Faktura korygująca – co to? Wszystko, co musisz wiedzieć o jej celu i wymogach

Zastanawiasz się, czym właściwie jest faktura korygująca i dlaczego jej poprawne wystawienie jest tak ważne dla każdej firmy? To nic innego jak oficjalny dokument, który wystawiasz po to, by naprawić błędy lub uwzględnić zmiany w już wystawionej fakturze pierwotnej. Jest to wręcz kluczowe narzędzie, jeśli chodzi o księgowość i rozliczenia podatkowe. Jej głównym zadaniem jest dopilnowanie, by wszystkie Twoje transakcje były odzwierciedlone w rejestrach dokładnie tak, jak powinny. Dzięki temu możesz precyzyjnie rozliczyć podatek VAT, a także potwierdzić ewentualne zmiany w umowie handlowej. W dalszej części artykułu rozłożymy wszystko na czynniki pierwsze – dowiesz się, kiedy i jak najlepiej ją wystawić.

Kiedy właściwie należy wystawić fakturę korygującą?

Zasadniczo, fakturę korygującą wystawiasz wtedy, gdy po sprzedaży pojawią się okoliczności wymagające zmiany danych wpływających na kwotę podatku VAT lub podstawę opodatkowania. Mówi o tym jasno Art. 106j Ustawy o VAT. Najczęstsze powody to:

• Błędy w pierwotnej fakturze: Mogą to być pomyłki w cenie jednostkowej, ilości towarów lub usług, stawce VAT, kwocie podatku VAT albo inne błędy merytoryczne.
• Zwrot towarów lub opakowań: Jeśli klient zwróci Ci towar lub opakowania, musisz wystawić fakturę korygującą, która obniży wartość transakcji.
• Udzielenie rabatu lub upustu po wystawieniu faktury: Gdy po sprzedaży decydujesz się na dodatkowy rabat, musisz to uwzględnić na korekcie.
• Korekta wcześniejszych zaliczek, przedpłat, rat: Fakturą korygującą poprawisz też rozliczenia dotyczące wpłat dokonanych z góry.
• Zmiana podstawy opodatkowania: Wszelkie modyfikacje wpływające na kwotę, od której liczysz VAT, wymagają korekty.

Wyobraź sobie sytuację: wystawiłeś fakturę na 10 sztuk towaru po 100 zł, a potem okazało się, że cena powinna wynosić 90 zł. W takiej sytuacji wystawiasz fakturę korygującą „in minus”, żeby obniżyć wartość transakcji i należny podatek VAT. Jeśli natomiast udzielasz rabatu po fakcie, może to być korekta „in plus” (jeśli rabat miał być udzielony, ale o nim zapomniano) lub „in minus” (gdy rabat jest udzielany już po sprzedaży, w sensie zwiększenia obrotu np. z tytułu otrzymania częściowo uszkodzonego towaru, który nie został odesłany).

Pamiętaj, że szczegółowe przepisy znajdziesz w Ustawie o VAT.

Co musi zawierać faktura korygująca, żeby była „po bożemu”?

Żeby faktura korygująca była w pełni wartościowa i spełniała swoje funkcje księgowe oraz podatkowe, musi zawierać ściśle określone dane. Jeśli czegoś zabraknie, może zostać uznana za niewłaściwą, co narazi Cię na kłopoty podatkowe. Oto lista rzeczy, o których musisz pamiętać:

• Wyraźny tytuł: Musi jasno wynikać, że to „Faktura korygująca” lub po prostu „Korekta”.
• Numer faktury korygującej: Powinien być to kolejny numer z Twojej serii korekt.
• Data wystawienia faktury korygującej: Kiedy dokument został sporządzony.
• Numer i data faktury pierwotnej: Musisz precyzyjnie wskazać, którą oryginalną fakturę korygujesz.
• Pełne dane sprzedawcy i nabywcy: Nazwy firm, adresy i numery NIP obu stron.
• Jasny opis przyczyny korekty: Musisz w prosty sposób wyjaśnić, dlaczego wystawiasz korektę, np. „zwrot towaru z dnia…”, „udzielenie rabatu po terminie”, „korekta stawki VAT z 23% na 8%”, „błąd w ilości sztuk”.
• Szczegóły zmian: Tutaj podajesz skorygowane wartości: kwotę netto, kwotę VAT, ilość, zmienione stawki, wskazanie sprzedaży zwolnionej i podział na stawki. Ważne jest, by zaznaczyć, czy korekta zwiększa, czy zmniejsza kwotę podatku.
• Numer faktury w KSeF: Jeśli korzystasz z Krajowego Systemu e-Faktur, podaj odpowiedni numer.

