indywidualnych zgód.

Jak długo muszę przechowywać faktury elektroniczne?

Faktury elektroniczne, które nie są fakturowane w formie ustrukturyzowanej, należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury ustrukturyzowane wystawione przez KSeF są przechowywane przez system przez 10 lat, co zwalnia podatnika z obowiązku ich samodzielnej archiwizacji w tym okresie.

Kiedy zaczyna obowiązywać obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF?

Obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest wprowadzane stopniowo. Pełne wdrożenie dla wszystkich przedsiębiorców planowane jest na kwiecień 2026 roku, z wcześniejszym terminem dla dużych podmiotów oraz dla transakcji B2B od lipca 2024 roku (z pewnymi wyjątkami).

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!