Wyobraźmy sobie, że na pierwotnej fakturze była zła cena towaru. W fakturze korygującej musisz zawrzeć numer i datę pierwotnej faktury, oznaczenie „Korekta”, dane stron, opis przyczyny („korekta ceny jednostkowej”), a następnie nową, prawidłową cenę jednostkową, skorygowaną wartość netto, VAT i brutto.

Kiedy wystawić korektę i jak potwierdzić jej odbiór?

Polskie przepisy nie narzucają sztywnych terminów na wystawienie faktury korygującej, ale najlepiej zrobić to od razu, gdy tylko zauważysz błąd lub pojawi się powód do zmiany. Bardzo ważne jest też potwierdzenie odbioru takiej korekty przez klienta. Choć nie zawsze jest to obowiązkowe, brak potwierdzenia może być problematyczny, zwłaszcza gdy korekta ma zmniejszyć Twój podatek należny.

• Brak ścisłych terminów: Ustawowo nie ma ograniczeń, ale zasada rzetelności księgowej wymaga jak najszybszego działania.
• Konsekwencje braku potwierdzenia: Jeśli wystawiasz korektę „in minus” (obniżającą VAT), a klient jej nie potwierdzi, możesz stracić prawo do obniżenia podatku za dany okres. Brak potwierdzenia oznacza, że pierwotna faktura w obrocie gospodarczym nie została uznana za skorygowaną.
• Uzgadnianie korekt: Szczególnie przy korektach „in plus” (zwiększających VAT), powinieneś mieć dowód, że klient zgodził się na te zmiany. Może to być np. pisemne oświadczenie lub e-mail.

Weźmy przykład: klient zwraca część towaru. Wystawiasz fakturę korygującą zmniejszającą VAT. Klient powinien ją otrzymać i podpisać lub potwierdzić odbiór inaczej. Bez tego potwierdzenia nie możesz odliczyć VAT-u z tej kwoty w swoim bieżącym rozliczeniu.

Co się stanie, jeśli nie wystawisz faktury korygującej, gdy jest potrzebna?

Jeśli nie wystawisz faktury korygującej, gdy powinieneś, możesz spodziewać się poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Zaniedbanie tego obowiązku naraża firmę na dodatkowe koszty i problemy z urzędem skarbowym. Oto główne ryzyka:

• Poważne konsekwencje podatkowe: Możesz zostać zobowiązany do dopłaty podatku VAT wraz z odsetkami za zwłokę, a w skrajnych przypadkach nawet do zapłaty kar finansowych i karnych skarbowych.
• Problemy podczas kontroli: Urzędnicy skarbowi dokładnie sprawdzają dokumentację. Brak faktur korygujących tam, gdzie powinny być, może być sygnałem nieprawidłowości i skutkować szczegółową weryfikacją.
• Zakwestionowanie rozliczeń: Urząd skarbowy może uznać Twoje rozliczenia VAT za błędne, co wymusi korektę deklaracji i zapłatę zaległego podatku. Jest to szczególnie dotkliwe, gdy błąd dotyczy dużych kwot.
• Sankcje związane z KSeF: Od 2027 roku KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich faktur. Brak e-faktury lub jej korekty w tym systemie wiąże się z karami sięgającymi nawet 100% kwoty podatku VAT.

Przykład: Twoja firma sprzedała produkt po zbyt wysokiej cenie. Klient to zauważył, ale Ty zignorowałeś sprawę i nie wystawiłeś faktury korygującej. Po jakimś czasie przychodzi kontrola skarbowa. Kontrolerzy odkrywają rozbieżności, co skutkuje nakazem zapłaty zaległego VAT-u, odsetek i potencjalnych kar.

Faktura korygująca a nota kredytowa – co je różni?

Często pojawia się pytanie o różnice między fakturą korygującą a notą kredytową (lub notą korygującą). Choć oba dokumenty służą do wprowadzania zmian, ich zastosowanie i zakres są inne.

• Podstawowa różnica: Fakturę korygującą wystawiasz, by poprawić błędy merytoryczne i wartościowe, które wpływają na kwotę podatku VAT i podstawę opodatkowania. Notę korygującą stosujesz zazwyczaj do poprawy błędów formalnych, takich jak nieprawidłowy NIP, adres czy błędna data, które nie wpływają na wartość ekonomiczną transakcji.
• Kto wystawia: Fakturę korygującą wystawia sprzedawca. Notę korygującą najczęściej wystawia nabywca, jeśli sprzedawca nie chce sam poprawić błędów formalnych.
• Zakres korekty: Faktura korygująca dotyczy ceny, ilości, stawki VAT, zwrotu towaru czy rabatu. Nota korygująca obejmuje głównie dane adresowe, numery identyfikacyjne, daty – czyli elementy formalne.
• Księgowanie: Faktura korygująca jest dokumentem księgowym, który podlega ujęciu w ewidencjach VAT i księgach rachunkowych. Nota korygująca zazwyczaj nie jest księgowana w rejestrach VAT, stanowi jedynie uzupełnienie faktury.

Poniższa tabela podsumowuje kluczowe różnice:

Cecha	Faktura korygująca	Nota kredytowa (nota korygująca)
Cel	Korekta błędów merytorycznych i wartościowych	Korekta błędów formalnych (np. NIP, adres)
Kto wystawia	Sprzedawca	Nabywca (zazwyczaj)
Zakres korekt	Cena, ilość, stawka VAT, zwroty, rabaty	NIP, adres, data, dane identyfikacyjne stron
Podlega księgowaniu w VAT	Tak	Zazwyczaj nie
Wpływ na podatek VAT	Zmienia kwotę podatku VAT i podstawę opodatkowania	Zazwyczaj nie wpływa na kwotę podatku VAT

Wyobraźmy sobie, że na fakturze przez pomyłkę wpisano błędny numer NIP nabywcy. Jeśli sprzedawca nie chce sam wystawiać faktury korygującej, nabywca może wystawić notę korygującą, poprawiając numer NIP. Natomiast jeśli na fakturze była błędna cena jednostkowa, konieczna jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

Podsumowując: Niezbędne narzędzie do prawidłowych rozliczeń

Faktura korygująca jest absolutnie nieodzowna w prawidłowym funkcjonowaniu każdej firmy. Jej właściwe stosowanie zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi podatku VAT i gwarantuje rzetelną dokumentację każdej transakcji. Pamiętanie o jej prawidłowym wystawieniu – ze wszystkimi wymaganymi elementami i w odpowiednich sytuacjach – chroni Twoją firmę przed niepotrzebnym ryzykiem finansowym i prawnym.

Jeśli zaniedbasz obowiązek wystawienia faktury korygującej, możesz narazić się na nieprawidłowe rozliczenia podatkowe, konieczność dopłaty podatku wraz z odsetkami, a nawet na kary. Dlatego każde przedsiębiorstwo powinno mieć opracowane właściwe procedury dotyczące faktur korygujących. To zapewni Ci spokój podczas kontroli podatkowych i utrzyma wysoki standard prowadzenia księgowości. Stosuj się do opisanych zasad i korzystaj z tego ważnego narzędzia zgodnie z prawem.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę korygującą

Czy mogę wystawić fakturę korygującą do faktury, która już została zapłacona?

Tak, można wystawić fakturę korygującą do faktury, która została już zapłacona. Korekta może dotyczyć np. zmiany ceny, rabatu udzielonego po terminie płatności, czy korekty VAT. Pamiętaj jednak o potencjalnej konieczności uzgodnienia korekty z nabywcą, zwłaszcza jeśli zmiana wpływa na kwotę należności.

Jak długo należy przechowywać faktury korygujące?

Faktury korygujące przechowujesz przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z daną fakturą korygującą. Ten sam okres dotyczy przechowywania faktur pierwotnych.

Czy faktura korygująca zawsze wymaga potwierdzenia odbioru przez nabywcę?

Nie zawsze jest to bezwzględnie wymagane, ale jest to bardzo zalecane, szczególnie gdy korekta zmniejsza zobowiązanie podatkowe sprzedawcy (korekta „in minus”). Brak potwierdzenia odbioru może uniemożliwić sprzedawcy skorzystanie z prawa do pomniejszenia kwoty podatku należnego w deklaracji VAT.

Co zrobić, jeśli nabywca nie chce odebrać faktury korygującej?

W takiej sytuacji spróbuj doręczyć korektę inną drogą, np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeśli macie takie uzgodnienia. Zachowaj dowód takiej próby doręczenia. Może to być pomocne w przypadku kontroli podatkowej jako dowód próby skorygowania błędu.

Czy faktura korygująca może poprawić błąd w dacie wystawienia faktury pierwotnej?

Jeśli błąd dotyczy daty, która ma wpływ na rozliczenia podatkowe (np. data sprzedaży towaru lub wykonania usługi), to tak, można ją skorygować fakturą korygującą. Jeżeli jest to błąd czysto formalny, który nie wpływa na wysokość podatku VAT lub podstawę opodatkowania, możesz rozważyć wystawienie noty korygującej przez nabywcę.

 

Poszukujesz agencji SEO w celu wypozycjonowania swojego serwisu? Skontaktujmy się!